Karta kierowcy i karta przedsiębiorstwa w pojazdach do 3,5t – gdzie ją wyrobić przed 1 lipca 2026?

Od 1 lipca 2026 roku przewoźnicy wykonujący zarobkowy międzynarodowy transport drogowy rzeczy pojazdami o DMC od 2,5 t do 3,5 t wejdą w nowy reżim obowiązków. W tej grupie pojazdów pojawi się obowiązek stosowania tachografu, a to oznacza także konieczność wyrobienia odpowiednich kart. Potwierdzają to zarówno informacje Komisji Europejskiej, jak i polskich organów inspekcji transportu drogowego.

Część przedsiębiorców skupia się dziś wyłącznie na samym montażu tachografu. Tymczasem bez odpowiednich kart nie da się poprawnie i legalnie korzystać z urządzenia.

Najważniejsze są tutaj dwie kwestie:

• karta kierowcy,
• karta przedsiębiorstwa.

I trzeba to powiedzieć bardzo wyraźnie: jeśli właściciel firmy sam prowadzi pojazd, również musi posiadać kartę kierowcy. Sam fakt, że jest przedsiębiorcą, nie zwalnia go z obowiązków kierowcy. Pokazuje to także praktyka kontrolna ITD – opisano przypadek przedsiębiorcy, który prowadził pojazd bez rejestrowania aktywności na karcie kierowcy, posługując się kartą przedsiębiorstwa, co zostało uznane za naruszenie.

Dlaczego temat kart kierowcy wraca przed lipcem 2026?

Zmiany wynikają z przepisów Pakietu Mobilności i rozszerzenia obowiązków na część pojazdów lekkich. Od 1 lipca 2026 r. przepisy o tachografach i czasie jazdy obejmą także przewozy międzynarodowe wykonywane pojazdami lub zespołami pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 2,5 tony. W praktyce oznacza to nowy obowiązek dla wielu firm działających busami w transporcie międzynarodowym.

To ważne, bo od tego momentu nie wystarczy już tylko sprawny pojazd i zlecenie przewozowe. Potrzebne będą też:

• prawidłowo zamontowany tachograf,
• karta kierowcy dla osoby prowadzącej pojazd,
• karta przedsiębiorstwa dla firmy,
• procedury dotyczące pobierania i zabezpieczania danych.

Czym jest karta kierowcy?

Karta kierowcy to osobista karta z mikrochipem przypisana do konkretnego kierowcy. Wkłada się ją do tachografu przed rozpoczęciem jazdy. Dodatkowo karta przechowuje dane dotyczące aktywności kierowcy.

Mówiąc prościej: karta kierowcy służy do tego, aby tachograf wiedział, kto prowadzi pojazd i aby mógł prawidłowo zapisać:

• czas jazdy,
• przerwy,
• odpoczynki,
• inne aktywności kierowcy.

To właśnie na podstawie tych zapisów możliwa jest później kontrola zgodności z przepisami oraz prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowcy. Dane z karty są też istotne przy analizie naruszeń i podczas kontroli drogowych.

Kto musi mieć kartę kierowcy?

Kartę kierowcy musi posiadać każda osoba, która faktycznie prowadzi pojazd objęty obowiązkiem tachografu. Dotyczy to więc nie tylko pracowników zatrudnionych jako kierowcy, ale również właścicieli firm transportowych. 

To punkt, który warto mocno podkreślić: właściciel firmy, który sam siada za kierownicą busa w przewozie międzynarodowym, także musi mieć własną kartę kierowcy. Nie może zastąpić jej kartą przedsiębiorstwa. Praktyka kontrolna pokazuje, że używanie karty przedsiębiorstwa zamiast karty kierowcy jest traktowane jako poważne naruszenie.

Do czego służy karta przedsiębiorstwa?

Karta przedsiębiorstwa jest wydawana firmie transportowej. Jej funkcja jest inna niż funkcja karty kierowcy. Nie służy do rejestrowania jazdy konkretnej osoby. Służy do obsługi danych firmowych zapisanych w tachografie.

Z oficjalnych materiałów dotyczących systemu tachografów wynika, że karta przedsiębiorstwa pozwala firmie:

• pobierać dane z tachografu,
• zabezpieczać dane przedsiębiorstwa,
• blokować dane zapisane w urządzeniu, tak aby nie pobierał ich inny operator.

W praktyce karta przedsiębiorstwa jest potrzebna po to, aby firma mogła legalnie zarządzać danymi z tachografu i realizować swoje obowiązki dokumentacyjne. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pojazd zmienia użytkownika, jest leasingowany, wynajmowany albo przechodzi między różnymi operatorami.

Co grozi, jeśli firma nie przygotuje kart na czas?

Brak przygotowania do nowych obowiązków może oznaczać bardzo realne problemy operacyjne. Jeżeli pojazd będzie już objęty obowiązkiem tachografu, a kierowca nie będzie miał ważnej karty kierowcy albo firma nie będzie miała możliwości prawidłowego zarządzania danymi, pojawi się ryzyko:

• stwierdzenia naruszeń podczas kontroli drogowej,
• problemów z rejestracją aktywności kierowcy,
• błędów w dokumentacji,
• trudności przy pobieraniu i zabezpieczaniu danych.

Szczególnie ryzykowna jest sytuacja, gdy przedsiębiorca sam jeździ i zakłada, że „poradzi sobie później”. W praktyce właśnie takie przypadki mogą zakończyć się najpoważniejszymi konsekwencjami, bo łączą w sobie błąd po stronie kierowcy i błąd po stronie firmy.

Gdzie wyrobić kartę kierowcy i kartę przedsiębiorstwa?

Wnioski o karty do tachografu można składać przez portal Info-Car, prowadzony przez PWPW. Serwis wskazuje wprost możliwość uzyskania karty do tachografu dla siebie, a także wnioskowania przez firmę o kartę dla pracownika. 

O czym firmy powinny pamiętać już teraz?

Przygotowanie do lipca 2026 nie powinno kończyć się na zamontowaniu tachografu. Dobrze wdrożona firma powinna wcześniej:

• złożyć wnioski o wyrobienie karty kierowcy,
• złożyć wniosek o wyrobienie karty przedsiębiorstwa,
• zakupić urządzenie do pobierania danych,
• przeszkolić pracowników ( kierowcy, spedytorzy) z obsługi tachografu oraz z norm czasu pracy kierowców, 
• znaleźć przedsiębiorstwo, które zajmie się rozliczaniem czasu pracy kierowców. 

Im szybciej przedsiębiorca to uporządkuje, tym mniejsze ryzyko chaosu po wejściu zmian w życie.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 r. nowe wymagania obejmą  firmy wykonujące przewozy międzynarodowe busami o DMC od 2,5 do 3,5 t. To oznacza obowiązek stosowania tachografu, a wraz z nim także obowiązek właściwego przygotowania dokumentacyjnego i organizacyjnego.

Dlatego warto zapamiętać trzy rzeczy:

• karta kierowcy służy do rejestracji aktywności konkretnego kierowcy,
• karta przedsiębiorstwa służy firmie do zarządzania i zabezpieczania danych z tachografu,
• właściciel firmy, który sam jeździ, również musi mieć własną kartę kierowcy.

Jeżeli chcesz przygotować firmę do zmian od lipca 2026, nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do obowiązków tachografowych w busach do 3,5 t?

Skontaktuj się z Trans Expert. Pomożemy Ci uporządkować wymagania, procedury i przygotowanie kierowców do nowych przepisów.