Dlaczego warto skontaktować się z firmą rozliczającą czas pracy kierowców przed wejściem w życie nowych przepisów?

Rok 2026 przyniesie kolejną dużą rewolucję w przepisach dotyczących czasu pracy kierowców zawodowych. Tym razem zmiany obejmą właścicieli busów o DMC powyżej 2,5 tony, którzy wykonują międzynarodowe przewozy rzeczy lub kabotaże.

Te zmiany wynikają z dalszego wdrażania Pakietu Mobilności, który zmienił przepisy Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz Rozporządzenia (UE) nr 165/2014. Oznaczają one w praktyce więcej obowiązków ewidencyjnych, konieczność wyposażenia pojazdów w tachografy inteligentne generacji drugiej, a także bardziej szczegółowe kontrole ITD i PIP.

Dlatego już teraz warto skontaktować się z firmą rozliczającą czas pracy kierowców, aby odpowiednio przygotować swoją flotę i dokumentację pod nadchodzące zmiany. Wczesne działanie pozwoli uniknąć kosztownych błędów, zbędnych przestojów i kar finansowych.

Czas pracy kierowców – dlaczego to tak istotne?

Czas pracy kierowców zawodowych to nie tylko kwestia bezpieczeństwa na drodze, ale także fundament prawidłowego funkcjonowania firmy transportowej. Każdy przedsiębiorca zatrudniający kierowców musi zapewnić, że jego pracownicy wykonują swoje obowiązki zgodnie z przepisami dotyczącymi:

• czasu prowadzenia pojazdu (dzienny, tygodniowy i dwutygodniowy),
• obowiązkowych przerw i odpoczynków,
• zasad pracy w nocy,
• rejestrowania aktywności za pomocą tachografu.

Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do poważnych kar nakładanych przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD), Państwową Inspekcję Pracy (PIP) lub inne organy kontrolne w krajach UE. Kary te często sięgają kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w niektórych przypadkach mogą doprowadzić nawet do utraty licencji transportowej.

Jakie przepisy regulują czas pracy kierowców?

Czas pracy kierowców oraz stosowanie tachografów w transporcie drogowym regulowane są przez kilka aktów prawnych – zarówno krajowych, jak i europejskich. Warto znać podstawowe z nich, ponieważ to właśnie ich objętość powoduje konieczność aktualizacji procedur w firmach transportowych.

• Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców,
• Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006r.,
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy,
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014r.,
• Ustawa z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym.

Czy ITD i PIP weryfikują czas pracy kierowców?

Kontrola ITD

Inspekcja Transportu Drogowego sprawdza dane z tachografów i kart kierowców, analizując m.in.:

• przerwy i odpoczynki,
• czas prowadzenia pojazdu,
• poprawność i częstotliwość pobieranych danych z kart kierowców oraz pamięci tachografu,
• czynności ręczne wprowadzane przez kierowców (tzw. wpisy manualne),
• zarejestrowane zdarzenia, które mogą być przyczyną manipulacji tachografu,
• możliwe prowadzenie pojazdu bez zalogowanej karty,
• prawidłowość prowadzonej ewidencji czasu pracy (podczas kontroli w przedsiębiorstwie).

Podczas kontroli na drodze ITD ma możliwość skontrolowania zatrzymanego pojazdu z kierowcą do 56 dni wstecz. Inaczej to wygląda na czas kontroli w przedsiębiorstwie, gdy poddana analizie może zostać cała flota oraz wszyscy kierowcy zatrudnieni w firmie za okres do 365 dni wstecz. Wówczas służby są w stanie również zweryfikować liczbę nadmiarowych wypisów z licencji bądź poruszanie się pojazdem bez ważnego badania technicznego (zestawienie danych z tachografu z Centralną Ewidencją Pojazdów i Kierowców).

Kontrola PIP

Państwowa Inspekcja Pracy sprawdza natomiast, czy prowadzona ewidencja czasu pracy jest zgodna z:

• zarejestrowanymi danymi z kart kierowców oraz tachografów,
• z utworzonymi listami płac,
• przepisami wynikającymi z kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców,

a także czy poprawnie policzone zostały godziny nadliczbowe, czas pracy w porze nocnej oraz czas dyżuru. Inspekcja Pracy ma również możliwość przeanalizowania czasu pracy kierowców pod kątem przestrzegania przerw i limitów wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców.

W praktyce PIP weryfikuje dokumentację (m.in. akta osobowe pracowników), a także czy kierowcy otrzymują prawidłowe wynagrodzenie wynikające z rzeczywistego czasu pracy. Dlatego tak ważne jest, aby ewidencja była prowadzona profesjonalnie i spójnie – najlepiej przy wsparciu wyspecjalizowanej firmy rozliczającej kierowców.

