Jak przygotować kierowców i właścicieli firm do nowych zasad rozliczania czasu pracy w transporcie międzynarodowym do 3,5t?

Zmiany przepisów w transporcie międzynarodowym od lat obejmują coraz szerszy zakres pojazdów i firm, a pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony przestały być „niewidzialne” dla przepisów prawa transportowego. Do 1 lipca 2026 r. pozostało niewiele czasu, a właśnie od tego momentu także kierowcy busów realizujących przewozy międzynarodowe i kabotażowe będą objęci obowiązkiem korzystania z tachografów oraz stosowania się do norm czasu pracy. W artykule przedstawiamy, jak właściciele firm oraz kierowcy powinni się przygotować do tych zmian, by działać zgodnie z przepisami i jednocześnie zoptymalizować codzienną pracę.

Dlaczego nowe regulacje obejmują również pojazdy do 3,5 t?

Rozszerzenie regulacji na segment lekkich pojazdów użytkowych wynika bezpośrednio z wdrażania postanowień tzw. Pakietu Mobilności. Głównym celem jest wyrównanie warunków konkurencji w sektorze transportu drogowego, poprawa bezpieczeństwa oraz zapewnienie minimalnych standardów socjalnych dla kierowców.

Dotychczas wiele firm świadomie wybierało busy o DMC do 3,5 tony, by unikać ograniczeń i obowiązków nałożonych na przewoźników ciężarowych – takich jak czas pracy czy stosowanie tachografu. W rezultacie na rynku powstała luka regulacyjna, prowadząca do nieuczciwej konkurencji, eksploatacji pracowników i obniżenia standardów bezpieczeństwa. Nowe przepisy mają temu przeciwdziałać.

Kogo dotyczą zmiany?

Nowe przepisy dotyczą firm transportowych i kierowców wykonujących:

• międzynarodowe oraz kabotażowe przewozy rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 2,5 tony.

Nie obejmują firm realizujących wyłącznie transport krajowy oraz przewozy drogowe rzeczy, w przypadku gdy przewóz nie ma charakteru zarobkowego i jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Nie dotyczą również przewozu osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu mniej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Jakie obowiązki spoczną na kierowcach?

Kierowcy pojazdów do 3,5 t będą musieli:

• Posiadać kartę kierowcy i okazywać ją podczas kontroli,
• Zarejestrować każdą swoją aktywność przy użyciu tachografu (jazda, inna praca, gotowość, pauza),
• Przestrzegać norm czasu prowadzenia pojazdu, tak samo jak kierowcy ciężarówek,
• Stosować się do obowiązkowych przerw i odpoczynków,
• Sporządzać wydruki z tachografu na wypadek kontroli,
• Poprawnie używać funkcji prom/kolej, a także rejestrować operacje załadunku i rozładunku.

Jakie obowiązki spoczną na właścicielach firm?

Właściciele firm przewozowych muszą:

• Wyposażyć pojazdy w tachografy – najlepiej zaplanować to już dziś, ponieważ może nastąpić nie tylko wzrost kosztów montażu, ale również ryzyko przestoju w zależności od dostępności części na rynku i grafiku pracy techników,
• Złożyć wnioski o karty kierowców i karty przedsiębiorstwa, by móc korzystać z tachografu zgodnie z przepisami oraz zabezpieczyć dane przed dostępem osób trzecich,
• Zainwestować w urządzenia do pobierania danych z tachografu oraz karty kierowcy.
• Wdrożyć system umożliwiający prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców,
• Zapewnić odpowiednie szkolenia dla kierowców i działów kadrowych,
• Zweryfikować bieżącą dokumentację pracowniczą, umowy o pracę, regulamin etc.,
• Zmodyfikować model wynagrodzeń, by uwzględniał wypłatę dodatków z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz za czas dyżuru,
• Wprowadzić mechanizmy kontroli i monitorowania naruszeń, by móc szybko reagować i unikać kar.

