Dlaczego sama zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia nie zawsze wystarczy?

W pierwszej części naszego cyklu poświęconego zmianie umów o pracę na umowy zlecenia przyjrzeliśmy się temu, od czego większość przedsiębiorców rozpoczyna analizę – kosztom zatrudnienia. Pokazaliśmy, że umowa zlecenia nie zawsze oznacza realne oszczędności i że przed podjęciem decyzji warto uwzględnić znacznie więcej niż tylko wysokość składek czy uprawnień pracowniczych. Załóżmy jednak, że taka analiza została już przeprowadzona i przedsiębiorca nadal chce zmienić kierowcom umowy o pracę na umowy zlecenia.

Czy kolejnym krokiem powinno być przygotowanie nowych umów?
Naszym zdaniem jeszcze nie.

Najpierw warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jak po zmianie będzie wyglądała codzienna współpraca z kierowcami.

Umowa zlecenia to nie tylko nowy dokument

Przy umowie o pracę punktem wyjścia jest relacja pracodawca–pracownik, oparta na wykonywaniu pracy pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Umowa zlecenia opiera się natomiast na relacji cywilnoprawnej pomiędzy dwiema stronami współpracy. To oznacza, że zmienia się nie tylko nazwa umowy, ale również sposób, w jaki strony powinny współpracować na co dzień. Dlatego przed przygotowaniem nowych dokumentów warto odpowiedzieć sobie nie tylko na pytanie, jaką umowę chcemy podpisać, ale przede wszystkim co ta zmiana będzie oznaczała zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla kierowcy.

• Czy kierowca będzie miał większą samodzielność?
• Czy zmieni się sposób organizowania jego pracy?
• Czy inaczej zostanie uregulowana odpowiedzialność stron?
• Czy zmienią się zasady wynagradzania?
• Czy współpraca będzie miała charakter wyłączny?

To właśnie od odpowiedzi na te pytania powinien rozpocząć się cały proces zmiany formy zatrudnienia.

Czy kierowca będzie miał większą samodzielność?

Jedną z największych zmian wynikających z przejścia z umowy o pracę na umowę zlecenia jest sposób wykonywania powierzonych zadań. Przy zatrudnieniu pracowniczym kierowca wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy. W przypadku umowy zlecenia przedsiębiorca powinien określić, jaki zakres samodzielności chce pozostawić zleceniobiorcy. Nie oznacza to oczywiście pełnej dowolności. Kierowca nadal wykonuje przewozy zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymaganiami klientów, ustalonymi terminami czy procedurami obowiązującymi w przedsiębiorstwie. Warto jednak odpowiedzieć sobie na kilka praktycznych pytań.

• Czy kierowca będzie mógł samodzielnie zdecydować o wyborze trasy, jeżeli charakter przewozu na to pozwala?
• Czy będzie miał wpływ na sposób organizacji przejazdu?
• Czy będzie podejmował część decyzji samodzielnie, czy wszystkie będą należały wyłącznie do przedsiębiorcy?

To nie są wyłącznie kwestie organizacyjne. To właśnie sposób wykonywania współpracy będzie później pokazywał, jaki model strony rzeczywiście przyjęły. Jeżeli po zmianie umowy w praktyce niewiele się zmieni, sama nazwa podpisanego dokumentu może nie mieć decydującego znaczenia podczas ewentualnej kontroli PIP lub ZUS.

Czy organizacja pracy pozostanie taka sama?

W transporcie międzynarodowym trudno wyobrazić sobie wykonywanie przewozów bez udziału dyspozytora. To on bardzo często przekazuje informacje o miejscu załadunku, terminach dostawy, zmianach tras czy bieżących ustaleniach z klientem. Nie chodzi więc o to, aby po podpisaniu umowy zlecenia całkowicie zrezygnować z organizowania pracy kierowców. Pytanie brzmi raczej, czy po zmianie umowy jedyną różnicą będzie nowy dokument, czy również zmienią się zasady współpracy pomiędzy stronami. W praktyce oznacza to również odpowiedź na bardziej szczegółowe pytania. Czy kierowca będzie mógł odmówić wykonania określonej trasy, jeżeli istnieją ku temu uzasadnione powody? Czy będzie miał możliwość negocjowania warunków wykonania transportu, na przykład w sytuacji, gdy pojawią się okoliczności wpływające na bezpieczeństwo lub realność realizacji zlecenia? Jeżeli przedsiębiorca planuje pozostawić dotychczasowy sposób organizacji pracy, warto już na etapie przygotowywania nowych umów świadomie określić, jakie obowiązki będą należały do przedsiębiorcy, a jaki zakres decyzji pozostanie po stronie kierowcy.

