Automatyzacja rozliczania czasu pracy kierowców – dlaczego kontrola człowieka nadal jest niezbędna?

Automatyzacja rozliczania czasu pracy kierowców stała się jednym z najważniejszych elementów cyfryzacji firm transportowych. Rosnąca liczba pojazdów, obowiązek systematycznego pobierania danych z kart kierowców i tachografów oraz rozbudowane wymagania dotyczące ewidencji sprawiają, że ręczna analiza dokumentacji jest coraz mniej efektywna.

Nowoczesne systemy telematyczne i programy do analizy danych z tachografów mogą automatycznie pobierać pliki, odtwarzać aktywność kierowców, wykrywać naruszenia oraz generować ewidencję czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że firma może całkowicie zrezygnować z kontroli człowieka.

Wręcz przeciwnie – im bardziej zaawansowany jest system, tym większego znaczenia nabiera właściwa interpretacja wyników jego pracy.

Co można zautomatyzować przy rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Oprogramowanie może przejąć wiele powtarzalnych czynności związanych z analizą danych. Dotyczy to przede wszystkim:

• pobierania danych z kart kierowców i tachografów;
• odtwarzania aktywności kierowcy;
• wykrywania przekroczeń czasu prowadzenia pojazdu;
• kontroli przerw i odpoczynków;
• sprawdzania kompletności danych;
• generowania ewidencji czasu pracy;
• klasyfikowania naruszeń według poziomu ryzyka;
• tworzenia alertów dla osób odpowiedzialnych za transport.

Automatyzacja pozwala analizować dane wielu kierowców jednocześnie. Dzięki temu specjalista nie musi ręcznie sprawdzać każdego pliku. Może skupić się na przypadkach, które rzeczywiście wymagają wyjaśnienia.

Takie rozwiązanie oszczędza czas i usprawnia pracę. Trzeba jednak pamiętać, że system analizuje wyłącznie informacje, które zostały do niego wprowadzone.

Czas pracy kierowcy to nie tylko prowadzenie pojazdu

Jednym z najważniejszych problemów jest rozróżnienie czasu prowadzenia pojazdu od czasu pracy kierowcy. Nie są to pojęcia tożsame.

Do czasu pracy kierowcy zalicza się nie tylko jazdę, ale również między innymi:

• załadunek i rozładunek;
• nadzór nad załadunkiem i rozładunkiem;
• czynności spedycyjne;
• obsługę pojazdu;
• formalności administracyjne;
• inną pracę oznaczaną w tachografie symbolem skrzyżowanych młotków;
• określone okresy pozostawania w gotowości.

Ustawa o czasie pracy kierowców nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Powinna ona obejmować między innymi liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dyżury oraz dni wolne.

Ewidencja powinna uwzględniać dane pochodzące z wykresówek, kart kierowców i tachografów cyfrowych. Należy również brać pod uwagę inne dokumenty potwierdzające czas pracy oraz rodzaj wykonywanych czynności.

Dlaczego system nie zawsze prawidłowo interpretuje dane?

Algorytm może bardzo dokładnie odczytać dane zapisane przez tachograf. Nie zawsze potrafi jednak właściwie zinterpretować okoliczności, w których powstał dany zapis.

Tachograf rejestruje określone aktywności, ale nie zna pełnego kontekstu zdarzenia. Nie wie na przykład, dlaczego kierowca przekroczył normę, czy wykonywał w danym momencie inną pracę ani czy powstała dodatkowa dokumentacja wyjaśniająca sytuację.

W efekcie system może prawidłowo przetworzyć niepełne albo nieprawidłowe dane wejściowe. Wygenerowany raport będzie wtedy spójny pod względem technicznym, ale niekompletny z punktu widzenia prawa pracy lub przepisów transportowych.

Automatyczny raport nie powinien więc być traktowany jako ostateczna i bezdyskusyjna ocena sytuacji.

Na jakich etapach mogą powstać błędy?

Błędy mogą pojawić się praktycznie na każdym etapie rozliczania czasu pracy kierowców.

Pierwszym źródłem problemów jest brak aktywności manualnej lub jej nieprawidłowe wprowadzenie przez kierowcę. Jeżeli kierowca nie zapisze właściwej czynności, system przeprowadzi analizę na podstawie danych, które nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu pracy.

