Rozliczanie czasu pracy kierowców to jedno z kluczowych zadań w branży transportowej, mające bezpośredni wpływ na efektywność i zgodność z przepisami. Niestety, złożoność przepisów oraz dynamiczne zmiany w stawkach płac i regulacjach sprawiają, że w tym procesie łatwo o błędy. Poniżej przedstawiamy siedem najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas rozliczania czasu pracy kierowców, oraz wskazówki, jak ich unikać.

Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie? Skontaktuj się z nami

Złe stawki płac zagranicznych

Rozliczanie wynagrodzeń kierowców pracujących za granicą jest skomplikowane z uwagi na dynamicznie zmieniające się stawki płacowe w różnych krajach. Brak bieżącej aktualizacji tych stawek może prowadzić do błędów w obliczeniach, skutkując niedopłatami lub nadpłatami. Ważne jest, aby firmy transportowe regularnie śledziły i aktualizowały przepisy dotyczące płac w krajach, w których ich kierowcy wykonują swoje obowiązki. W praktyce oznacza to konieczność ciągłego monitorowania zmian prawnych i ekonomicznych w poszczególnych krajach.

Brak danych za pełny miesiąc

Dokładne rozliczenie czasu pracy kierowców wymaga kompletnych danych obejmujących cały miesiąc. Często jednak zdarza się, że na koniec miesiąca brakuje pełnych informacji, np. o przepracowanych godzinach, urlopach, czy nieobecnościach. Takie luki w danych mogą powodować konieczność późniejszych korekt, co z kolei prowadzi do dodatkowych komplikacji i potencjalnych błędów. Ważne jest, aby firmy miały systemy pozwalające na bieżące uzupełnianie i weryfikowanie danych.

Brak informacji o umowach, zatrudnieniu, urlopach i nieobecnościach

Często spotykanym problemem jest brak pełnej dokumentacji dotyczącej umów z kierowcami, ich zatrudnienia, a także urlopów i innych nieobecności. Braki te prowadzą do nieścisłości w rozliczeniach, ponieważ bez aktualnych i dokładnych informacji trudno jest prawidłowo obliczyć wynagrodzenie oraz czas pracy. Firmy muszą dbać o rzetelne prowadzenie ewidencji wszystkich umów, aktualizacji informacji o zatrudnieniu oraz regularne rejestrowanie urlopów i nieobecności.

Kierowca przesyła tylko starą kartę, gdy jeździ na nowej

Kierowcy otrzymują nowe karty do rejestracji czasu pracy, jednak zdarza się, że przesyłają pliki tylko z poprzednich kart, zaniedbując dostarczanie danych z nowej karty. Powoduje to opóźnienia w przesyłaniu aktualnych informacji i prowadzi do nieprawidłowych obliczeń czasu pracy. Ważne jest, aby kierowcy byli odpowiednio szkoleni i regularnie przypominano im o konieczności przesyłania aktualnych danych z nowej karty.

Brak poprawnie rozpisanych załadunków i rozładunków

Dokładne i czytelne rozpisanie miejsc załadunku i rozładunku jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy kierowców. Błędy w określeniu krajów, w których odbywają się te operacje, oraz mylenie miejsc załadunku i rozładunku mogą prowadzić do nieścisłości w obliczeniach. Firmy powinny zwracać szczególną uwagę na dokładność dokumentacji logistycznej, aby uniknąć takich błędów.

Brak kontaktu z firmą, która zleca rozliczenie

Regularny kontakt z firmą zlecającą rozliczenie jest kluczowy dla uniknięcia błędów i opóźnień. Brak komunikacji może prowadzić do sytuacji, w których rozliczenia są wysyłane na początku miesiąca, ale później brakuje dostępu do aktualnych danych, co powoduje błędy w obliczeniach. Zleceniodawcy powinny dbać o utrzymanie stałego kontaktu z zleceniobiorcą i zapewniać przepływ informacji niezbędnych do dokładnych rozliczeń.

Brak ewidencji godzin dla kierowców busów/kontrolbuchy z pracą powyżej 15 godzin

Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji godzin pracy kierowców busów, zwłaszcza w kontekście „częstej” pracy powyżej 15 godzin, może prowadzić do poważnych naruszeń przepisów dotyczących czasu pracy. Brak dokładnych rejestrów (takich jak kontrolbuchy) może skutkować nieprawidłowymi obliczeniami czasu pracy, co z kolei może prowadzić do niezgodności z przepisami bezpieczeństwa drogowego oraz naruszeń norm prawnych dotyczących maksymalnego dopuszczalnego czasu prowadzenia pojazdu. Firmy transportowe muszą zapewniać, aby kierowcy busów prawidłowo i systematycznie rejestrowali swoje godziny pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć sankcji oraz zagrożeń dla bezpieczeństwa.

Podsumowując 

Rozliczanie  czasu pracy kierowców to zadanie, które wymaga nie tylko precyzji, ale także ciągłej aktualizacji wiedzy na temat obowiązujących przepisów i stawek płacowych. Błędy popełniane w tym obszarze mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych dla firm transportowych. Dlatego tak ważne jest, aby unikać wymienionych powyżej pułapek. Regularne szkolenia, aktualizacja systemów rozliczeniowych, mogą znacząco poprawić dokładność i zgodność z przepisami.

Zapraszamy do skorzystania z naszej usługi rozliczania czasu pracy kierowców.