Najczęstsze pytania pracowników HR dotyczące rozliczania i ewidencji czasu pracy kierowców
Co znajdziesz w tym artykule?
Rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy kierowców zawodowych to jeden z najbardziej złożonych obszarów firm transportowych. W artykule odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące kluczowych aspektów: ewidencji, limitów czasu pracy, godzin nadliczbowych i zasad wynikających z przepisów krajowych oraz Pakietu Mobilności.
Dlaczego ewidencja czasu pracy kierowcy jest obowiązkowa?
Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców oraz kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy kierowcy. Dokumentacja ta służy nie tylko prawidłowemu naliczeniu wynagrodzenia, ale także stanowi dowód w razie kontroli PIP lub ITD.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy?
Ewidencja kierowcy zatrudnionego musi obejmować:
- liczba przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
- dni wolne i tytuł ich udzielenia, a także wszelkie nieobecności.
W przypadku kierowców niepozostających w stosunku pracy w ewidencji uwzględniamy jedynie czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, w którym pozostają na swoich stanowiskach pracy, będąc do dyspozycji podmiotu, dla którego świadczą usługę przewozu drogowego i wykonują określone czynności m.in. prowadzenie pojazdu, załadunek i rozładunek, czynności spedycyjne (art. 26b ustawy o czasie pracy kierowców).
Do ewidencji wykorzystuje się pozyskane dane z tachografów cyfrowych, karty kierowcy, tarczki analogowe (wykresówki), wydruki, zaświadczenia i inne dokumenty przewozowe.
Godziny nadliczbowe kierowców – kiedy występują i jak są rozliczane?
Godziny nadliczbowe występują, gdy kierowca przekroczy:
- dobowy wymiar pracy – zgodny z jego rozkładem (standardowo 8 godzin, ale w systemie równoważnym może to być nawet 12 godzin),
- przeciętny tygodniowy wymiar czasu pracy – najczęściej 40 godzin (lub inny wynikający z etatu i okresu rozliczeniowego).
Bardzo duże znaczenie ma zastosowanie wybranego systemu i rozkładu czasu pracy, a także okresu rozliczeniowego.
Jak wygląda rekompensata nadgodzin?
- Dodatek pieniężny:
- 100% – za nadgodziny w nocy, niedziele, święta i przekroczenia normy tygodniowej,
- 50% – za inne godziny nadliczbowe.
- Czas wolny:
- na wniosek pracownika – 1:1 (jedna godzina wolnego za jedną nadgodzinę),
- na polecenie pracodawcy – 1:1,5 (półtorej godziny wolnego za jedną nadgodzinę).
Jaki jest limit nadgodzin?
Obecnie, zgodnie z art. 151 § 3 kodeksu pracy, roczny limit godzin nadliczbowych wynosi 150 godzin. Dla kierowców zawodowych limit ten jest wyższy i wynosi 260 godzin w roku kalendarzowym. Istnieje jednak możliwość jego zwiększenia – w przypadku odpowiednich zapisów w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub umowie o pracę. W szczególnych sytuacjach limit roczny może zostać podwyższony nawet do 416 godzin, co jest związane z podniesieniem dopuszczalnej średniotygodniowej normy czasu pracy do 48 godzin.
Dobowy, tygodniowy i dwutygodniowy czas jazdy – jakie są limity?
Dobowy czas jazdy:
- standardowo: maksymalnie 9 godzin dziennie,
- wyjątkowo 2 razy w tygodniu: 10 godzin,
- z możliwością przedłużenia jazdy o 1–2 godziny podczas powrotu do bazy (zgodnie z Pakietem Mobilności), pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych (wydruk z tachografu) oraz zachowania odpowiednich okresów odpoczynku i bezpieczeństwa na drodze (art. 12 rozporządzenia nr 561/2006).
Tygodniowy czas jazdy:
- maksymalnie 56 godzin jazdy tygodniowo.
Dwutygodniowy czas jazdy:
- łączny limit: 90 godzin jazdy w dwóch kolejnych tygodniach,
- limit ten nie może zostać przekroczony, nawet gdy korzysta się z przedłużenia czasu jazdy o 1 lub 2 godziny na powrót do bazy, wynikającego z Pakietu Mobilności.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację czasu pracy kierowcy?
Zgodnie z kodeksem pracy, jak i z ustawą o czasie pracy kierowców, ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat po zakończeniu okresu ją objętego, w formie elektronicznej lub papierowej. Dla przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez tego przedsiębiorcę, lecz wykonujących przewozy na jego rzecz – okres przechowywania ewidencji wynosi 2 lata po zakończeniu okresu ją objętego.
