Jak prawidłowo rozliczać kierowców pojazdów do 2,5 t?
Co znajdziesz w tym artykule?
Jeszcze przed momentem wejścia w życie (od 1 lipca 2026 roku) przepisów nakazujących stosowanie tachografów w pojazdach lub zespołach pojazdów o DMC powyżej 2,5 t przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy zaczęli poszukiwać rozwiązań pozwalających ograniczyć obowiązki administracyjne i koszty prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków stało się wykonywanie przewozów pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 2,5 t.
W praktyce bardzo często prowadzi to jednak do błędnego przekonania, że kierowca wykonujący przewozy takim pojazdem nie podlega przepisom dotyczącym czasu pracy, ewidencjonowania czy też rozliczania podróży służbowych. Jest to jeden z najczęściej spotykanych błędów podczas organizowania pracy kierowców.
Brak obowiązku stosowania tachografu nie oznacza bowiem braku obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Pracodawca nadal zobowiązany jest do prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowcy. A także prowadzenia stosownej dokumentacji oraz przestrzegania przepisów ustawy o czasie pracy kierowców i kodeksu pracy. Zmienia się jedynie sposób dokumentowania wykonywanej pracy.
Zastosowanie ustawy o czasie pracy kierowców
Podstawowym aktem regulującym organizację pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy jest ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Już art. 1 ustawy wskazuje, że jej przepisy dotyczą kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Jednocześnie ustawodawca nie uzależnia stosowania tych regulacji od dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu ani od obowiązku wyposażenia go w tachograf.
Również definicja stanowiska pracy kierowcy zawarta w art. 2 ustawy nie różnicuje sytuacji kierowcy samochodu ciężarowego i kierowcy wykonującego przewóz pojazdem o DMC do 2,5 t. Oznacza to, że kierowca wykonujący przewozy takim pojazdem co do zasady podlega tym samym przepisom dotyczącym czasu pracy jak pozostali kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może przyjąć założenia, iż brak obowiązku stosowania tachografu zwalnia go z obowiązków wynikających z ustawy. Zmianie ulega jedynie sposób dokumentowania czasu pracy, natomiast same obowiązki pracodawcy pozostają aktualne.
Podstawa prawna: art. 1 i art. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
Czas pracy kierowcy pojazdu do 2,5 t
Czas pracy kierowcy nie obejmuje wyłącznie prowadzenia pojazdu. Zgodnie z art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców zalicza się do niego wszystkie czynności wykonywane w związku z realizacją przewozu drogowego.
Do czasu pracy należy w szczególności prowadzenie pojazdu, załadunek i rozładunek towarów. A także nadzór nad załadunkiem, zabezpieczanie ładunku, czynności spedycyjne, wykonywanie formalności administracyjnych. Obsługa pojazdu oraz oczekiwanie na załadunek lub rozładunek, jeżeli przewidywany czas oczekiwania nie był kierowcy znany przed jego rozpoczęciem.
Przepis ten ma zastosowanie również do kierowców wykonujących przewozy pojazdami do 2,5 t. W praktyce oznacza to, że podczas rozliczania czasu pracy należy uwzględnić wszystkie czynności wykonywane przez kierowcę, a nie wyłącznie czas spędzony za kierownicą.
Podstawa prawna: art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest przekonanie, że skoro pojazd nie jest wyposażony w tachograf, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Stanowisko takie nie znajduje potwierdzenia w obowiązujących przepisach.
Art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego kierowcy. Jednocześnie ustawodawca przewidział możliwość prowadzenia jej nie tylko na podstawie zapisów tachografu, lecz również przy wykorzystaniu innych dokumentów potwierdzających czas wykonywania pracy oraz rodzaj wykonywanych czynności.
W przypadku kierowców pojazdów do 2,5 t ewidencja może być prowadzona w oparciu o listy przewozowe CMR, karty drogowe, harmonogramy pracy, zlecenia transportowe, dane z systemów GPS, raporty lokalizacji pojazdu czy oświadczenia kierowcy. Najważniejsze jest, aby zgromadzona dokumentacja pozwalała odtworzyć rzeczywisty przebieg dnia pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika również z art. 149 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Przepisy te nie uzależniają prowadzenia ewidencji od rodzaju pojazdu ani obowiązku stosowania tachografu.