Dlaczego warto już teraz skontaktować się z firmą Trans Expert?

Zmiana przepisów to zawsze moment podwyższonego ryzyka. Firmy transportowe, które zareagują odpowiednio wcześnie, mogą uniknąć błędów, które później są trudne do naprawienia. Oto najważniejsze powody, dla których warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy rozliczającej czas pracy kierowców już teraz:

Profesjonalna interpretacja nowych przepisów

Trans Expert zajmuje się rozliczaniem kierowców śledzą zmiany legislacyjne na bieżąco i zna ich praktyczne skutki. Dzięki temu mogą pomóc w interpretacji przepisów i doradzić, jak dostosować procedury firmowe do nowych wymagań. Ponadto Trans Expert posiada zespół specjalistów oraz 16 letnie doświadczenie na rynku.

Przygotowanie do wdrożenia tachografów

Specjaliści ds. rozliczania czasu pracy mogą pomóc w zintegrowaniu tachografów inteligentnych z urządzeniami służącymi do pobierania danych. Pamiętajmy, że tachografy należy pobierać nie rzadziej niż co 90 dni kalendarzowych. Natomiast karty kierowców nie rzadziej niż co 28 dni kalendarzowych. Ponadto tachografy muszą mieć założoną blokadę przy użyciu karty przedsiębiorstwa w celu zabezpieczenia danych przed niepożądanymi osobami.

Szkolenie kadry i kierowców

Profesjonalne firmy organizują szkolenia dla kierowców – z przepisów dotyczących czasu pracy oraz obsługi tachografów. Podobnie dla pracowników biurowych, którzy zajmują się bądź dopiero będą zajmować się rozliczaniem w firmie transportowej. W tym przypadku znaczenie będzie miała nie tylko znajomość przepisów z czasu pracy, ale również obsługa programu rozliczeniowego. Szkolenia kierowców i kadry są bardzo istotne, ponieważ nawet drobne błędy w rozliczeniach bądź w obsłudze tachografu mogą prowadzić do strat finansowych.

Ograniczenie ryzyka finansowego

Niepoprawne rozliczenia mogą skutkować karami sięgającymi dziesiątek tysięcy złotych. Dzięki współpracy z firmą rozliczającą czas pracy kierowców można zminimalizować ryzyko błędów, a tym samym zabezpieczyć firmę przed sankcjami.

Oszczędność czasu i zasobów

Samodzielne rozliczanie kierowców wymaga dużej wiedzy i nakładu pracy. Usługi outsourcingowe w tym zakresie pozwolą odciążyć pracowników firmy i skupić się na podstawowej działalności – realizacji przewozów i obsłudze klientów.

Zapoznaj się  naszą pełną ofertą!

Co grozi firmom, które nie dostosują się do zmian?

Zignorowanie zmian w przepisach lub błędne rozliczanie czasu pracy kierowców może prowadzić do poważnych konsekwencji:

• kary finansowe od ITD – od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych,
• utrata dobrej reputacji przewoźnika (co może skutkować cofnięciem licencji),
• roszczenia pracownicze – kierowcy mogą domagać się uregulowania dodatków z tytułu pracy w nadgodzinach, w porze nocnej, a także w niedziele i święta,
• problemy z kontrahentami i ubezpieczycielami – w razie wypadku lub sporu.

W praktyce, błędy w rozliczaniu czasu pracy często wychodzą na jaw dopiero podczas kontroli, gdy jest już za późno na ich korektę. Dlatego warto działać z wyprzedzeniem.

Podsumowanie – działaj, zanim zmiany wejdą w życie

Nadchodzące zmiany począwszy od 1 lipca 2026 roku to nie tylko nowe obowiązki, ale także krok w stronę pełnej cyfryzacji transportu.

Obowiązek tachografów w busach i stosowanie unijnych limitów czasu pracy sprawią, że cała branża stanie się bardziej przejrzysta, zautomatyzowana i łatwiejsza do kontrolowania.

Dla firm transportowych to moment, by:

• przygotować flotę do nowych wymagań,
• przeszkolić kierowców,
• oraz zadbać o profesjonalne rozliczanie czasu pracy.

Skontaktowanie się z firmą rozliczającą czas pracy kierowców jeszcze przed wejściem w życie przepisów pozwoli uniknąć błędów, kar i przestojów.

>W 2026 roku na wygranej pozycji będą ci przewoźnicy, którzy zareagują wcześniej — a nie ci, którzy będą gasić pożary po fakcie.