Czy po zmianie umowy o pracę na umowę zlecenia prowadzenie firmy transportowej będzie prostsze?

W pierwszym artykule naszego cyklu pokazaliśmy, że zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia nie zawsze oznacza realne oszczędności. W drugim zwróciliśmy uwagę, że sama zmiana dokumentów nie wystarczy – równie ważne jest świadome zaplanowanie nowego modelu współpracy z kierowcą.

Załóżmy więc, że przedsiębiorca przeanalizował już koszty, przygotował nowy model współpracy i podpisał z kierowcami umowy zlecenia. Można odnieść wrażenie, że najtrudniejsza część zmian jest już za nim. Skoro dokumentacja kadrowa jest prostsza, a część obowiązków wynikających z Kodeksu pracy odpada, prowadzenie firmy powinno być łatwiejsze.

Czy rzeczywiście? Niekoniecznie.

Zmiana formy zatrudnienia może ograniczyć część obowiązków charakterystycznych dla stosunku pracy. Nie oznacza jednak, że przedsiębiorca może przestać kontrolować to, co do tej pory miało znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy transportowej. W praktyce zmienia się przede wszystkim to, na co trzeba zwracać uwagę. Przyjrzyjmy się więc kilku pytaniom, które warto sobie zadać po zmianie umowy o pracę na umowę zlecenia.

Czy mniej dokumentów oznacza mniej pracy?

Na pierwszy rzut oka można odnieść takie wrażenie.

Po zmianie umowy o pracę na umowę zlecenia dokumentów rzeczywiście jest mniej. Nie prowadzi się dokumentacji pracowniczej właściwej dla stosunku pracy, a część obowiązków wynikających z Kodeksu pracy przestaje obowiązywać. To jednak nie oznacza, że przedsiębiorca ma mniej pracy. Zmienia się przede wszystkim to, jakie informacje i dokumenty wymagają bieżącej kontroli. Innymi słowy – „teczka” zleceniobiorcy jest cieńsza, ale odpowiedzialność przedsiębiorcy wcale nie musi być mniejsza. To właśnie tutaj bardzo często pojawia się pierwsza pułapka. Przedsiębiorca skupia się na tym, czego już nie musi prowadzić, zamiast na tym, co nadal wymaga jego uwagi.

Czy podpisane oświadczenie dotyczące ZUS zamyka temat?

Podpisując umowę zlecenia kierowca składa oświadczenie dotyczące swojej aktualnej sytuacji zawodowej – informuje między innymi, czy pracuje również u innego pracodawcy lub wykonuje usługi na podstawie innych umów. Informacje te mają wpływ na sposób zgłoszenia do ZUS oraz naliczania składek. Najczęściej zleceniobiorca zobowiązuje się również do informowania o każdej zmianie swojej sytuacji ubezpieczeniowej.

Na tym jednak odpowiedzialność przedsiębiorcy się nie kończy.

Sytuacja zleceniobiorcy może zmienić się w trakcie trwania umowy. Może zakończyć zatrudnienie u innego pracodawcy, rozwiązać inną umowę zlecenia lub podjąć dodatkową współpracę. Brak informacji o zmianie sytuacji zleceniobiorcy może oznaczać konieczność przygotowania korekt ZUS i ponownego przeliczenia składek, nawet za kilka miesięcy wstecz. Dlatego podpisane oświadczenie nie kończy sprawy – jego aktualność warto kontrolować przez cały okres współpracy.

Czy po zmianie umowy znikają obowiązki przewoźnika?

Nie. I to jeden z błędów, który bardzo łatwo popełnić podczas planowania zmian.

