W branży transportowej coraz więcej kierowców decyduje się na samozatrudnienie, czyli prowadzenie własnej działalności gospodarczej i świadczenie usług przewozowych jako podwykonawcy. Choć niesie to za sobą większą elastyczność i potencjalnie wyższe dochody, wiąże się także z większą odpowiedzialnością – w tym za prawidłowe rozliczanie czasu pracy.

Kierowca zawodowy może świadczyć usługi transportowe w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Taka forma współpracy jest powszechnie stosowana w branży transportowej – kierowca zawiera umowę B2B z firmą przewozową i wystawia faktury za swoje usługi.

Warunkiem legalnego wykonywania zawodu kierowcy na samozatrudnieniu jest jednak spełnienie określonych wymogów prawnych, m. in. posiadanie odpowiednich uprawnień, badań lekarskich, szkoleń okresowych oraz – w niektórych przypadkach – licencji transportowej.

Jeśli kierowca prowadzi działalność polegającą na przewozie rzeczy lub osób i samodzielnie realizuje zlecenia jako przewoźnik, musi posiadać odpowiednią licencję:

• Licencję transportową krajową lub międzynarodową – w przypadku przewozu rzeczy.
• Licencję na przewóz osób – jeśli przewozi pasażerów.

Jeśli jednak kierowca pracuje na zasadzie podwykonawstwa dla firmy, która już posiada licencję, to obowiązek posiadania własnej licencji go nie dotyczy – pod warunkiem, że działa w ramach tej firmy.

Czas pracy kierowcy samozatrudnionego – kto go rozlicza?

Kierowca prowadzący własną działalność sam odpowiada za rozliczenie swojego czasu pracy, zgodność z przepisami oraz prowadzenie dokumentacji. W praktyce jednak, jeśli współpracuje z firmą transportową, to często to właśnie firma przejmuje część obowiązków związanych z analizą czasu pracy (np. pobieranie danych z karty, analiza wykroczeń, prowadzenie ewidencji czasu pracy etc.). Nie zmienia to faktu, że odpowiedzialność prawna za ewentualne naruszenia leży po stronie kierowcy.

Jeżeli chodzi natomiast o kwestię rozliczania płacy zagranicznej czy zgłoszenia kierowcy do portalu IMI lub SIPSI leży to po stronie firmy, która podpisała z kierowcą umowę B2B.

Warto rozważyć współpracę z firmami specjalizującymi się w rozliczaniu czasu pracy kierowców – mogą one prowadzić profesjonalną ewidencję, analizować dane z tachografów oraz doradzać w zakresie przepisów. Dzięki takim działaniom przedsiębiorca uniknie niespodzianek podczas ewentualnej kontroli nie tylko ze strony Inspekcji Transportu Drogowego, ale również Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy rozliczeniach czasu pracy to skontaktuj się z nami.

Samozatrudniony kierowca współpracujący z firmą na B2B – jak wygląda rozliczanie?

W modelu B2B (Business to Business) kierowca jest przedsiębiorcą świadczącym usługi transportowe na rzecz innej firmy. Taka forma niesie za sobą inne zasady rozliczania niż przy umowie o pracę.

Kierowca (samozatrudniony):

• wystawia fakturę za usługę (zwykle miesięcznie),
• sam płaci składki ZUS, podatki
• odpowiada za przestrzeganie przepisów o czasie pracy,
• może korzystać z pojazdu firmy (jeśli tak stanowi umowa) lub swojego.

Firma zlecająca (np. przewoźnik):

• zleca kursy, ustala trasy i terminy,
• może zapewnić system do pobierania danych z tachografu,
• odpowiada za zgodność przewozu z licencją (jeśli kierowca nie ma własnej),
• prowadzi ewidencję czasu pracy tego kierowcy, ale uwzględniając jedynie czas przepracowany na rzecz danego podmiotu (jeżeli kierowca podejmuje również współpracę w innych firmach – każdy podmiot bierze pod uwagę tylko te okresy, które zostały przepracowane na ich rzecz). 

Jak wygląda rozliczanie finansowe?

