Dlaczego 2026 rok to przełom w rozliczaniu czasu pracy kierowców busów – podsumowanie zmian z ostatnich lat.

W branży transportu drogowego coraz wyraźniej widać, że rok 2026 stanie się dla przewoźników korzystających z floty do 3,5 tony momentem przełomowym w kwestii rozliczania czasu pracy kierowców. Dotychczas pojazdy do 3,5t traktowane były łagodniej pod względem czasu pracy i odpoczynku, jednak wkrótce zasady te ulegną zmianie. W niniejszym artykule w uproszczony sposób przedstawiamy jakie modyfikacje już wprowadzono. Jak również co jeszcze nas czeka w nadchodzącym roku oraz jakie będą tego konsekwencje dla firm transportowych.

Co się zmieniło do tej pory i co się zmieni w roku 2026?

Wraz z wejściem w życie zestawu przepisów Unii Europejskiej tzw. Pakietu Mobilności zaczęto stopniowo poprawiać warunki pracy kierowców oraz zwiększać bezpieczeństwo drogowe. Wdrażanie kolejnych kroków podzielono na odrębne etapy, aby przewoźnicy mieli czas na dostosowanie się do nowych realiów. Do tej pory wprowadzono, między innymi, następujące obowiązki:

– odbiór odpoczynku tygodniowego regularnego (45 h) poza kabiną pojazdu,

– zgłaszanie delegowanych kierowców do systemu IMI, 

– nowe zasady delegowania kierowców w transporcie międzynarodowym, co wiąże się z wypłacaniem wynagrodzeń zgodnych ze stawkami obowiązującymi w poszczególnych krajach,

– wymóg posiadania wspólnotowej przez firmy wykorzystujące w międzynarodowym transporcie drogowym floty pojazdów o DMC powyżej 2,5 t,

– zwiększenie zakresu kontroli drogowej do ostatnich 56 dni,

– stosowanie tachografu inteligentnego II generacji (G2V2) w pojazdach ciężarowych.

Rok 2026, a dokładnie 1 lipca 2026r., wyznacza kluczowy moment dla przewoźników korzystających z pojazdów o DMC 2,5–3,5 tony. Wówczas nastąpi punkt kulminacyjny procesu ujednolicania przepisów, w którym firmy transportowe muszą dostosować swoje procedury, systemy monitoringu i rozliczeń, a także wyszkolić kadrę kierowców do nowych wymogów. Transformacja dotyczy konieczności stosowania tachografów oraz dostosowania się do przepisów wynikających z Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady. Co jednocześnie wiąże się z rozszerzeniem nadzoru nad transportem o DMC od 2,5 tony.

Na co konkret­nie należy być przygotowanym?

Obowiązek stosowania tachografów w busach i rejestracji czasu pracy 
Od 1 lipca 2026r. pojazdy wykorzystywane w międzynarodowym transporcie drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej poniżej 3,5 tony zostaną objęte obowiązkiem wyposażenia w inteligentny tachograf drugiej generacji. Dla wielu firm transportowych oznacza to konieczność nie tylko inwestycji w same tachografy. Jak również w urządzenia służące do pobierania danych z ich pamięci oraz z kart kierowców. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dane z tachografu należy pobierać co najmniej raz na 90 dni, a z kart kierowców – co 28 dni. Zgromadzone pliki muszą być archiwizowane przez co najmniej 365 dni, tak aby mogły być udostępnione na wypadek kontroli w przedsiębiorstwie. Nadchodzące zmiany wymuszą również konieczność wyrobienia kart dla kierowców oraz kart przedsiębiorstwa. Tylko za pomocą imiennej karty kierowca będzie mógł rejestrować swój czas pracy. Natomiast karta przedsiębiorstwa umożliwi blokowanie danych tachografu w ramach procedur bezpieczeństwa.

Obj­ęcie przepisami o czasie jazdy, przerwach i odpoczynkach 

Dotychczas busy były wyłączone z pełnego reżimu czasu pracy, jaki obowiązuje kierowców pojazdów ciężarowych. Powód był prosty – ich aktywność nie była rejestrowana. Kierowcy korzystali z papierowych książek czasu pracy, co w praktyce umożliwiało manipulowanie zapisem godzin prowadzenia pojazdu i odpoczynków. Od drugiej połowy 2026 roku sytuacja ulegnie zmianie. Normy dotyczące dziennego, tygodniowego i dwutygodniowego dopuszczalnego czasu prowadzenia pojazdu. A także przerw i okresów odpoczynku, staną się obowiązującym standardem również w odniesieniu do pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 tony. Zmiany te wynikają z Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, które ustanawia zasady dotyczące czasu prowadzenia pojazdów. Jak również obowiązkowych przerw i okresów odpoczynku kierowców wykonujących przewozy drogowe.

