Rozliczanie czasu pracy kierowców w firmach transportowych jest zadaniem wieloaspektowym, wymagającym ścisłego przestrzegania przepisów prawa pracy oraz regulacji unijnych. Pracodawcy muszą dokładnie monitorować czas pracy, odpoczynku oraz przestojów, a także prawidłowo naliczać wynagrodzenia, dodatki i odprowadzać składki. Poniżej omówione zostaną szczegółowo główne obowiązki pracodawcy.

Przygotowywanie ewidencji czasu pracy kierowców

Ewidencja czasu pracy kierowców jest kluczowym elementem zarządzania flotą pojazdów oraz przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku kierowców. Jest to proces dokumentowania wszystkich godzin pracy, przerw oraz odpoczynków kierowców zawodowych, które są istotne z punktu widzenia prawa pracy oraz przepisów dotyczących transportu drogowego. Powinna zawierać szczegółowe informacje takie jak:

• Czas prowadzenia pojazdu: Przepisy unijne, w tym rozporządzenie (WE) nr 561/2006, określają maksymalny czas prowadzenia pojazdu, który nie powinien przekraczać 9 godzin dziennie.
• Przerwy w pracy: Kierowcy są zobowiązani do regularnych przerw – po 4,5 godzinach jazdy muszą zrobić co najmniej 45 minut przerwy.
• Okresy odpoczynku: Obejmuje to dzienne i tygodniowe okresy odpoczynku, które wynoszą odpowiednio minimum 11 godzin dziennie i 45 godzin tygodniowo.
• Inne aktywności: Dotyczy to wszelkich innych czynności związanych z wykonywaniem pracy, takich jak załadunek, rozładunek, kontrola pojazdu itp.

Współcześnie firmy transportowe coraz częściej korzystają z systemów telematycznych, które automatycznie rejestrują te dane, co znacznie ułatwia prowadzenie ewidencji. 

Co ważne  przygotowywanie ewidencji czasu pracy kierowców jest obligatoryjne bez względu na formę zatrudnienia. Jeśli współpracujesz z kierowcami na podstawie umowy B2B pamiętaj, ze jesteś odpowiedzialny za przygotowanie ewidencji i przekazanie jej również kierowcy.

Składniki wynagrodzenia kierowców

Pracodawca odpowiada za wypłacenie wynagrodzenia, które zawiera wszystkie należne pracownikowi składniki.

Wynagrodzenie kierowców składa się z kilku kluczowych elementów:

• Podstawa wynagrodzenia: Określona w umowie o pracę, stanowi stałą pensję za wykonanie określonej liczby godzin pracy.
• Dieta i ryczałt za noclegi: Są to świadczenia z tytułu podróży służbowych, które rekompensują koszty związane z wyżywieniem i noclegiem poza miejscem zamieszkania. Uwaga: Obowiązuje to tylko i wyłącznie w transporcie krajowym. Przypominamy, że aktualna stawka pełnej diety krajowej to 45zł, natomiast za ryczałt noclegowy to 67,50zł.
• Dodatek za nadgodziny: Kierowcy często pracują w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia podstawowego.
• Premia i nagrody: Mogą obejmować premię za ekonomiczną jazdę czy też premię uznaniową.
• Dodatek za dyżur: Dodatek za dyżur w wynagrodzeniu kierowcy to dodatkowe wynagrodzenie przysługujące kierowcom za czas, w którym pozostają w gotowości do wykonywania pracy, ale faktycznie jej nie wykonują. Dyżur może mieć miejsce zarówno w trakcie jazdy, jak i poza nią, na przykład podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek.
• Dodatek za prace zagraniczne: Dodatek do wynagrodzenia kierowców za płace zagraniczne jest formą rekompensaty finansowej przyznawaną kierowcom wykonującym swoje obowiązki poza granicami kraju, gdzie stawki płac mogą być wyższe niż w ich ojczyźnie. Ten rodzaj dodatku ma na celu wyrównanie różnic w kosztach życia i standardach płacowych między różnymi krajami. 

Wyliczenie płac zagranicznych

Kierowcy pracujący za granicą muszą otrzymywać wynagrodzenie zgodne z minimalnymi stawkami wynagrodzenia obowiązującymi w krajach, w których wykonują pracę. Pracodawcy muszą znać przepisy dotyczące wynagrodzenia minimalnego w poszczególnych krajach UE i dostosować płace kierowców odpowiednio do tych przepisów.

Ponadto, należy prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy spędzonego w każdym kraju, aby właściwie naliczyć diety i dodatki. Pracodawcy muszą również przestrzegać przepisów dotyczących delegowania pracowników, co oznacza między innymi zapewnienie odpowiednich warunków pracy i płacy, zgodnie z dyrektywą o delegowaniu pracowników. Ważne jest również , aby pracodawca przygotował dla kierowcy zgłoszenie delegowania.

Prawidłowo odprowadzane składki

Prawidłowe odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz podatków jest kluczowym obowiązkiem pracodawcy. Obejmuje to:

• Składki ZUS: Pracodawca musi odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki te są obliczane na podstawie wynagrodzenia brutto kierowcy.
• Zaliczki na podatek dochodowy (PIT): Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W przypadku kierowców pracujących za granicą, konieczne może być uwzględnienie przepisów międzynarodowych i umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przygotowanie zgłoszenia delegowania kierowców

Powszechnie wiadomo, że od lutego 2022r. w Unii Europejskiej obowiązuje system zgłoszenia delegowania IMI. Pracodawca ma obowiązek przygotować zgłoszenie delegowania kierowcy w krajach UE, gdzie będzie wykonywał kabotaże i cross-trade. Dodatkowo przypominamy o obowiązku zgłoszenia dla kierowców wykonujących przewozy na terenie Francji pojazdami do 3,5 t. Zgłoszenie SIPSI jest obowiązkowe do czasu gdy w pojazdach do 3,5t będą montowane tachografy. Obowiązek ten nastąpi do 01.07.2026r. Do tego czasu należy zgłaszać wszystkich kierowców na umowach o pracę, zlecenie czy B2B. Aby takie zgłoszenie SIPSI mogło być aktywne należy posiadać przedstawiciela na ternie Francji. Jeżeli nie posiadasz swojego przedstawiciela i chcesz wykonać zgłoszenie – skontaktuj się z Nami. 

Rozliczanie czasu pracy kierowców oraz związane z tym obowiązki są niezwykle skomplikowane i wymagają dużej dokładności oraz znajomości przepisów prawa pracy i przepisów unijnych. Pracodawcy muszą prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy, prawidłowo naliczać wynagrodzenia oraz dodatki, a także terminowo odprowadzać odpowiednie składki i podatki. Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W związku z tym, firmy transportowe powinny inwestować w nowoczesne systemy telematyczne oraz korzystać z usług biur specjalizujących się  w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców i  prawa pracy, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.