Przedsiębiorca może zmienić formę zatrudnienia kierowcy, ale nie zmienia to faktu, że nadal prowadzi działalność transportową. To właśnie z niej wynikają obowiązki, które pozostają aktualne niezależnie od tego, czy kierowca wykonuje przewozy na podstawie umowy o pracę, czy umowy zlecenia. Jeżeli wykonywane przewozy podlegają przepisom o delegowaniu kierowców, przedsiębiorca w dalszym ciągu musi pamiętać o obowiązkach związanych z systemem IMI oraz dokumentacją wymaganą przez przepisy Pakietu Mobilności. Nie zmieniają się również obowiązki dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji przewozowej, w tym dokumentów CMR, archiwizacji danych z tachografów i kart kierowców czy dokumentacji niezbędnej do prawidłowego rozliczania wykonywanych przewozów. To nie są obowiązki pracodawcy. To obowiązki przewoźnika. Dlatego nie znikają tylko dlatego, że zmienił się rodzaj zawartej umowy.

Czy kierowca na umowie zleceniu nadal musi posiadać aktualne badania, uprawnienia i dokumenty?

Tak. To kolejny obszar, który bardzo łatwo przeoczyć po zmianie umowy. Zmiana formy zatrudnienia nie zwalnia z bieżącej kontroli dokumentów kierowcy. Nadal należy pilnować terminów ważności prawa jazdy, świadectwa kwalifikacji zawodowej, badań lekarskich i psychologicznych oraz innych uprawnień wymaganych do wykonywania przewozów.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku cudzoziemców. Jeżeli przepisy wymagają dokumentów legalizujących wykonywanie pracy lub pobyt, przedsiębiorca nadal powinien kontrolować ich ważność i odpowiednio wcześnie zadbać o ich przedłużenie lub uzyskanie nowych dokumentów.

To kolejny przykład pokazujący, że zmiana umowy nie oznacza zmniejszenia odpowiedzialności przedsiębiorcy. Zmienia się forma współpracy, ale obowiązek bieżącej kontroli dokumentów pozostaje.

Czy skoro to już nie pracownik, nadal trzeba dbać o BHP?

To pytanie bardzo często pojawia się podczas rozmów o zmianie umów. Skoro kierowca wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia, wielu przedsiębiorców zakłada, że obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy przestają ich dotyczyć. To założenie może okazać się bardzo kosztowne.

Państwowa Inspekcja Pracy oraz art. 304 Kodeksu pracy wskazują, że przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania pracy również osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jeżeli wykonują ją w miejscu wyznaczonym przez przedsiębiorcę lub w sposób przez niego organizowany.

W praktyce oznacza to, że sama zmiana umowy nie powinna automatycznie oznaczać rezygnacji ze szkoleń BHP, zapoznania kierowcy z oceną ryzyka zawodowego czy obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa. To nie tylko kwestia spełnienia obowiązków wynikających z przepisów. To również jeden z elementów, który może mieć istotne znaczenie w przypadku kontroli lub w razie wypadku podczas wykonywania przewozu.

Z perspektywy przedsiębiorcy jest to również forma zabezpieczenia. Jeżeli dojdzie do zdarzenia, możliwość wykazania, że kierowca został odpowiednio poinstruowany, znał obowiązujące procedury i został zapoznany z ryzykiem związanym z wykonywaną pracą, może mieć istotne znaczenie przy ocenie całej sytuacji.

Podsumowanie

Zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia to znacznie więcej niż podpisanie nowych dokumentów. Choć część obowiązków wynikających z prawa pracy rzeczywiście przestaje obowiązywać, przedsiębiorca nadal odpowiada za prawidłową organizację współpracy z kierowcą, kontrolę wymaganych dokumentów, właściwe rozliczenia oraz zapewnienie bezpiecznych warunków wykonywania pracy.

Można więc powiedzieć, że po zmianie umowy nie zmniejsza się odpowiedzialność przedsiębiorcy – zmieniają się jedynie obszary, na których powinna koncentrować się jego uwaga. Dlatego przed podjęciem decyzji warto pamiętać o jednej zasadzie:

Zmienia się forma zatrudnienia. Nie zmienia się odpowiedzialność za prowadzenie firmy.

W ostatnim artykule naszej serii pokażemy, jakie konsekwencje może mieć zakwestionowanie umowy zlecenia podczas kontroli oraz dlaczego warto przygotować się na taką sytuację jeszcze przed podpisaniem nowych umów.

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.