Obowiązek prowadzenia ewidencji i nowa praktyka rozliczania 

Firmy przewozowe będą musiały zadbać o to, by ewidencja czasu pracy kierowców była prowadzona w pełnej zgodności z danymi zarejestrowanymi przez tachograf. Wszystkie czynności kierowcy będą rejestrowane – częściowo automatycznie (np. prowadzenie pojazdu), a częściowo półautomatycznie (np. wybór aktywności innej niż prowadzenie pojazdu). W praktyce oznacza to, że niemal każda minuta z życia kierowcy zostanie zapisana w pamięci urządzenia. Ewidencja czasu pracy musi obejmować czas trwania jazdy, inną pracę, okresy dyspozycji oraz odpoczynków. Zgodnie z przepisami, dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres co najmniej 10 lat. W związku z nowymi obowiązkami wiele firm transportowych decyduje się na współpracę z podmiotami zewnętrznymi specjalizującymi się w rozliczaniu czasu pracy kierowców.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie to zapraszamy do kontaktu.

Wzrost kosztów pracowniczych i konieczność szkoleń 

Metamorfoza wśród busów, wynikająca z obowiązku rejestrowania czasu pracy kierowców, z pewnością będzie skutkować wzrostem kosztów po stronie firm transportowych. Będą one w dużej mierze związane z wynagrodzeniem kierowców – zwłaszcza z tytułu godzin nadliczbowych, pracy w porze nocnej oraz dyżuru. Dodatkowe wydatki mogą też wynikać z konieczności przeszkolenia kierowców w zakresie obsługi tachografów i norm czasu pracy. Brak wiedzy lub błędy po stronie kierowców mogą prowadzić nie tylko do sankcji finansowych. Również do postępowań administracyjnych dotyczących spełniania wymogu dobrej reputacji przewoźnika. Z kolei nieprawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy może skutkować zawyżeniem wynagrodzeń albo, przeciwnie, sporami sądowymi z kierowcami. W tym ostatnim przypadku ogromne znaczenie będzie mieć proces wdrożenia systemu rozliczeniowego. Samodzielne prowadzenie takiej ewidencji wymaga nie tylko zakupu odpowiedniego oprogramowania. Wiąże się także z przeszkoleniem kadry w zakresie jego obsługi oraz sporządzania rozliczeń.

Wyrównanie warunków konkurencji oraz ograniczenie szarej strefy 

Jednym z głównych celów wprowadzenia obowiązku wyposażenia busów w tachografy oraz objęcia ich przepisami o czasie pracy kierowców jest wyrównanie warunków konkurencji pomiędzy przedsiębiorstwami transportowymi. Przez lata ostatnie lata pojazdy poniżej 3,5t  nie musiały stosować tachografów ani ściśle przestrzegać norm czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku. W efekcie część firm, aby obniżyć koszty działalności lub zwiększyć wydajność. Celowo wykorzystywała busy w międzynarodowym transporcie towarowym, omijając tym samym obowiązki, które dotyczyły przewoźników ciężarowych. Prowadziło to do zjawiska nierównej konkurencji – przewoźnicy działający zgodnie z pełnym reżimem prawnym mieli wyższe koszty i trudniej było im konkurować cenowo z firmami „busowymi”. Nowe regulacje mają tę dysproporcję wyeliminować. Objęcie wszystkich przewozów – niezależnie od masy pojazdu – obowiązkiem rejestrowania czasu pracy kierowcy ma nie tylko zwiększyć bezpieczeństwo na drogach. Ma także ograniczyć tzw. szarą strefę w branży. Ujednolicenie zasad dla wszystkich uczestników rynku oznacza większą przejrzystość rozliczeń, uczciwszą konkurencję i bardziej sprawiedliwe warunki prowadzenia działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Rok 2026 nie jest tylko kolejnym rokiem w kalendarzu – dla busów staje się on granicznym momentem. To moment w którym dotychczasowe uproszczone podejście do rozliczania czasu pracy kierowców przestaje być wystarczające. Dzięki zmianom wynikającym z Pakietu Mobilności, firmy przewozowe dysponujące pojazdami do 3,5 tony stają przed koniecznością wdrożenia pełnych procedur, jakie dotychczas obowiązywały głównie w transporcie ciężkim.

Dla przedsiębiorców oznacza to zarówno wyzwanie, jak i szansę: uporządkowania procesów, ograniczenia ryzyka, poprawy bezpieczeństwa i wzmocnienia pozycji rynkowej. Ale jednocześnie — jeśli zmiany zostaną zignorowane lub opóźnione — mogą pojawić się realne koszty i problemy.

Jeśli Twoja firma jeszcze nie rozpoczęła przygotowań, czas najwyższy działać. Bo 1 lipiec 2026 roku to nie odległa przyszłość — to moment, który zbliża się wielkimi krokami. Dla wielu będzie momentem rozliczenia z dotychczasowym sposobem działania.