Nieprawidłowości mogą dotyczyć również:

• błędnego zakwalifikowania aktywności kierowcy;
• przypisania kierowcy do niewłaściwego pojazdu;
• łączenia informacji pochodzących z różnych źródeł;
• nieprawidłowego importu plików z tachografu;
• brakujących zapisów;
• niewłaściwej konfiguracji programu;
• nieuwzględnienia dokumentów dodatkowych.

W przedsiębiorstwie posiadającym dużą flotę nawet niewielki błąd konfiguracji może zostać powielony. Wówczas nieprawidłowości mogą objąć wielu kierowców i kilka okresów rozliczeniowych.

Nietypowe sytuacje wymagają indywidualnej oceny

Szczególnie wymagająca jest analiza zdarzeń nietypowych. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 pozwala w określonych sytuacjach odstąpić od niektórych norm dotyczących czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku.

Może to dotyczyć między innymi konieczności dotarcia do odpowiedniego miejsca postoju, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo osób, pojazdu lub ładunku.

Samo wskazanie przez system, że kierowca przekroczył normę, nie wystarcza do prawidłowej oceny zdarzenia. Należy ustalić:

• dlaczego doszło do przekroczenia;
• czy sytuację można było przewidzieć przed wystąpieniem naruszenia;
• czy odstępstwo było rzeczywiście konieczne;
• czy kierowca prawidłowo udokumentował jego przyczynę.

Odpowiednio opisany wydruk z tachografu może mieć istotne znaczenie podczas oceny naruszenia. Brak właściwej dokumentacji może natomiast pozbawić przedsiębiorcę możliwości wykazania okoliczności uzasadniających odstępstwo.

Program wskaże przekroczenie, ale to człowiek musi ocenić jego przyczynę i dokumentację.

Automatyzacja najlepiej sprawdza się przy powtarzalnych zdarzeniach

Automatyczne systemy są szczególnie skuteczne w wykrywaniu jednoznacznych i powtarzalnych nieprawidłowości. Program może natychmiast wskazać między innymi:

• przekroczenie dziennego czasu prowadzenia pojazdu;
• przekroczenie tygodniowego czasu prowadzenia;
• skrócenie wymaganego odpoczynku;
• nieprawidłowe wykorzystanie przerwy;
• brak wymaganych danych;
• problemy z ciągłością zapisów.

System może również przypisywać naruszeniom określony poziom ryzyka oraz generować alerty. Pozwala to przejść z ręcznej kontroli każdego pliku do modelu zarządzania wyjątkami.

W takim modelu program analizuje wszystkie dane, natomiast specjalista koncentruje się na przypadkach, które wymagają interpretacji lub uzupełnienia dokumentacji.

Jakich informacji może nie uwzględnić system?

Niebezpieczeństwo pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo traktuje raport wygenerowany przez program jako pełny obraz sytuacji. System może nie uwzględnić informacji znajdujących się poza jego środowiskiem.

Dotyczy to między innymi:

• dokumentów przewozowych;
• poleceń służbowych;
• dokumentacji załadunku i rozładunku;
• wydruków sporządzonych podczas awarii tachografu;
• wydruków związanych z uszkodzeniem karty kierowcy;
• korespondencji z dyspozytorem;
• wyjaśnień złożonych przez kierowcę;
• innych dokumentów potwierdzających przebieg pracy.

Dlatego prawidłowo zaprojektowany proces powinien łączyć automatyczną analizę danych z ręczną weryfikacją nietypowych przypadków.

Czas prowadzenia a normy czasu pracy

Prawidłowe rozliczenie kierowcy wymaga zastosowania nie tylko przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu. Trzeba również uwzględnić zasady wynikające z prawa pracy i ustawy o czasie pracy kierowców.

Przepisy przewidują między innymi:

• przeciętnie 40 godzin pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy;
• możliwość wydłużenia tygodniowego czasu pracy do 60 godzin;
• konieczność zachowania średniej nieprzekraczającej 48 godzin w odpowiednim okresie rozliczeniowym;
• możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w określonych systemach organizacji pracy.

Program musi więc uwzględniać nie tylko dane zapisane przez tachograf. Znaczenie mają również system czasu pracy, długość okresu rozliczeniowego, harmonogramy, dyżury, godziny nadliczbowe i praca w porze nocnej.

Nieprawidłowa konfiguracja tych elementów może wpłynąć na całą ewidencję oraz wyliczone na jej podstawie wynagrodzenie.

