Jak możemy przygotować kierowców do kontroli na drodze i jaką rolę w tym odgrywa rozliczanie czasu pracy?

Wprowadzenie

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców to fundament legalnej i bezpiecznej działalności transportowej. W codziennym funkcjonowaniu firmy transportowej ewidencjonowanie czasu pracy nie tylko umożliwia wypłacanie wynagrodzeń i dodatków, ale także jest kluczowym dokumentem na wypadek kontroli w przedsiębiorstwie. Natomiast w kontekście kontroli drogowej, Inspekcja Transportu Drogowego może wymagać od kierowców szerokiego zestawu danych. Dlatego przygotowanie kierowców i firmy do takiej kontroli jest strategiczne — pozwala uniknąć poważnych konsekwencji finansowych.

Podstawy prawne normy czasu pracy kierowców

1.1 Rozporządzenie (WE) nr 561/2006

Jest to kluczowy akt prawny regulujący czasy jazdy, przerwy i odpoczynki kierowców podczas realizowania przewozu drogowego. Przewoźnicy muszą respektować następujące limity:

• maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu: 9 h (z możliwością wydłużenia do 10 h dwa razy w tygodniu),
• tygodniowy limit czasu prowadzenia pojazdu: 56 h,
• dwutygodniowy limit czas prowadzenia pojazdu: 90 h,
• obowiązkowe przerwy: po 4,5 h jazdy przynajmniej 45 minut, które można podzielić na 15 + 30 minut,
• odpoczynki dzienne i tygodniowe na określonych warunkach.

1.2 Ustawa o czasie pracy kierowców

Reguluje ona kwestie czasu pracy oraz czasu dyżuru, definiując, co wlicza się do czasu pracy kierowcy (jazda, inna praca, dyspozycja), co rozumiemy poprzez dyżur, a także w jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy. Ponadto narzuca limit czasu pracy w porze nocnej oraz obowiązkową przerwę z tytułu art. 13.

Dokumenty wymagane podczas kontroli drogowej

ITD podczas kontroli drogowej może wymagać od kierowcy nie tylko określonych dokumentów, które świadczą o legalnym prowadzeniu działalności. Poza tym kontrolujący mają prawo pobrać dane zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu na potrzeby analizy czasu pracy i ewentualnych nieprawidłowości. Pamiętajmy, że mówimy tutaj o danych za okres aż 56 poprzedzających dni.

2.1 Wydruki z tachografu

Na wypadek nieprzewidzianych okoliczności drogowych np. korek, dojazd do bezpiecznego miejsca postojowego, w przypadku awarii tachografu cyfrowego lub uszkodzenia, zagubienia, kradzieży karty kierowcy kierowca powinien sporządzić wydruk z tachografu i przechowywać go w kabinie pojazdu na wypadek kontroli.

• Zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu

To dokument potwierdzający, że kierowca w określonym czasie faktycznie nie prowadził pojazdu (urlop, zwolnienie lekarskie, inne czynności). Ważne, aby był wypełniony według wzoru narzuconego przepisami, podpisany przez kierowcę i pracodawcę. Kierowca powinien mieć kopię w pojeździe na wypadek kontroli. Pamiętajmy, że nie zwalnia to kierowcy z obowiązku ręcznego wprowadzania danych przy każdym zalogowaniu własnej karty.

2.3 Dokumenty przewozowe

Inspektorzy, w zależności od rodzaju przewozu i kraju, gdzie zatrzymano do kontroli drogowej, mogą oczekiwać od kierowcy:

• listów przewozowych (np. CMR),
• wypisu z zezwolenia bądź licencji,
• dokumentów dotyczących ładunku (np. świadectwa pochodzenia, faktury),
• dokumentów ADR, jeśli transport dotyczy materiałów niebezpiecznych,
• innych zezwoleń (np. EKMT, które od roku 2026 będzie wyłącznie w postaci elektronicznej),
• deklarację delegowania w systemie IMI (bezpieczniej w wersji papierowej).

