Ewidencja czasu pracy kierowców busów – jak ją prowadzić od 01.07.2026 roku.

Od 1 lipca 2026 roku prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców busów do 3,5 tony w transporcie międzynarodowym ulegnie istotnej zmianie. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek montażu tachografów w takich pojazdach oraz stosowania jednolitych norm czasu pracy. Oznacza to, że zarówno kierowcy, jak i właściciele firm transportowych muszą przygotować się na kompleksową cyfryzację i ujednolicenie sposobu rozliczeń.

Choć tachografy będą stanowiły podstawowe źródło danych, same odczyty z urządzenia nie wystarczą do prawidłowego prowadzenia ewidencji. Konieczne będzie uzupełnianie informacji o załadunkach, rozładunkach, absencjach oraz innych czynnościach wykonywanych poza pojazdem.

Co jest potrzebne do prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Tachograf, we współpracy z kierowcą, rejestruje czas jazdy, inną pracę, gotowość oraz odpoczynki kierowcy. Zapisuje również lokalizację pojazdu (także na czas załadunku i rozładunku) oraz jego prędkość. Nie uwzględnia jednak wielu innych elementów niezbędnych do zgodnego z prawem rozliczenia czasu pracy.

Błędnie wprowadzone przez kierowcę dane dotyczące rzeczywistych operacji przewozowych mogą prowadzić do nieprawidłowego wyrównania z tytułu pracy na terytorium innego kraju. W konsekwencji może to skutkować roszczeniami pracowniczymi oraz karami administracyjnymi.

Istotne jest również ręczne wprowadzanie czynności przy każdorazowym logowaniu karty do urządzenia rejestrującego. Kierowca powinien wykonywać te czynności prawidłowo.

Znaczenie mają także informacje o nieobecnościach kierowcy oraz pracy wykonywanej poza pojazdem, np. dni szkoleniowe czy warsztatowe. Dane te muszą stanowić część ewidencji czasu pracy.

W przypadku wadliwego działania tachografu niezbędne mogą okazać się wydruki związane z czasem pracy. Kierowca musi potrafić je wykonać i przekazać stronie odpowiedzialnej za przygotowanie ewidencji.

Dokumentacja pracownicza — w szczególności informacja o warunkach zatrudnienia kierowcy, regulamin pracy oraz regulamin wynagradzania — również mają wpływ na ostateczny kształt ewidencji.

Reasumując, prowadzenie ewidencji czasu pracy wymaga połączenia danych z tachografu i karty kierowcy z rzeczywistą dokumentacją operacyjną oraz kadrową.

Jakie składniki powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Oprócz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz łącznej liczby godzin pracy ewidencja powinna zawierać szereg innych pozycji. Prawidłowo prowadzona dokumentacja jest kluczowa przede wszystkim w kontekście obliczania dodatków do wynagrodzenia. Wpływ na wysokość wynagrodzenia kierowców mają czynniki podane poniżej. 

Godziny nadliczbowe

Każda praca wykonywana powyżej ustawowych norm czasu pracy w danej dobie lub w przeciętnie pięciodniowym tygodniu powinna być odpowiednio rozliczona i dodatkowo wypłacona. Dodatek 100% wynagrodzenia przysługuje za pracę w nocy, w niedziele i święta, w dni wolne udzielone w zamian za pracę oraz za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Dodatek 50% przysługuje we wszystkie pozostałe dni. Natomiast dodatek za nadgodziny obowiązuje w przypadku, gdy nie zostały one odebrane w formie czasu wolnego (w stosunku 1:1 na wniosek pracownika lub 1:1,5 bez wniosku).

Czas dyżuru

Czas wymaganej przerwy od pracy realizowany przez kierowcę bądź obecność w załodze kilkuosobowej powinny być ewidencjonowane i uwzględnione w wynagrodzeniu (50%). Podobnie pozostawanie poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do jej wykonywania (100%).

Praca w porze nocnej, niedziele i święta

Obowiązuje dodatek za pracę w godzinach nocnych (20% stawki godzinowej wynagrodzenia minimalnego) oraz w dobie niedzielno-świątecznej (100%) zgodnie z regulacjami wewnętrznymi i kodeksem pracy. Czas pracy w niedziele i święta może być również rekompensowany udzieleniem dnia wolnego od pracy, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.