Podstawa prawna: art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 149 Kodeksu pracy.
Odpoczynki kierowcy
Kierowcy wykonujący przewozy pojazdami do 2,5 t pozostają pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Dlatego mają prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego na zasadach ogólnych.
Zgodnie z art. 132 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, natomiast art. 133 przewiduje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Te same zasady reguluje art. 14 ustawy o czasie pracy kierowców.
Planowanie pracy kierowcy powinno uwzględniać te ograniczenia niezależnie od tego, czy pojazd jest wyposażony w tachograf.
Podstawa prawna: art. 132 i art. 133 Kodeksu pracy oraz art. 14 ustawy o czasie pracy kierowców.
Podróże służbowe kierowców pojazdów do 2,5 t
Zmiany wprowadzone przez Pakiet Mobilności spowodowały wiele wątpliwości dotyczących rozliczania podróży służbowych kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. W odniesieniu do kierowców pojazdów o DMC do 2,5 t przepisy dotyczące podróży służbowych nadal mają zastosowanie.
Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców podróżą służbową jest wykonywanie – na polecenie pracodawcy – przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności. Jednocześnie zastosowanie znajduje art. 77⁵ kodeksu pracy, który reguluje prawo pracownika do należności związanych z podróżą służbową. Natomiast wysokość i warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowych zawarte zostały w rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Nie oznacza to jednak, że każdy wyjazd zagraniczny kierowcy będzie automatycznie podróżą służbową. Ocena powinna uwzględniać charakter wykonywanego przewozu oraz obowiązujące przepisy szczególne.
Podstawa prawna: art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 77⁵ Kodeksu pracy.
Pakiet Mobilności a kierowcy pojazdów do 2,5 t
Przepisy Pakietu Mobilności rozszerzyły część obowiązków na przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 t. W konsekwencji przedsiębiorcy wykorzystujący wyłącznie pojazdy o DMC do 2,5 t nie zostali objęci obowiązkiem uzyskania licencji wspólnotowej wynikającym z tych regulacji.
Również przepisy dotyczące delegowania kierowców wynikające z Dyrektywy (UE) 2020/1057 odnoszą się do przewoźników objętych rozporządzeniami (WE) nr 1071/2009 i 1072/2009. W praktyce przyjmuje się zatem, że przedsiębiorcy wykonujący przewozy wyłącznie pojazdami o DMC do 2,5 t nie mają obowiązku składania deklaracji delegowania kierowców w systemie IMI z tytułu wykonywania takich przewozów.
Należy jednak pamiętać, że przepisy Pakietu Mobilności są sukcesywnie doprecyzowywane. Dlatego przed podjęciem decyzji organizacyjnych warto każdorazowo zweryfikować aktualne stanowiska organów krajowych oraz Komisji Europejskiej.
Podstawa prawna: Dyrektywa (UE) 2020/1057, rozporządzenie (UE) 2020/1055 oraz ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym.
Poznaj pełną ofertę rozliczania czasu pracy kierowców.
Podsumowanie
Kierowca wykonujący przewozy pojazdem o dopuszczalnej masie całkowitej do 2,5 t nie pozostaje poza systemem przepisów regulujących czas pracy. Brak obowiązku stosowania tachografu nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, zapewnienia wymaganych odpoczynków ani prawidłowego rozliczania wykonywanej pracy.
Przedsiębiorca powinien dysponować dokumentacją pozwalającą na odtworzenie przebiegu dnia pracy kierowcy. Niezależnie od tego, czy będzie ona oparta na danych GPS, kartach drogowych, dokumentach przewozowych czy oświadczeniach pracownika. To właśnie rzetelnie prowadzona dokumentacja stanowi podstawę prawidłowego rozliczenia kierowcy. A także zabezpiecza przedsiębiorcę podczas ewentualnej kontroli.
Jednocześnie należy pamiętać, że choć kierowcy pojazdów do 2,5 t co do zasady nie podlegają obowiązkom związanym z delegowaniem kierowców wynikającym z Pakietu Mobilności. Nadal pozostają objęci przepisami ustawy o czasie pracy kierowców oraz kodeksu pracy. Właściwe rozliczanie ich pracy wymaga zatem uwzględnienia zarówno regulacji transportowych, jak i przepisów prawa pracy.
*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.
