Delegowanie kierowców za granicę to kluczowy aspekt działalności wielu firm transportowych, które realizują przewozy międzynarodowe. Niestety, skomplikowana specyfika przepisów oraz różnorodność wymogów administracyjnych sprawiają, że rozliczanie kierowców międzynarodowych może stać się wyzwaniem. Celem tego artykułu jest wskazanie najważniejszych zagadnień, na które warto zwrócić uwagę, aby uniknąć najczęstszych błędów przy rozliczaniu kierowców delegowanych poza granice Polski.

Delegowanie kierowców a przepisy międzynarodowe

Delegowanie kierowców do pracy za granicą wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów międzynarodowych, w tym rozporządzeń, dyrektyw UE. Kluczowym aktem prawnym jest tutaj tzw. Pakiet Mobilności, który wszedł w życie w 2020 roku. Jego przepisy określają zasady dotyczące minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy i odpoczynku oraz warunków socjalnych kierowców pracujących w różnych krajach UE.

W ramach delegowania obowiązuje zasada miejsca wykonywania pracy. Nakazuje ona stosowanie przepisów dotyczących wynagrodzenia obowiązujących w kraju, w którym kierowca świadczy pracę. Firmy muszą więc zwracać uwagę na różnice w minimalnym wynagrodzeniu i dodatkach, jakie obowiązują w poszczególnych krajach, takich jak Niemcy, Francja, Belgia czy Austria, oraz w innych krajach UE.

Dokumentacja i rozliczanie kierowców międzynarodowych

Praca kierowców za granicą wymaga prowadzenia szczegółowej dokumentacji. Dokumenty te muszą być kompletne i przejrzyste, aby firma była przygotowana na ewentualne kontrole. Podstawowe dokumenty obejmują:

• Czas pracy i odpoczynku: Obowiązek ten wynika z przepisów UE, a dane są zazwyczaj przechowywane w systemach tachografów, które rejestrują czas pracy i odpoczynku kierowcy. Niezastosowanie się do wymogów w tym zakresie może skutkować wysokimi karami.
• Deklaracje delegacyjne: W wielu krajach (np. we Francji, Niemczech) przed rozpoczęciem pracy kierowcy na ich terenie konieczne jest zgłoszenie delegowania. Deklaracje te obejmują informacje o kierowcy, czasie delegowania oraz przewożonym ładunku. Zwłaszcza gdy wykonujemy kabotaż lub cross trade między państwami UE musimy mieć na uwadze zgłoszenia do portalu IMI. Jeżeli potrzebujesz pomocy w zgłoszeniach IMI – zadzwoń do Nas. 
• Dokumenty potwierdzające uprawnienia do przewozu: Kluczowe spośród nich są, w zależności od rodzaju przewozu, licencja na międzynarodowy transport drogowy bądź zaświadczenie na przewozy własne w międzynarodowym transporcie drogowym. Mamy do czynienia również z innymi zezwoleniami jak np. EKMT lub zezwolenie na przewóz kabotażowy.

Aby uniknąć błędów w rozliczeniach, warto regularnie kontrolować i aktualizować dokumentację oraz zapewnić, że kierowcy mają przy sobie wszystkie wymagane dokumenty, co ułatwia późniejsze rozliczenia.

Potrzebujesz rozliczeń czasu pracy dla kierowcy ? Skontaktuj się z Nami 

Różnice w wynagrodzeniu i dodatkach

Kluczowym zagadnieniem w rozliczaniu kierowców jest wynagrodzenie, które może różnić się w zależności od kraju. Kraje  UE takie jak Francja, Niemcy czy Belgia mają ustalone minimalne wynagrodzenie, a delegowanie kierowców wymaga, aby ich wynagrodzenie odpowiadało tym lokalnym stawkom. W praktyce oznacza to, że polska firma delegująca kierowcę do Francji musi wypłacać mu wynagrodzenie zgodne z francuskimi regulacjami o płacy minimalnej. Skontaktuj się z nami, a wyliczymy płace zagraniczne twojego kierowcy. 

Jak unikać błędów przy rozliczaniu?

Unikanie błędów w rozliczaniu delegowanych kierowców to klucz do efektywnego zarządzania kosztami i minimalizacji ryzyka kontroli oraz kar. Oto kilka zasad, które mogą pomóc:

• Śledzenie aktualnych przepisów w krajach delegowania: Przepisy dotyczące minimalnych wynagrodzeń i diet często się zmieniają, dlatego warto korzystać z narzędzi lub platform informacyjnych, które na bieżąco aktualizują te informacje.
• Systemy informatyczne wspierające rozliczenia: Korzystanie z dedykowanych systemów ERP lub innych programów księgowych, które uwzględniają różnice w przepisach w różnych krajach, pozwala automatyzować wiele procesów. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
• Szkolenie pracowników: Zarówno osoby odpowiedzialne za rozliczanie, jak i sami kierowcy powinni być szkoleni z aktualnych wymagań prawnych. Dobrze przeszkoleni kierowcy są bardziej świadomi. Wiedzą jakie dokumenty powinni posiadać przy sobie, a pracownicy administracyjni będą umieli prawidłowo je rozliczyć.

Kontrole i sankcje – co warto wiedzieć?

W przypadku nieprawidłowości w rozliczaniu kierowców zagraniczne służby kontrolne mogą nakładać wysokie kary finansowe. Przykładowo, Francja i Niemcy mają surowe przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia, a także wymagają zgłoszeń delegowania. W przypadku braku wymaganej dokumentacji, nieprawidłowości w rozliczeniach lub niestosowania się do zasad dotyczących minimalnego wynagrodzenia, firma może zostać obciążona karami sięgającymi nawet kilkudziesięciu tysięcy euro.

Kolejnym aspektem jest czas odpoczynku kierowców. W wielu krajach obowiązuje zasada, że kierowca musi odbywać regularne przerwy, a także tygodniowe odpoczynki poza kabiną pojazdu. Złamanie tych przepisów również wiąże się z wysokimi karami.