Praca poza granicami kraju

W przypadku delegowania do pracy w innych państwach kierowcy mogą mieć prawo do wyrównania wynagrodzenia do stawki obowiązującej w danym kraju.

Absencje

Wszelkie nieobecności kierowcy mają istotne znaczenie przy naliczaniu dodatków do wynagrodzenia. Mogą blokować możliwość odbioru dnia wolnego za pracę w niedziele i święta oraz odbiór nadgodzin i ewentualnie dyżurów.

Dni pracy wykonywane poza pojazdem

Kierowca nie zawsze może zarejestrować swój czas pracy przy użyciu karty kierowcy. Każda praca wykonywana poza pojazdem musi zostać uwzględniona w ewidencji.

Prawidłowe połączenie danych z tachografu z dokumentacją kadrową umożliwia automatyczne lub półautomatyczne naliczanie dodatków. Minimalizuje to ryzyko błędów i roszczeń pracowniczych.

Profesjonalne oprogramowanie lub współpraca z firmą outsourcingową pozwala usprawnić obliczanie dodatkowego wynagrodzenia, przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej zgodności z przepisami.

Pobieranie i gromadzenie danych do ewidencji czasu pracy

Montaż tachografu w busach to nie tylko wymóg techniczny, lecz także szereg nowych obowiązków dla przewoźników.

Dane z kart kierowców należy pobierać co 28 dni, a z tachografów co 90 dni. Następnie trzeba je archiwizować przez co najmniej 365 dni. To właśnie sczytane dane stanowią podstawowe źródło sporządzenia ewidencji czasu pracy.

Samą ewidencję przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (w przypadku osób niezatrudnionych – 2 lata).

Kierowcy muszą korzystać wyłącznie z własnych kart kierowcy i rejestrować każdą aktywność. Przedsiębiorcy są zobowiązani wyposażyć pojazdy w odpowiednie urządzenia, wnioskować o karty przedsiębiorstwa (w celu blokowania i pobierania danych), wdrożyć system rozliczeń oraz przeszkolić personel administracyjny i kierowców.

Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować surowymi konsekwencjami ze strony Inspekcji Transportu Drogowego oraz Państwowej Inspekcji Pracy.

Jakie zmiany czekają kierowców w kontekście czasu pracy?

Nowe przepisy wprowadzają jednolite normy czasu prowadzenia pojazdu dla kierowców busów:

• maksymalnie 9 godzin jazdy dziennie (z możliwością wydłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu),
• 56 godzin tygodniowo,
• 90 godzin dwutygodniowo,
• obowiązkową przerwę 45 minut po 4,5 godziny jazdy,
• odpoczynek dzienny minimum 11 godzin (z możliwością skrócenia do 9 godzin trzykrotnie pomiędzy odpoczynkami tygodniowymi),
• odpoczynek tygodniowy 45 godzin (z możliwością skrócenia na określonych warunkach).

Kierowcy będą musieli przestrzegać limitu pracy w porze nocnej wynoszącego 10 godzin. Nie mogą przekraczać 60 godzin pracy tygodniowo. Muszą także odbierać przerwę w wymiarze 30 lub 45 minut. Długość przerwy zależy od zaplanowanej liczby godzin pracy.

Przestrzeganie tych norm zwiększa bezpieczeństwo na drogach, zmniejsza ryzyko przemęczenia kierowców i ułatwia planowanie tras. Jednocześnie wymaga skrupulatnego rejestrowania każdej aktywności oraz stosowania przepisów wynikających z rozporządzenia 561 i ustawy o czasie pracy kierowców.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców busów do 3,5 tony wymaga połączenia danych z tachografu z dokumentacją kadrową i operacyjną. Nowe przepisy wprowadzają jednolite normy pracy, obowiązek rejestracji każdej aktywności i archiwizacji danych. Skrupulatne stosowanie tych zasad pozwala na prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, minimalizuje ryzyko roszczeń i zwiększa bezpieczeństwo pracy kierowców.