2.4 Dokumenty będące własnością kierowcy

Ponadto mogą zażądać od kierowcy jego:

• prawa jazdy (np. ważność kodu 95),
• karty kierowcy,
• orzeczenia lekarskiego oraz psychologicznego,
• świadectwa kierowcy,
• zaświadczenia ADR,
• zaświadczenia A1 (bezpieczniej w wersji papierowej). 

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorstwa

3.1 Regularne pobieranie danych

• kartę kierowcy należy pobierać najrzadziej co 28 dni,
• dane z tachografu należy pobierać nie rzadziej niż co 90 dni.
• zarówno dane z karty, jak i z tachografu muszą być archiwizowane w siedzibie firmy przez okres co najmniej 12 ostatnich miesięcy.

3.2 Analiza czasu pracy

Warto wdrożyć oprogramowanie do rozliczania czasu pracy kierowców lub skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Dzięki temu możliwa będzie analiza czasu pracy kierowcy i planowanie tras. Ponadto wykrycie ewentualnych naruszeń dotyczących norm prowadzenia pojazdu, wymaganych przerw oraz okresów odpoczynku pozwoli wyciągnąć wnioski i zwiększy szansę na uniknięcie podobnych naruszeń w przyszłości.

3.3 Przeszkolenie kierowców

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest przeszkolenie kierowców z zakresu:

• przepisów wynikających z Rozporządzenia (WE) 561/2006 oraz ustawy o czasie pracy kierowców,
• obsługi tachografu (wpisy manualne, tryb pracy, wydruki),
• procedury postępowania podczas kontroli drogowej (np. świadomość wsparcia telefonicznego),
• psychologiczne przygotowanie.

Dobrze przeszkolony kierowca nie tylko minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, ale przede wszystkim wie, jak reagować podczas kontroli. Sam przebieg kontroli, zwłaszcza dla mniej doświadczonych kierowców, może być bardzo stresujący, szczególnie na terytorium obcego kraju.

Największe pułapki dla przewoźników

Warto wspomnieć o sytuacjach, które mogą okazać się bardzo kosztowne dla przedsiębiorcy. Wynikają one w dużej mierze z nieświadomości następstw. Nie każda sankcja musi mieć charakter pieniężny. Oto jedne z najpoważniejszych błędów jakich można się dopuścić na czas realizacji przewozu drogowego:

• brak wymaganej licencji wspólnotowej,
• niewyposażenie pojazdu w wymagany tachograf,
• podłączenie do tachografu urządzenia manipulacyjnego,
• brak ważnego badania technicznego pojazdu,
• brak ważnego prawa jazdy bądź kodu 95,
• brak ważnej karty kierowcy,
• prowadzenie pojazdu bez zalogowanej karty kierowcy,
• prowadzenie pojazdu przy użyciu cudzej karty kierowcy,
• usterki pojazdu zakwalifikowane jako niebezpieczne,
• przekroczenie DMC o 20-25%, w zależności od tonażu.

Wszystkie z wymienionych naruszeń mają status NN – najpoważniejszego naruszenia. Wiąże się to przede wszystkim z ryzykiem utraty dobrej reputacji zarówno przez przewoźnika drogowego, jak i zarządzającego transportem. Dobra reputacja oraz wymagane kompetencje zawodowe są jednymi z warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego, tak więc ich pozbawienie przyczyni się do utraty uprawnień. 

Podsumowanie

Artykuł omawia przygotowanie kierowców do kontroli drogowej i znaczenie prawidłowego zarządzania czasem pracy. Podkreśla konieczność posiadania wymaganych dokumentów oraz regularnej analizy danych z tachografu. Wskazuje również, że szkolenia kierowców i świadomość najczęstszych błędów minimalizują ryzyko sankcji i utraty reputacji firmy transportowej.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!