Dlaczego umowa zlecenia dla kierowcy nie zawsze oznacza oszczędności dla przedsiębiorcy?

„Chcę zmienić kierowcom umowy o pracę na umowy zlecenia, bo będzie taniej.”

To jedno z pytań, które w ostatnim czasie coraz częściej pojawia się podczas naszych konsultacji. Rosnące koszty prowadzenia działalności powodują, że przedsiębiorcy szukają rozwiązań pozwalających ograniczyć wydatki związane z zatrudnieniem kierowców. Na pierwszy rzut oka umowa zlecenia rzeczywiście może wydawać się korzystniejszym rozwiązaniem. W praktyce jednak odpowiedź na pytanie, czy przedsiębiorca rzeczywiście zaoszczędzi, nie jest już tak jednoznaczna.

Czy każda pozorna oszczędność jest rzeczywistą oszczędnością?

Przedsiębiorcy decydujący się na zmianę umowy o pracę na umowę zlecenia najczęściej wskazują na możliwość ograniczenia kosztów wynikających z uprawnień pracowniczych. W przypadku umowy zlecenia nie występują bowiem obowiązki charakterystyczne dla stosunku pracy, takie jak udzielanie urlopu wypoczynkowego, wypłata wynagrodzenia za czas choroby finansowanego przez pracodawcę czy część innych świadczeń wynikających z przepisów prawa pracy. To właśnie dlatego umowa zlecenia często postrzegana jest jako sposób na obniżenie kosztów zatrudnienia. Problem polega jednak na tym, że bardzo często analiza kończy się właśnie na tym etapie. Samo ograniczenie części obowiązków wynikających z prawa pracy nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca rzeczywiście zapłaci mniej za zatrudnienie kierowcy. O końcowym bilansie decyduje bowiem wiele innych czynników.

Dlaczego sposób wynagradzania kierowców ma tak duże znaczenie?

W przedsiębiorstwach transportowych wynagrodzenie kierowcy bardzo często nie ogranicza się do jednej stałej kwoty. W wielu firmach funkcjonuje model wynagradzania oparty na określonej kwocie netto lub tzw. „dniówkach”. W takim przypadku rodzaj umowy nie zawsze będzie miał istotny wpływ na całkowity koszt zatrudnienia. Dzieje się tak, ponieważ kwoty odprowadzonych składek i podatku mogą być do siebie zbliżone. Jeżeli po zmianie formy zatrudnienia przedsiębiorca nadal będzie chciał utrzymać podobny poziom wynagrodzenia kierowców, rzeczywiste oszczędności mogą okazać się znacznie mniejsze, niż wynika z prostego porównania kosztów umowy o pracę i umowy zlecenia. Każda firma transportowa działa w oparciu o własny model wynagradzania, dlatego odpowiedź na pytanie, czy taka zmiana będzie opłacalna, zawsze wymaga indywidualnej analizy. Z naszego doświadczenia wynika, że decyzje podejmowane wyłącznie na podstawie ogólnych kalkulatorów lub porównań znalezionych w Internecie często prowadzą do błędnych wniosków.

Czy planowane oszczędności nie będą kosztowały utraty doświadczonych kierowców?

Analizując opłacalność zmiany formy zatrudnienia, bardzo łatwo skupić się wyłącznie na kosztach ponoszonych przez przedsiębiorcę. Znacznie rzadziej bierze się pod uwagę drugą stronę tej decyzji, czyli samych kierowców. Dla wielu z nich umowa o pracę nadal jest synonimem stabilności zatrudnienia i bezpieczeństwa. Jeżeli zmiana warunków współpracy zostanie odebrana negatywnie, część pracowników może zdecydować się na zmianę pracodawcy. Warto pamiętać, że utrata doświadczonego kierowcy również generuje koszty. Pozyskanie nowego pracownika, proces wdrożenia, szkolenia oraz czas potrzebny na osiągnięcie pełnej samodzielności to wydatki, których często nie uwzględnia się podczas pierwszych kalkulacji. W praktyce może się więc okazać, że początkowo zakładane oszczędności będą znacznie mniejsze, niż wynikało z pierwszych wyliczeń.

Czy największe koszty mogą pojawić się dopiero po czasie?

Przy ocenie opłacalności planowanej zmiany warto uwzględnić również scenariusze, które na początku wydają się mało prawdopodobne. Jeżeli przyjęty model współpracy zostanie w przyszłości zakwestionowany, przedsiębiorca może zostać zobowiązany między innymi do zapłaty zaległych składek, wyrównania świadczeń pracowniczych czy dokonania korekt rozliczeń. Od 8 lipca 2026 r. obowiązują również wyższe kary za większość wykroczeń przeciwko prawom pracownika, dlatego ewentualne konsekwencje finansowe mogą być bardzo odczuwalne. Nie oznacza to, że taki scenariusz wystąpi w każdej firmie. Warto jednak uwzględnić go przy ocenie opłacalności planowanej zmiany i spojrzeć na nią nie tylko przez pryzmat bieżących oszczędności.

Podsumowanie

Umowa zlecenia może być korzystnym rozwiązaniem również w branży transportowej. Nie oznacza jednak automatycznie niższych kosztów prowadzenia działalności. Rzeczywista opłacalność takiej decyzji zależy od wielu czynników – sposobu wynagradzania kierowców, organizacji pracy, utrzymania doświadczonej kadry oraz potencjalnych konsekwencji, które mogą pojawić się w przyszłości. Największym błędem nie jest zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia. Największym błędem jest podjęcie tej decyzji wyłącznie na podstawie miesięcznej kalkulacji kosztów zatrudnienia. W kolejnym artykule pokażemy, dlaczego sama zmiana umowy nie zawsze jest wystarczająca i kiedy sposób wykonywania pracy może mieć większe znaczenie niż nazwa podpisanej umowy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Zapisz się na bezpłatny webinar! 

Data: 22 lipca 2026 r.

Godzina: 10:00

Czas trwania: około 60 minut

Udział: bezpłatny

Nie czekaj na kontrolę! Zapisz się na bezpłatny webinar

Karolina Zielińska – ekspert od prawa pracy