Jakie czynniki wpływają na poprawne wyliczanie wynagrodzeń kierowców?

Wyliczanie wynagrodzenia kierowców, zwłaszcza w transporcie międzynarodowym, to proces złożony i wymagający ścisłego przestrzegania przepisów. Przedsiębiorcy muszą precyzyjnie rozliczać czas pracy i prawidłowo uwzględniać wszystkie składniki wpływające na końcowe wynagrodzenie. Poniżej przedstawiamy kluczowe czynniki, które decydują o prawidłowym i zgodnym z przepisami wyliczaniu pensji zawodowych kierowców.

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców

Podstawą do prawidłowego obliczenia wynagrodzenia jest dokładne prowadzenie ewidencji czasu pracy. Kierowcy realizujący przewozy drogowe podlegają szczególnym regulacjom – m.in. ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, kodeksowi pracy, a także rozporządzeniom unijnym wynikającym z tzw. Pakietu Mobilności.

Czas pracy kierowcy obejmuje m.in. czas jazdy, innej pracy, dyspozycyjności, a także przerw i odpoczynków. Uwzględnienie każdej z tych kategorii ma bezpośrednie przełożenie na końcowe wynagrodzenie. Przykładowo, czas pracy w porze nocnej wiąże się z koniecznością doliczenia dodatku, natomiast przekroczenie ustawowych limitów czasu pracy skutkuje obowiązkiem wypłaty nadgodzin.

Właściwa ewidencja pozwala uniknąć błędów, które mogą prowadzić do sporów z kierowcami, a także do sankcji ze strony inspekcji pracy lub utraty licencji transportowej. Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami, które przejmują obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji i jej analizą.

Rodzaj wykonywanego przewozu

Wyliczając wynagrodzenie kierowcy międzynarodowego należy brać pod uwagę rodzaj przewozu. Jedynie przewozy typu cross-trade między innymi krajami niż Polska oraz przewozy kabotażowe podlegają obowiązkowi wyrównania wynagrodzenia do stawki obowiązującej w danym kraju. Nie dotyczy to przewozów bilateralnych (dwustronnych) oraz tranzytowych.  Umiejętność rozgraniczenia poszczególnych operacji, a także wskazanie odcinków płatnych jest kluczowa dla prawidłowego przeliczenia wynagrodzenia wskazanego kierowcy. Warto mieć także na uwadze, że w niektórych krajach wysokość stawki jest uzależniona od masy całkowitej (ciężarowy bądź do 3,5 t), a także od liczby osi pojazdu.

Zasięg terytorialny wykonywanej pracy

Kierowcy krajowi i międzynarodowi mają różne zasady naliczania wynagrodzenia. W przypadku transportu międzynarodowego kierowcy nie są traktowani jako osoby w podróży służbowej według definicji kodeksu pracy, co skutkuje innymi zasadami naliczania składników wynagrodzenia. W takich sytuacjach kluczowe znaczenie mają tzw. wirtualne diety, czyli kwoty obniżające podstawę oskładkowania i opodatkowania.

Przychód kierowcy międzynarodowego może być pomniejszony o równowartość:

• 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą – przy obliczaniu podstawy składek ZUS,
• 20 euro za każdy dzień pobytu – przy wyliczaniu podstawy opodatkowania PIT.

Doświadczenie i kwalifikacje kierowcy

Pracodawcy często uzależniają wynagrodzenie od stażu pracy, umiejętności oraz posiadanych uprawnień. Cenią kierowców z doświadczeniem i dodatkowymi kwalifikacjami, takimi jak ADR czy znajomość języków obcych. Takie kompetencje przekładają się na wyższe stawki i lepsze warunki zatrudnienia. Kierowcy biorący udział w kursach doszkalających podnoszą bezpieczeństwo pracy i zwiększają szanse na lepiej płatne zlecenia. Staż pracy oraz dodatkowe kwalifikacje wpływają na wysokość stawek obowiązujących w krajach, gdzie kierowca pracuje w oddelegowaniu.

Wirtualne diety i zwolnienia z oskładkowania

Diety wirtualne to istotny element rozliczeń kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Pracodawcy uwzględniają kwoty za każdy dzień za granicą jako ulgi przy podatkach i składkach, bez wypłaty.

Zgodnie z przepisami, poza kwotami ryczałtowymi, z podstawy składek i podatków wyłączone są również:

• zwroty kosztów noclegów (faktycznie poniesionych i udokumentowanych),
• koszty dojazdu do miejsca załadunku/rozładunku innym środkiem niż pojazd służbowy,
• korzystanie z urządzeń sanitarnych (według średnich stawek w kraju docelowym).

Takie ulgi znacząco wpływają na końcowe obciążenia finansowe pracodawcy i jednocześnie korzystnie oddziałują na wysokość wypłaty netto dla kierowcy.\

Narzędzie do realizacji oraz czynnik ludzki

Oczywistym jest, że poprawnego i terminowego rozliczenia nie byłoby bez sprawnie funkcjonującego, dostatecznie rozbudowanego oprogramowania, które w sposób zautomatyzowany dokonuje analizy danych, generuje ewidencje, zaświadczenia, interesujące nas zestawienia, a przede wszystkim wylicza należne wynagrodzenie. Sam program jednak nie wystarczy. Niezbędnym jest osoba z odpowiednimi umiejętnościami, wiedzą i doświadczeniem pozwalającymi na efektywne zarządzanie tym całym wachlarzem możliwości. Nie bez znaczenia jest również konieczność regularnego pobierania danych zarówno z kart kierowców, jak i z tachografu, ponieważ to właśnie pobrane pliki wgrywamy do programu. Mamy wówczas możliwość weryfikacji zapisów, a także odtworzenia wszelkich aktywności i ewentualnych nieprawidłowości związanych z kierowcą bądź pojazdem, którym się poruszał.

Podsumowanie

Prawidłowe wyliczanie wynagrodzenia kierowców wymaga skrupulatności, znajomości przepisów i stałego śledzenia zmian prawa w Polsce i UE. Na pensję kierowcy wpływa jego doświadczenie, rodzaj przewozów, zasięg pracy oraz zastosowany system wynagradzania. Istotne są też przepisy dla kierowców międzynarodowych, w tym diety wirtualne i stawki minimalne w krajach UE. Coraz więcej firm zleca te obowiązki wyspecjalizowanym podmiotom, które zapewniają zgodność z przepisami i minimalizują ryzyko kar. Przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju firmy, wiedząc, że prowadzą rozliczenia rzetelnie i zgodnie z prawem.