• Kierowca wystawia fakturę – zwykle miesięczną lub tygodniową, na podstawie ustalonej stawki (np. za dzień pracy lub ryczałt miesięczny).
• Firma płaci fakturę – kierowca dostaje środki i sam rozlicza podatki.
• Przy tym wszystkim należy uwzględnić rzeczywisty czas pracy tego kierowcy w celu realizacji zlecenia oraz płacę z tytułu oddelegowania do pracy poza granicami kraju.

Podatki i koszty po stronie kierowcy:

• Składki ZUS
• Podatek dochodowy
• Koszty działalności: księgowość, telefon, paliwo (jeśli używa swojego auta), ubezpieczenie OC/AC/NW,

Poradnik krok po kroku – co robić w przypadku kierowcy na samozatrudnieniu.

 1: Zadbaj o odpowiednie wyposażenie

• Karta kierowcy (wydana przez PWPW).
• Pojazd z tachografem cyfrowym (jeśli wymagany).
• Komputer z dostępem do oprogramowania do analizy danych cyfrowych lub współpraca z firmą specjalizującą się w rozliczaniu kierowców (outsourcing).
• Czytnik do pobierania danych z kart kierowców i z pamięci tachografów.

2: Regularnie pobieraj dane

• Z karty kierowcy – nie rzadziej niż co 28 dni.
• Z tachografu – nie rzadziej niż co 90 dni.
• Zapisuj dane w formacie .ddd, porządkuj i przechowuj na dysku.

3: Analizuj dane z tachografu

• Sprawdź:
  • Czas prowadzenia pojazdu i innej pracy.
  • Przerwy i odpoczynki.
  • Naruszenia, które mogą skutkować odebraniem uprawnień na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (np. jazda bez zalogowanej karty, jazda na cudzej karcie).
• Oznacz i zapisz ewentualne wyjaśnienia naruszeń.

 4: Prowadź ewidencję czasu pracy

Najlepiej to robić przy pomocy profesjonalnego oprogramowania służącego do rozliczania czasu pracy kierowców lub przy pomocy firmy zewnętrznej, którą cechuje znajomość przepisów oraz doświadczenie w danej dziedzinie. Ewidencja musi być sporządzana na bieżąco, co miesiąc i powinna zawierać także zestawienie przepracowanych godzin poza granicami kraju (z tytułu operacji kabotażowych, cross-trade). Za pracę zagraniczną (w zależności od wysokości stawek obowiązujących w danym kraju) należy przeliczyć należne wynagrodzenie.

Na wykresie ewidencji powinny być wyszczególnione:

• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Liczba przepracowanych godzin.
• Opcjonalnie rodzaje czynności (jazda, inna praca).
• Czas przepracowany poza granicami kraju (jeżeli miał miejsce).

5: Archiwizuj dane

• Przechowuj dane cyfrowe przez minimum 12 miesięcy.
• Przechowuj ewidencję czasu pracy przez okres 2 lat po zakończeniu okresu ją objętego.
• Wszystkie te dane można zapisać na dysku lub wydrukować i przechowywać w segregatorze.

6: Przygotuj się na kontrolę

• Upewnij się, że masz:

• • Dane z karty kierowcy i tachografu z ostatnich 12 miesięcy.
  • Ewidencję czasu pracy za wszystkie miesiące współpracy, którymi objęty jest okres kontroli.
  • Dokumenty potwierdzające szkolenia, badania, licencje (jeśli wymagane).
• Kontrole może przeprowadzić:
  • Inspekcja Transportu Drogowego (ITD),
  • Państwowa Inspekcja Pracy (PIP),
  • Policja lub służby zagraniczne (przy transporcie międzynarodowym).

Podsumowanie

Samozatrudnienie w zawodzie kierowcy to elastyczna i dochodowa forma pracy, ale wymagająca dobrej organizacji i znajomości przepisów. Każdy kierowca, który zdecyduje się na własną działalność, musi przestrzegać norm czasu pracy i – w określonych przypadkach – posiadać stosowną licencję. Natomiast po stronie podmiotu na rzecz którego wykonywane będą zlecenia leży sporządzanie ewidencji czasu pracy i jej przechowywanie przez wymagany okres. Podmiot ten musi również w sposób bieżący rozliczać kierowcę z tytułu oddelegowania do pracy poza granicami kraju. Warto korzystać z profesjonalnych narzędzi i usług, które ułatwiają prowadzenie dokumentacji i kontrolowanie zgodności z przepisami.