Kontrole drogowe 2026 – jak przygotować firmę, aby uniknąć problemów?

Od 1 lipca 2026 r. przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy o charakterze zarobkowym pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 t do 3,5 t funkcjonują w nowych realiach. Zmiany wymuszają większą dbałość o dokumentację, organizację pracy oraz prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. Dobre przygotowanie do kontroli nie polega jednak na działaniu tuż przed wizytą inspektorów. To przede wszystkim systematyczna weryfikacja zapisów z tachografu i bieżące monitorowanie czasu pracy kierowców.

Warto pamiętać, że kontrola może zostać przeprowadzona nie tylko podczas wykonywania przewozu, ale również w siedzibie firmy. W zależności od jej rodzaju zakres sprawdzanych danych będzie różny. Kontrola drogowa może obejmować dane z dnia kontroli oraz z 56 poprzednich dni, natomiast kontrola przedsiębiorstwa może dotyczyć dokumentacji prowadzonej nawet za okres 365 dni wstecz. Oznacza to, że porządek w dokumentach powinien być zachowany przez cały rok, a nie wyłącznie w dniu kontroli.

Dokumentacja firmy pod stałym nadzorem

Jednym z pierwszych obszarów, na który warto zwrócić uwagę, jest kompletność dokumentacji przedsiębiorstwa. Aktualne dokumenty potwierdzające możliwość prowadzenia działalności transportowej są podstawą prawidłowego funkcjonowania firmy i mogą zostać zweryfikowane podczas kontroli.

Przedsiębiorca powinien pilnować terminu ważności licencji oraz zgłaszać wszelkie zmiany dotyczące jej zakresu, np. zakup lub sprzedaż pojazdu. Należy również regularnie kontrolować dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań dotyczących zdolności finansowej. W przypadku zwiększenia floty może być konieczne odpowiednie dostosowanie posiadanych zabezpieczeń, np. poprzez aneksowanie polisy. Ponadto kierowca realizujący przewóz danym pojazdem musi być w posiadaniu wypisu z licencji. Równie ważne jest kontrolowanie terminów badań technicznych pojazdów oraz tachografów (w tym drugim przypadku co 2 lata). Systematyczna kontrola terminów pozwala uniknąć sytuacji, w której wymagany dokument utraci ważność.

WAŻNE: Zatrzymanie do kontroli pojazdu bez ważnego badania technicznego (w przypadku pojazdu, nie tachografu) jest kwalifikowane jako najpoważniejsze naruszenie (NN). Może skutkować unieruchomieniem pojazdu do czasu wykonania badania technicznego, nałożeniem wysokiej kary finansowej na przedsiębiorstwo oraz wszczęciem postępowania administracyjnego. W jego następstwie przedsiębiorca może utracić dobrą reputację, a w dalszej kolejności również licencję.

Nie tylko pojazdy – znaczenie ma również dokumentacja kierowców

Kontrola może obejmować także dokumenty związane z samymi kierowcami. Dlatego warto mieć porządek w teczkach osobowych i prowadzić dla kierowców odrębny terminarz.

Szczególne znaczenie ma prawo jazdy kierowcy oraz aktualne orzeczenie lekarskie i psychologiczne. Każdy z tych dokumentów powinien zachowywać ważność. Ich brak lub wygaśnięcie może powodować konsekwencje zarówno dla kierowcy, jak i przedsiębiorcy, a nawet dla osoby zarządzającej transportem.

Karta kierowcy również posiada określony termin ważności. Jest wydawana na okres 5 lat, dlatego przedsiębiorca powinien mieć na uwadze datę jej wygaśnięcia. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której kierowca rozpocznie przewóz z nieważną kartą lub utraci jej ważność w trakcie wykonywania trasy (nie będąc jeszcze w posiadaniu nowej). Aby zachować ciągłość wykonywania przewozów, wniosek o wydanie nowej karty powinien zostać złożony z odpowiednim wyprzedzeniem.

WAŻNE: Prowadzenie pojazdu bez zalogowanej karty kierowcy lub posługiwanie się kartą należącą do innej osoby stanowi najpoważniejsze naruszenie (NN). Może skutkować unieruchomieniem pojazdu, zatrzymaniem prawa jazdy kierowcy, nałożeniem wysokiej kary finansowej na przedsiębiorstwo, a także wszczęciem postępowania administracyjnego, którego konsekwencją może być utrata dobrej reputacji, a w dalszej kolejności również licencji.

Zgłoszenia kierowców w systemie IMI – obowiązek, którego nie można pominąć

Kierując kierowców do wykonywania przewozów poza granicami Polski, przedsiębiorca nie może zapominać o prawidłowym zgłoszeniu ich w systemie IMI. Przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby zgłoszenia były kompletne i zawierały wszystkie wymagane informacje, w tym m.in. dane kierowcy, numer pojazdu rejestracyjnego oraz kraj wykonywania przewozu. Istotne jest również pilnowanie terminu ważności takiego zgłoszenia, a także aktualizowanie wymaganych danych, jeżeli uległy one zmianie.

