Najczęstsze obawy przewoźników dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców busów po zmianach w 2026 – fakty i mity
Co znajdziesz w tym artykule?
Od 1 lipca 2026 roku pojazdy lub zespoły pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym, podkreślmy – tylko dla przewozu rzeczy w celach zarobkowych, będą obowiązkowo musiały być wyposażone w tachografy inteligentne II generacji – urządzenie rejestrujące m.in. czas pracy kierowcy, odpoczynki, lokalizację pojazdu. W tych właśnie pojazdach będzie miało zastosowanie Rozporządzenia 561/2006 (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 roku (regulacje dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku).
Rzeczywiste zmiany, których obawiają się przedsiębiorcy:
1.1. Nowe obowiązki kierowców
Związane z logowaniem i wylogowaniem własnej karty kierowcy, bieżącą obsługą tachografu, sporządzaniem wydruków, postępowaniem w przypadku awarii tachografu lub uszkodzonej karty, przestrzeganiem norm wynikających nie tylko z Rozporządzenia 561/2006, ale również z Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców.
1.2. Zwiększona odpowiedzialność przedsiębiorców
Za potencjalne naruszenia ze strony kierowców, dlatego bardzo ważnym są szkolenia kierowców z obsługi tachografu i norm czasu pracy. Sankcje będą nakładane przez Inspekcję Transportu Drogowego, Państwową Inspekcję Pracy, a także służby zagraniczne na terenie całej UE.
1.3. Konieczność bardziej precyzyjnego planowania tras
Planowanie tran musi obywać się w taki sposób, aby kierowcy mogli trzymać się utrwalonych zasad wynikających przepisów.
1.4. Wymóg terminowego pobierania danych
Analizy poprawności zapisów i archiwizacji danych zarówno z kart kierowców i tachografów (odczyty z kart kierowców muszą być pobierane co najpóźniej co 28 dni kalendarzowych, z tachografów najpóźniej co 90 dni kalendarzowych, archiwizacja danych min. przez rok czasu). Niesie to również ze sobą obowiązek wyrobienia karty przedsiębiorstwa i zablokowania z jej pomocą tachografu.
1.5. Potrzeba zainwestowania w systemy do rozliczania czasu pracy kierowców oraz dostosowania narzędzi kadrowo-płacowych
Czas pracy będzie rozliczany na podstawie danych zarejestrowanych przez tachograf, a nie – jak dotychczas – na podstawie „kontrollbuchów” wypełnianych ręcznie przez kierowców. Alternatywnym rozwiązaniem jest zlecenie usługi firmie zewnętrznej (outsourcing), dzięki czemu przedsiębiorca może nie tylko skupić się na kluczowych dla firmy obszarach i liczyć na obniżone koszty, ale przede wszystkim uzyskuje dostęp do specjalistycznej wiedzy.
1.6. Potencjalna aktualizacja teczek kierowców
W związku z nadchodzącymi zmianami kierowcy pojazdów o DMC poniżej 3,5 tony będą traktowani jak kierowcy pojazdów ciężarowych. Stosowanie nowych przepisów może wymusić na przedsiębiorcach wdrożenie nowych i modyfikacji innych dokumentów, a także zmiany w składnikach wynagrodzenia.
1.7. Rosnące ryzyko sporów i roszczeń z kierowcami o wynagrodzenia
Ddlatego warto zadbać o prawidłowe rozliczenia. Podstawą będą dane zarejestrowane przez tachograf oraz prowadzona w oparciu o te dane ewidencja czasu pracy (obowiązek jej archiwizowania wynosi aż 10 lat).
O tym co ludzie mówią i powielają. Fakty czy mity?
2.1. Obowiązkowe tachografy dla wszystkich busów
Nieprawdą jest, że wszystkie pojazdy od 2,5 t do 3,5 t będą zobowiązane posiadać tachograf. Obowiązek będzie dotyczył tylko pojazdu lub zestawu pojazdów realizującego przewóz drogowy rzeczy w transporcie międzynarodowym oraz kabotażowym. Wyłączony będzie przewóz na potrzeby własne, przewóz krajowy oraz przewóz osób pojazdem przeznaczonym do przewozu nie więcej jak 9 osób włącznie z kierowcą.
