Dieta jest jedną z dwóch składników podróży służbowej kierowcy. Firma wypłaca ją za każdym razem, kiedy pracownik jest w podróży służbowej na polecenie pracodawcy. Ma ona na celu pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem dla pracownika zatrudnionego w danej firmie. Warunkiem wypłacania diety jest pobyt kierowcy poza siedzibą firmy transportowej. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

W przypadku podróży zagranicznych stawka diety zależy od kraju w którym odbywamy podróż służbową. Po wejściu przepisów pakietu mobilności i zmianie Ustawy o czasie pracy kierowców diety nie wypłacamy kierowcom realizującym przewóz międzynarodowy.

Komu przysługuje dieta w delegacji?

Dieta krajowa przysługuje zarówno właścicielom firmy jak i jej pracownikom. Aby należności były naliczane, podróż służbowa musi mieć ścisły związek z działalnością firmy.

Dieta nie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w firmie, który w podróży służbowej przebywa mniej niż 8 godzin lub ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie. Tym samym dieta obniżana jest o zapewnione pracownikowi nieodpłatnych posiłków, w tym również posiłków, które ma zapewnione w ramach bezpłatnego noclegu (np. śniadania w hotelu).

Czy diety dla kierowców są obowiązkowe?

Pracodawca jest zwolniony z wypłacania części lub pełnej należności przysługujących za dietę w określonych przypadkach. Mianowicie pracownik nie będzie miał prawa do diety, gdy:

• Pracodawca zagwarantował pełne wyżywienie (śniadanie, obiad oraz kolację),

• Kierowca został oddelegowany do miejscowości pobytu stałego bądź czasowego,

• Pracownik z tytułu podróży służbowej w trasie jest krócej niż 8 godzin.

Ile wynosi nowa stawka diety w 2023r. z tytułu podróży krajowej?

W ostatnim czasie dwukrotnie nastąpiła aktualizacja stawek w Rozporządzeniu określającym stawki dla pracowników zatrudnionych w firmie w momencie odbywania podróży służbowej.

Aktualnie od dnia 1 stycznia 2023 roku należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowych na terenie kraju to:

• Wysokość diety krajowej – 45 zł,

• Wysokość ryczałtu noclegowego – 67,50 zł,

• Ryczałt za dojazd środkami komunikacji miejskiej – 9 zł (jest to 20% diety).

Kiedy pracownik przebywa w podróży krajowej co najmniej 10 dni, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Pracownik może wnioskować o zaliczkę na niezbędne koszty, które może ponieść podczas podróży krajowej. Wysokość zaliczki wynika z kalkulacji tych kosztów.

Diety wirtualne podróży zagranicznej w Pakiecie Mobilności

2 lutego 2022 weszły w życie zmiany dotyczące czasu pracy kierowców. Pakiet Mobilności zmienił wcześniej rozliczane delegacje kierowców. Od tego momentu delegacje w transporcie krajowym rozliczane są tylko dla kierowców realizujących transport krajowy, natomiast w przypadku kierowców realizujących transport międzynarodowy, powstały tzw. delegacje wirtualne. Ustalają one podatek dochodowy oraz składki ubezpieczenia. W związku z tym delegacji nie wypłaca się już kierowcom.

Z kolei odliczenia PIT-ZUS dla kierowców będących na umowie zlecenie, którzy wykonują przewozy międzynarodowe, nie można stosować w zakresie ustalenia podstawy wymiaru podatku dochodowego.

Zmiany, które weszły w życie w ubiegłym roku miały ogromne znaczenie dla polskich kierowców. Przyzwyczajeni wcześniej do wyższych kwot wynagrodzeń, musieli wziąć pod uwagę, że od lutego zwroty kosztów z tytułu podróży służbowej nie będą wypłacane. Alternatywą dla nich była wprowadzona zmiana, która mówi o tym, że za pracę za granicami kraju, kierowcy mają naliczane płace zagraniczne na obszarze całej Unii Europejskiej, w przypadku osób wykonujących kabotaże i przewozy typu cross – trade. Natomiast dla kierowców realizujących transport bilateralny i tranzyt płace te nie są wyliczane.

Bez zmian pozostało natomiast rozliczanie z tytułu podróży służbowej właścicieli firm oraz współpracujących z firmą transportową kierowców na tzw. samozatrudnieniu. Mogą oni nadal rozliczać diety zgodnie ze stawkami uwzględnionymi w Rozporządzeniu. Jeśli chodzi o rozliczanie ryczałtów noclegowych to w przypadku osób prowadzących działalność transportową pozostaje tylko i wyłączenie zwrot kosztów poniesionych na podstawie rachunku.

Zasady rozliczania wysokości diet w podróżach krajowych

Wysokość diet krajowych jest zależna od długości trwania podróży. Zasady te zostały opisane poniżej.

Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę:

• oraz mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości (45 zł).

Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• Do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

• Ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety kierowców można pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• Śniadanie – 25% diety,

• Obiad – 50% diety,

• Kolacja – 25% diety.

Zasady rozliczania wysokości diet w podróżach zagranicznych

Jak zostało wcześniej wyjaśnione dotyczy pracodawców. Pracownicy dostają jedynie delegacje wirtualne.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• morskiej – od wypłynięcia statku/promu z ostatniego polskiego portu do wpłynięcia do pierwszego polskiego portu podczas trasy powrotnej,

• lądowej – od przekroczenia granicy państwowej do przekroczenia tej samej granicy w drodze powrotnej,

• lotniczej – od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznych odbywanych do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Diety przysługują:

• Za każdą dobę podróży zagranicznej – dieta w pełnej wysokości,

• Za niepełną dobę podróży zagranicznej,

• Do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

• Za ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• Za ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Kwoty diety w podróżach zagranicznych podobnie jak diety krajowe, zmniejsza się o zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• Śniadanie – 15% diety

• Obiad – 30% diety

• Kolacja – 30% diety

Co w przypadku choroby lub pobytu w szpitalu podczas podróży zagranicznej?

Nie jesteśmy w stanie przewidzieć losowych sytuacji które mogą się pojawić podczas podróży służbowej. Może dojść np. do wypadku w którym poszkodowanym będzie sam kierowca.

Jeżeli pracownik w czasie podróży zagranicznej trafi do szpitala, wówczas za każdą dobę przysługuje mu 25% diety. W razie ewentualnego zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie podlegają zwrotom oczywiście leki, których zakup nie był konieczny.

Jak wyglądają koszty dojazdów kierowców w podróży zagranicznej?

Kierowca, który ponosi koszty dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Natomiast kiedy mowa o dojazdach środkami komunikacji miejscowej, pracownikowi przysługuje 10% diety za każdą rozpoczętą dobę, w której przebywa za granicą.

Pracodawca zobowiązany jest dać pracownikowi zaliczkę w obcej walucie na niezbędne koszty, które pracownik może ponieść. Zaliczka jedynie za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Ryczałty te nie przysługują pracownikowi jedynie wtedy, gdy:

• podróż zagraniczna odbywa się prywatnym lub służbowym pojazdem (np. samochód, motocykl)

• pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy