Jak przygotować firmę transportową z flotą 2,5 – 3,5t do kontroli po 1 lipca 2026 r.? Praktyczna lista dla przewoźnika

Od 1 lipca 2026 r. przewoźnicy wykonujący międzynarodowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 t do 3,5 t zostaną objęci nowymi wymaganiami dotyczącymi organizacji i wykonywania przewozów. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania dokumentacji, procedur oraz sposobu organizacji pracy do nowych obowiązków.

Odpowiednie przygotowanie do kontroli ma szczególne znaczenie, ponieważ sprawdzeniu mogą podlegać zarówno dokumenty przedsiębiorstwa, jak i sposób wykonywania przewozów przez kierowców. Braki formalne lub nieprawidłowości w dokumentacji mogą prowadzić do problemów podczas kontroli oraz nałożenia sankcji administracyjnych.

W tym artykule skupiamy się na najważniejszych obowiązkach i obszarach, które powinien zweryfikować przewoźnik wykonujący międzynarodowe przewozy pojazdami o DMC od 2,5 t do 3,5 t przed kontrolą po 1 lipca 2026 r.

Należy pamiętać, że kontrola może odbyć się zarówno na drodze, jak i w siedzibie przedsiębiorstwa. Podczas kontroli drogowej analizie mogą podlegać dane z bieżącego dnia oraz 56 dni poprzedzających kontrolę. Z kolei w przypadku kontroli przedsiębiorstwa zakres weryfikacji może obejmować dane dotyczące działalności firmy nawet za okres 365 dni wstecz.

Zaktualizuj dokumentację przedsiębiorstwa

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie aktualności wszystkich dokumentów wymaganych do prowadzenia działalności transportowej. Należy upewnić się, że firma posiada ważną licencję, wypisy z licencji oraz dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów dotyczących zdolności finansowej.

Warto również przejrzeć dowody rejestracyjne wszystkich pojazdów pod kątem ważności badań technicznych oraz prowadzić terminarz nadchodzących terminów. Podobnie należy kontrolować ważność polis ubezpieczeniowych.

Należy także zweryfikować dokumentację pracowniczą, w szczególności umowy o pracę i aneksy zawarte z kierowcami. Firma powinna posiadać prawidłowo przygotowane dokumenty dotyczące organizacji pracy, w tym regulamin pracy lub obwieszczenie, a także informacje o warunkach zatrudnienia.

Zweryfikuj teczki osobowe kierowców

Każdy kierowca wykonujący przewozy drogowe powinien mieć aktualne dokumenty potwierdzające możliwość kierowania pojazdem. Przed kontrolą warto sprawdzić, czy dokumentacja jest kompletna i czy wszystkie dokumenty zachowują ważność:

• kopia prawa jazdy,
• orzeczenie lekarskie,
• orzeczenie psychologiczne.

Brak wymaganych dokumentów lub ich nieaktualność może powodować konsekwencje dla kierowcy oraz przedsiębiorcy. Dlatego warto regularnie sprawdzać ich ważność.

Kadry i płace dla Twojej firmy transportowej! Dowiedz się więcej! 

Monitoruj czas pracy kierowców

Jednym z kluczowych obszarów kontroli pozostaje czas pracy kierowców. Przedsiębiorca powinien regularnie analizować dane z tachografów oraz kart kierowców, aby wykrywać potencjalne naruszenia jeszcze przed kontrolą.

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• przestrzeganie norm czasu jazdy,
• prawidłowe wykorzystanie przerw i odpoczynków,
• terminowość pobierania oraz kompletność danych,
• ewentualne okresy prowadzenia pojazdu bez zalogowanej karty.

Regularna analiza danych pozwala szybciej wykrywać błędy i ograniczać ryzyko nałożenia sankcji administracyjnych.

Archiwizuj niezbędne dane

Przedsiębiorcy często koncentrują się na bieżącej działalności, zapominając o prawidłowym przechowywaniu danych. Podczas kontroli inspektorzy mogą zażądać przedstawienia zapisów z tachografów oraz kart kierowców za wymagany okres.

Przechowywane powinny być również wydruki z tachografu oraz dokumenty potwierdzające aktywność kierowców, jeżeli były wymagane.

Dane powinny być przechowywane w sposób bezpieczny, uporządkowany i umożliwiający ich szybkie udostępnienie. Warto wdrożyć procedury regularnego tworzenia kopii zapasowych.

Przeprowadź wewnętrzny audyt

Coraz więcej firm transportowych decyduje się na regularne audyty wewnętrzne lub korzysta ze wsparcia zewnętrznych specjalistów. Takie działania pozwalają wykryć nieprawidłowości jeszcze przed kontrolą oraz wdrożyć odpowiednie działania naprawcze.

Audyt powinien obejmować w szczególności weryfikację dokumentacji, analizę danych z tachografów i kart kierowców oraz sprawdzenie prawidłowości rozliczania czasu pracy.

Zleć nam audyt dokumentacji dla Twojego przedsiębiorstwa. 

Podsumowanie

Przygotowanie firmy transportowej do kontroli po 1 lipca 2026 r. wymaga przede wszystkim uporządkowania dokumentacji, sprawdzenia procedur oraz regularnego monitorowania pracy kierowców. W przypadku przewozów międzynarodowych pojazdami o DMC od 2,5 t do 3,5 t odpowiednie przygotowanie pozwala szybciej wykryć ewentualne nieprawidłowości i ograniczyć ryzyko sankcji.

Regularna weryfikacja dokumentów, analiza danych z tachografów oraz wewnętrzny audyt zgodności to działania, które pomagają przewoźnikowi spokojniej podejść do kontroli i wykazać, że firma działa zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.