Czy zmienią się zasady wynagradzania?

Zmiana formy zatrudnienia to dobry moment, aby przyjrzeć się również zasadom wynagradzania. Nie chodzi wyłącznie o wysokość wynagrodzenia.
Warto spojrzeć na tę kwestię szerzej i zastanowić się, jak zmiana formy zatrudnienia wpłynie na sposób konstruowania płacy. W ramach umowy o pracę przedsiębiorcy często wyodrębniają różne składniki, takie jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatki za dyżury czy różnego rodzaju ryczałty, w tym ryczałty za pracę w godzinach nocnych lub nadliczbowych. Przy umowie zlecenia najczęściej stosuje się natomiast prostszy model oparty na stawce godzinowej, bez rozbijania płacy na poszczególne elementy. Warto więc rozważyć, czy taka zmiana nie wzbudzi wątpliwości po stronie kierowcy, zwłaszcza jeżeli  wynagrodzenie będzie postrzegane jako mniej korzystne lub mniej przejrzyste niż dotychczas. Być może w niektórych przypadkach zasadne będzie przyjęcie innego modelu wynagradzania, lepiej dopasowanego do charakteru współpracy i oczekiwań obu stron. To kwestie, które często schodzą na dalszy plan, choć mają wpływ na codzienne funkcjonowanie obu stron.

Czy zmieni się odpowiedzialność kierowcy?

To jeden z tematów, który w praktyce bywa pomijany. Zmiana umowy to nie tylko inny sposób rozliczeń, ale również inny sposób uregulowania wzajemnych praw i obowiązków. W przypadku umowy zlecenia warto świadomie określić, za co odpowiada kierowca, jakie obowiązki przejmuje na siebie przedsiębiorca oraz w jaki sposób strony będą odpowiadały za niewykonanie lub nienależyte wykonanie powierzonych usług. Dobrze przygotowana umowa powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi współpracy, a nie zawierać przypadkowe postanowienia skopiowane z gotowego wzoru.

Czy kierowca będzie wykonywał usługi wyłącznie dla jednego przedsiębiorcy?

To zagadnienie również warto świadomie uregulować. Co do zasady umowa zlecenia nie wyklucza wykonywania usług na rzecz kilku podmiotów jednocześnie. Strony mogą jednak uzgodnić, że współpraca będzie miała charakter wyłączny albo określić warunki, na jakich kierowca będzie mógł świadczyć usługi również dla innych przedsiębiorców. Najważniejsze jest jednak to, aby przyjęte rozwiązania były spójne z pozostałymi zasadami współpracy oraz odpowiadały temu, jak strony zamierzają wykonywać umowę w praktyce.

Najpierw model współpracy, później dokumenty

Bardzo często przedsiębiorcy rozpoczynają cały proces od poszukiwania gotowego wzoru umowy zlecenia. Tymczasem dokument powinien być ostatnim etapem całego procesu. Najpierw należy określić zasady współpracy. Dopiero później przygotować dokumenty, które będą te zasady odzwierciedlały. To właśnie dlatego dobrze przygotowana umowa zlecenia nie zaczyna się od gotowego wzoru pobranego z Internetu. Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie, jak przedsiębiorca i kierowca mają współpracować po zmianie formy zatrudnienia.

Podsumowanie

Jeżeli decyzja o zmianie umowy o pracę na umowę zlecenia została już podjęta, kolejnym krokiem nie powinno być automatyczne przygotowanie nowych dokumentów. Najpierw warto uporządkować zasady przyszłej współpracy i upewnić się, że są one spójne z tym, jak strony rzeczywiście chcą wykonywać usługi. Dopiero na tej podstawie można przygotować umowę, która będzie odzwierciedlała przyjęty model działania. W kolejnym artykule pokażemy, dlaczego zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia nie zawsze oznacza mniej obowiązków po stronie przedsiębiorcy i które obowiązki wynikające z przepisów transportowych pozostają niezależnie od wybranej formy współpracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Zapisz się na bezpłatny webinar! 

Data: 22 lipca 2026 r.


Godzina: 10:00


Czas trwania: około 60 minut


Udział: bezpłatny

Nie czekaj na kontrolę, aby sprawdzić, czy umowy, rozliczenia i dokumenty w Twojej firmie są prowadzone prawidłowo.

Zapisz się na bezpłatny webinar

Karolina Zielińska – ekspert od prawa pracy