2.2. Kosztowna wymiana tachografów i ograniczona dostępność
Tak, jest to prawda, ale dużo zależy od samego przewoźnika. Instalacja tachografu z pewnością okaże się znacznym wydatkiem, zwłaszcza jeśli firma posiada większą flotę. Aby ograniczyć ryzyko problemów związanych z opóźnieniami, dostępnością części i rosnącymi cenami, przewoźnicy mogą rozważyć montaż tachografu już teraz. Im bliżej granicznego terminu, tym trudniej będzie wstrzelić się w grafik serwisu tachografów, co może skutkować przymusowym przestojem.
2.3. Skrócenie czasu jazdy
Nieprawdą jest, że dopuszczalny dzienny czas prowadzenia pojazdu miałby zostać skrócony z 9 do 8 godzin. Podobnie jak maksymalne prowadzenie pojazdu bez wymaganej przerwy – czas 4,5 godziny nie zostanie zmniejszony do 4 godzin. Tego typu informacje są niezgodne z obowiązującymi przepisami Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 i pochodzą z nierzetelnych, fałszywych źródeł.
2.4. Kontrolujący będą karać za każde przekroczenie
Tak, zgadza się. Kontrola w przypadku busów będzie bardziej rygorystyczna niż do tej pory. Dane związane m.in. z czynnością prowadzenia pojazdu bądź odpoczynku zostaną zarejestrowane w pamięci urządzenia – wszelkie nieprawidłowości będzie można bardzo łatwo wykryć.
2.5. Normy czasu jazdy i odpoczynku ograniczą elastyczność busów
Od 1 lipca 2026 roku przewoźnicy będą musieli dostosować busy do nowych przepisów, co w pewnym stopniu ograniczy ich swobodę. Wcześniej firmy nie rejestrowały czasu pracy kierowców, dlatego rzeczywisty czas pracy mógł pozostawać nieujawniony. Przepisy są jednak znane i przewidywalne, dlatego przewoźnicy mogą planować trasy oraz organizować pracę kierowców w sposób efektywny. Takie podejście pozwala wykorzystać obowiązujące normy i ograniczyć potencjalne komplikacje.
2.6. Będziemy musieli delegować kierowców i płacić im płacę minimalną w kraju docelowym
Aktualnie, pomimo braku konieczności stosowania tachografów w busach, wynagrodzenie kierowców delegowanych do pracy w innych krajach UE i tak musi zostać wyrównane do stawki obowiązującej na terytorium danego kraju. Tak więc ten obowiązek nie ulegnie zmianie. Różnica będzie taka, że dzięki czynnościom rejestrowanym przez tachograf operacje transportowe staną się nieporównywalnie bardziej przejrzyste nie tylko dla osób rozliczających czas pracy, ale przede wszystkim dla służb kontrolnych.
2.7. Trudne rozliczanie czasu pracy kierowców
Rzeczywiście, rozliczanie czasu pracy wydaje się być sporym wyzwaniem i dla wielu przedsiębiorców z pewnością będzie obciążeniem kadrowym i administracyjnym. Nowe obowiązki mogą sparaliżować, dlatego bardzo dobrym, i niekiedy niezbędnym, rozwiązaniem zdaje się być nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną. Doświadczenie i wiedza osób rozliczających czas pracy na co dzień mogą okazać się niezwykle cenne.
Podsumowanie
Zmiany, które wejdą w życie 1 lipca 2026 roku, bez wątpienia oznaczają nową rzeczywistość dla przewoźników realizujących przewozy drogowe busami. Wiele obaw funkcjonujących dziś w branży transportowej wynika z niepełnych informacji oraz mitów powielanych bez oparcia w przepisach. Przepisy wprowadzają nowe obowiązki organizacyjne, techniczne oraz administracyjne i znacząco zaostrzają kontrolę czasu pracy kierowców. Jednocześnie regulacje nie wprowadzają rewolucji w normach czasu jazdy i odpoczynku, które od lat obowiązują w transporcie ciężkim.