Jak krok po kroku przygotować firmę i kierowców?

1: Sprawdź kogo dotyczy obowiązek tachografów

• Oceń, czy dane pojazdy będą podlegały obowiązkowi wyposażenia w tachograf.
• Ustal, ilu kierowców potrzebuje szkolenia i wyrobienia kart kierowcy.

 2: Zaplanuj inwestycje

• Skontaktuj się z serwisem, aby oszacował koszty montażu tachografów.
• Złóż wnioski o karty kierowcy i przedsiębiorstwa z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Zakup urządzenie do pobierania danych z tachografu oraz karty kierowcy.
• Zaplanuj harmonogram szkoleń i wdrożeń.

3: Wybierz system do ewidencjonowania czasu pracy

• Wdrożenie profesjonalnego oprogramowania do rozliczania czasu pracy kierowców
• Alternatywnie nawiązanie współpracy z firmą outsourcingową, która zadba o rozliczenia.

 4: Przeszkol kierowców i personel biura

• Kierowcy muszą znać zasady korzystania z tachografu, normy czasu jazdy i odpoczynków.
• Pracownicy administracyjni muszą znać nie tylko przepisy, ale również nauczyć się obsługi programu do rozliczania.

 5: Zaktualizuj dokumentację wewnętrzną

• Skontaktuj się z biurem kadrowo-płacowym w celu weryfikacji poprawności dokumentów pracowniczych.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia to skontaktuj się z naszymi specjalistami.

Czas pracy kierowców – najważniejsze normy

Od momentu objęcia obowiązkiem tachografu, kierowców busów będą obowiązywały normy znane z ciężkiego transportu:

• Czas jazdy dziennie: do 9 godzin (dwa razy w tygodniu można wydłużyć do 10 godzin),
• Czas jazdy tygodniowo: maksymalnie 56 godzin,
• Czas jazdy w dwóch tygodniach: nie więcej niż 90 godzin,
• Obowiązkowa przerwa po 4,5 godziny jazdy: minimum 45 minut (można podzielić 15 + 30 minut),
• Odpoczynek dzienny: minimum 11 godzin (można skrócić do 9, ale tylko 3 razy między odpoczynkami tygodniowymi),
• Odpoczynek tygodniowy: co najmniej 45 godzin (można skrócić do 24 godzin raz na dwa tygodnie, pod warunkiem rekompensaty).

Naruszenie tych norm skutkuje sankcjami finansowymi – zarówno dla kierowcy, osoby zarządzającej transportem, jak i dla przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach także utratą przez przedsiębiorstwo dobrej reputacji.

Rozliczanie czasu pracy i delegowanie – na co zwrócić uwagę?

Nienaganne rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko spełnianie norm dotyczących jazdy i odpoczynków. To również:

• Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy z podziałem na jazdę, pracę inną, dyżur i odpoczynek,
• Poprawne rozliczanie płacy zagranicznej, zgodnie z obowiązującymi stawkami w poszczególnych krajach,
• Zgłaszanie delegowanych kierowców do systemu IMI, jeszcze zanim wjedzie na terytorium danego kraju,
• Właściwe naliczanie dodatków z tytułu nadgodzin, dyżuru, pracy w porze nocnej, niedziele i święta, zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców oraz ustawą z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy,
• Sprawdzenie pobieranych danych (zapisy cyfrowe) pod kątem zawartości i spójności.

Choć termin wejścia w życie nowych przepisów (1 lipca 2026 r.) może wydawać się odległy. To przygotowania należy rozpocząć już teraz. Branża transportowa działa w warunkach wysokiego obciążenia, a wdrożenie nowych systemów, szkoleń i procedur wymaga czasu, zasobów i zaangażowania.

Im szybciej firma dostosuje się do wymagań unijnych, tym łatwiej będzie jej uniknąć kar, zoptymalizować koszty i zapewnić konkurencyjność na rynku europejskim.