Jakie mogą być skutki błędnego rozliczenia?

Błędy w analizie czasu pracy kierowców mogą prowadzić do wymiernych konsekwencji finansowych. Dotyczy to zarówno kontroli Inspekcji Transportu Drogowego, jak i Państwowej Inspekcji Pracy.

Kary podczas kontroli ITD

Ustawa o transporcie drogowym określa maksymalną łączną wysokość kar nakładanych podczas jednej kontroli w przedsiębiorstwie.

Limity wynoszą:

• 15 000 zł – w przedsiębiorstwie zatrudniającym średnio do 10 kierowców;
• 20 000 zł – przy zatrudnieniu średnio powyżej 10 do 50 kierowców;
• 25 000 zł – przy zatrudnieniu średnio powyżej 50 do 250 kierowców;
• 30 000 zł – w przedsiębiorstwie zatrudniającym średnio więcej niż 250 kierowców.

Średnią liczbę kierowców ustala się na podstawie okresu sześciu miesięcy poprzedzających dzień rozpoczęcia kontroli.

Odpowiedzialność może dotyczyć także osoby zarządzającej transportem. Suma kar za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli nie może w jej przypadku przekroczyć 3000 zł.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje nie tylko przestrzeganie norm czasu pracy. Sprawdza również prowadzoną ewidencję oraz zgodność wynagrodzenia wynikającego z ewidencji z listą płac.

Naruszenie przepisów prawa pracy może prowadzić do odpowiedzialności wykroczeniowej. W określonych przypadkach przepisy przewidują grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.

Dlatego błędnie skonfigurowany system może powodować problemy nie tylko w dokumentacji transportowej, ale również w rozliczeniach pracowniczych.

Kontrola człowieka powinna obejmować także przyczyny naruszeń

Rola specjalisty nie powinna ograniczać się do reagowania na naruszenia wskazane przez program. Ważna jest również analiza ich przyczyn.

Jeżeli system regularnie wykazuje przekroczenia czasu prowadzenia u tych samych kierowców, źródłem problemu nie zawsze jest wyłącznie zachowanie pracownika. Przyczyną może być także:

• niewłaściwe planowanie tras;
• przyjmowanie nierealnych założeń czasowych;
• nieuwzględnianie czasu potrzebnego na załadunek i rozładunek;
• niewłaściwa organizacja pracy;
• presja wynikająca z harmonogramu;
• brak odpowiednich procedur lub szkoleń.

Technologia potrafi wykryć symptom. Dopiero człowiek może ustalić jego przyczynę i zdecydować o odpowiednich działaniach korygujących.

Automatyzacja i kontrola specjalisty – najskuteczniejszy model

Automatyzacja nie powinna zastępować specjalisty ds. czasu pracy kierowców. Powinna być narzędziem, które zwiększa szybkość, dokładność i skalę jego pracy.

Najbardziej efektywny model zakłada podział zadań. System informatyczny analizuje dużą liczbę danych, identyfikuje potencjalne naruszenia i klasyfikuje je według poziomu ryzyka. Człowiek ocenia natomiast zdarzenia wymagające interpretacji.

Ręcznej weryfikacji wymagają w szczególności przypadki związane z:

• możliwym uzasadnieniem naruszenia;
• brakującymi lub błędnymi zapisami;
• nietypową organizacją pracy;
• dodatkowymi dokumentami;
• awariami urządzeń;
• błędami w danych;
• odstępstwami od obowiązujących norm.

Profesjonalne rozliczanie czasu pracy kierowców powinno funkcjonować jako spójny proces kontrolny. Technologia odpowiada w nim za szybkość, powtarzalność i skalowalność analizy. Człowiek odpowiada za ocenę kontekstu, podejmowane decyzje oraz zgodność rozliczeń z przepisami.

Ma to szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach posiadających rozbudowane floty. Wraz ze wzrostem liczby kierowców rośnie bowiem nie tylko ilość przetwarzanych danych, ale również prawdopodobieństwo wystąpienia nietypowych sytuacji.

Automatyzacja rozliczania czasu pracy kierowców usprawnia pracę i pozwala szybciej wykrywać nieprawidłowości. Dopiero połączenie jej z wiedzą i doświadczeniem specjalisty zapewnia jednak rzetelną ocenę danych oraz możliwość odpowiedniego reagowania na wykryte problemy.

*Obrazek został wykorzystany z użyciem AI.