Czy warto zlecić rozliczanie czasu pracy kierowców firmie zewnętrznej?

Wielu właścicieli firm transportowych zastanawia się, czy rozliczanie czasu pracy kierowców powinno być prowadzone wewnętrznie, czy może lepiej przekazać to zadanie wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Choć na rynku dostępne są różne programy wspierające ten proces, sama technologia nie wystarczy. Dlaczego więc coraz więcej firm decyduje się na outsourcing tego obowiązku? Sprawdźmy.

Zmienność przepisów

Czas pracy kierowców podlega szczegółowym regulacjom prawnym, które na przestrzeni ostatnich lat były wielokrotnie nowelizowane. Trzeba nie tylko znać przepisy, ale też ich praktyczne interpretacje, które mogą różnić się w zależności od organu kontrolnego. Brak aktualnej wiedzy lub błędna interpretacja mogą prowadzić do kosztownych kar. Współpraca z firmą zewnętrzną daje dostęp do ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmiany i dopasowują działania do aktualnych wytycznych.

Program to nie wszystko

Wiele firm decyduje się na zakup specjalistycznego oprogramowania licząc, że to wystarczy do poprawnego rozliczania czasu pracy kierowców. Niestety, znajomość obsługi takiego systemu to tylko jeden z elementów. Potrzebna jest także wiedza merytoryczna, umiejętność analizy danych z tachografów i interpretacji przepisów. Firmy zewnętrzne mają doświadczenie, przeszkolony zespół i praktykę, która pozwala im działać szybko, sprawnie i bezbłędnie.

Niższe koszty – więcej korzyści

Prowadzenie rozliczeń wewnętrznie wiąże się z wieloma kosztami – zakupem sprzętu, oprogramowania, szkoleniami, zatrudnieniem specjalisty i jego wynagrodzeniem. Do tego dochodzą koszty administracyjne i techniczne. Tymczasem korzystając z outsourcingu, ponosimy jedynie stały miesięczny koszt, który zazwyczaj jest niższy niż utrzymanie całego procesu wewnątrz firmy. Co więcej, wydatki te można zaliczyć do kosztów działalności, co przynosi dodatkowe oszczędności.

Bezpieczeństwo prawne i przygotowanie do kontroli

Firmy outsourcingowe nie tylko rozliczają czas pracy – one też zapewniają bezpieczeństwo w razie kontroli. Wspierają klientów podczas działań Inspekcji Transportu Drogowego czy Państwowej Inspekcji Pracy, dostarczając komplet dokumentów i reprezentując klienta w razie potrzeby. Dobrze przygotowana dokumentacja pozwala przejść przez kontrolę bez stresu i konsekwencji finansowych.

Mniej błędów i naruszeń

Regularny nadzór nad czasem pracy kierowców, profesjonalne analizy danych i wyciąganie wniosków – wszystko to wpływa na poprawę dyscypliny wśród kierowców i zmniejszenie liczby poważnych naruszeń. Gdy kierowca wie, że jego czas pracy jest dokładnie monitorowany, znacznie rzadziej dopuszcza się wykroczeń takich jak jazda bez karty, manipulacje czy przekraczanie dopuszczalnych norm czasu jazdy.

Doświadczenie, wsparcie i indywidualne podejście

Firmy zajmujące się rozliczaniem czasu pracy kierowców to nie tylko dostawcy usług – to partnerzy w prowadzeniu biznesu. Dzięki latom doświadczenia i pracy z wieloma przedsiębiorstwami potrafią doradzić, znaleźć najlepsze rozwiązania, a przede wszystkim dostosować ofertę do konkretnej sytuacji klienta. Zamiast sztywnej oferty – elastyczne podejście, a zamiast masowej obsługi – osobisty kontakt i realna pomoc.

Dlaczego warto?

Rozliczanie czasu pracy kierowców przez firmę zewnętrzną to przede wszystkim:

• niższe koszty – brak konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników i inwestowania w systemy,
• mniejsze ryzyko kar – dzięki zgodności z aktualnym prawem i właściwej dokumentacji,
• oszczędność czasu – można skupić się na prowadzeniu firmy, zamiast na śledzeniu przepisów,
• wsparcie w razie kontroli – fachowa pomoc podczas inspekcji ITD i PIP,
• większe bezpieczeństwo – zarówno dla pracodawcy, jak i kierowcy.

Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty rozliczania czasu pracy kierowców.