Brak wymaganego zgłoszenia lub błędne informacje zawarte w zgłoszeniu mogą prowadzić do problemów podczas kontroli oraz nałożenia wysokich kar finansowych. Dlatego systematyczna weryfikacja poprawności i aktualności zgłoszeń w systemie IMI powinna być stałym elementem organizacji przewozów międzynarodowych.

Dokumenty przewozowe i zasady dotyczące przewozów kabotażowych

Podczas kontroli sprawdzana może być również dokumentacja związana z realizowanymi przewozami. Szczególne znaczenie mają dokumenty potwierdzające wykonanie transportu, w tym listy przewozowe CMR. Przedsiębiorca powinien zadbać o ich kompletność oraz zgodność z faktycznie wykonywanym przewozem. Kontrolujący mogą odtworzyć przebieg trasy na podstawie zapisów z tachografu, w tym danych lokalizacyjnych rejestrowanych przez wbudowany moduł GNSS.

Weryfikacji może podlegać również prawidłowość wykonywania przewozów kabotażowych oraz przestrzeganie ograniczeń związanych z kolejnymi operacjami transportowymi. Istotnym elementem jest zasada cooling-off, czyli 4-dniowy okres karencji po wykonaniu dopuszczalnych przewozów kabotażowych w danym państwie członkowskim UE. Po zakończeniu ostatniej operacji kabotażowej ten sam pojazd nie może wykonywać kolejnych przewozów kabotażowych na terytorium tego państwa przez okres 4 kolejnych dni.

Przed rozpoczęciem kolejnego kabotażu przedsiębiorca powinien sprawdzić liczbę wykonanych operacji, datę zakończenia ostatniego przewozu oraz to, czy upłynął wymagany okres cooling-off. Należy pamiętać, że samo zachowanie limitu 3 operacji kabotażowych w ciągu 7 dni od rozładunku przewozu międzynarodowego nie oznacza możliwości wykonania kolejnego kabotażu, jeżeli nie zakończył się jeszcze okres karencji.

Kompletna dokumentacja przewozowa, prawidłowe listy CMR oraz kontrola obowiązujących ograniczeń pozwalają lepiej przygotować firmę do kontroli i szybciej wykazać zgodność realizowanych przewozów z wymaganiami.

Dane z tachografów wymagają regularnej kontroli

Jednym z najczęściej analizowanych obszarów pozostaje czas pracy kierowców. Dlatego bieżące monitorowanie zapisów na kartach kierowców i w tachografach powinno stanowić stały element organizacji pracy przedsiębiorstwa.

Podczas analizy warto zwracać uwagę na przestrzeganie norm czasu jazdy oraz prawidłowe wykorzystywanie przerw i odpoczynków. A także terminowość pobierania danych oraz ich kompletność. Istotne jest również wychwytywanie sytuacji, w których pojazd był prowadzony bez zalogowanej karty kierowcy. A także komunikaty oraz usterki zapisane przez urządzenie. W przypadku wykrycia nieprawidłowości może być konieczne skierowanie pojazdu do serwisu tachografów w celu wykonania odpowiedniej naprawy lub aktualizacji urządzenia.

Regularna analiza zapisów pozwala na wcześniejsze wykrycie ewentualnych nieprawidłowości oraz podjęcie odpowiednich działań jeszcze przed kontrolą drogową. Systematyczne monitorowanie czasu pracy umożliwia identyfikację naruszeń, wyciągnięcie wniosków oraz wdrożenie działań korygujących, takich jak dodatkowe przeszkolenie kierowcy. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko wystąpienia podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

Podsumowanie

Przygotowanie przedsiębiorstwa transportowego do kontroli po 1 lipca 2026 r. wymaga przede wszystkim systematycznego podejścia do dokumentacji. A także organizacji pracy oraz monitorowania wykonywanych przewozów. Sama kontrola nie powinna być traktowana jako jednorazowe wydarzenie, ale jako sprawdzian prawidłowo funkcjonujących procedur obowiązujących w firmie.

Regularna weryfikacja dokumentów przedsiębiorstwa i kierowców, kontrola zgłoszeń w systemie IMI, analiza zapisów z tachografów, sprawdzanie dokumentacji przewozowej oraz przestrzeganie zasad dotyczących kabotażu pozwalają wcześniej wykrywać potencjalne nieprawidłowości.

Dobrze przygotowany przewoźnik to taki, który na bieżąco kontroluje swoje obowiązki, reaguje na pojawiające się problemy i wdraża działania zapobiegawcze. Systematyczna praca nad zgodnością działalności transportowej pozwala ograniczyć ryzyko naruszeń oraz spokojniej podejść do każdej kontroli.

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.