Pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy – terminy i obowiązki przewoźnika

Pobieranie i archiwizowanie danych z tachografu oraz kart kierowców to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy wykonującego przewozy drogowe. Regularne odczytywanie danych pozwala nie tylko spełnić wymagania prawne, ale również na bieżąco analizować czas pracy kierowców. Weryfikować spójność danych zarejestrowanych przez tachograf i przygotować ewidencję czasu pracy na wypadek kontroli w przedsiębiorstwie.

Jak często należy pobierać dane?

Przepisy określają maksymalne odstępy pomiędzy kolejnymi pobraniami danych. Dane z jednostki pojazdowej należy pobierać nie rzadziej niż co 90 dni. Natomiast dane z karty kierowcy – nie rzadziej niż co 28 dni. Co ważne, oficjalne stanowisko Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego dowodzi, że przy obliczaniu tych okresów bierze się pod uwagę dni, w których zarejestrowano aktywność. W takiej sytuacji nie mówimy o dniach kalendarzowych, lecz dniach aktywności kierowcy (dane z karty kierowcy) bądź pojazdu (dane z tachografu). Dane należy pobierać w sposób zapewniający ich kompletność i zapobiegający ich utracie.

W praktyce warto jednak przyjąć własny, regularny harmonogram pobierania danych, zamiast czekać do ostatniego możliwego terminu. Dzięki temu przedsiębiorca ogranicza ryzyko przeoczenia terminu i problemów z odczytem danych

Nie tylko regularny termin – kiedy trzeba pobrać dane dodatkowo?

W określonych sytuacjach nie należy czekać do upływu 28 czy 90 dni. Pobranie danych powinno nastąpić również wtedy, gdy może dojść do ich utraty albo przedsiębiorca traci możliwość dalszego dostępu do danych związanych z pojazdem lub kierowcą.

Szczególnej uwagi wymagają między innymi następujące sytuacje. 

Sprzedaż lub przekazanie pojazdu – przed przekazaniem pojazdu w ręce innego właściciela trzeba zadbać o kompletne pobranie danych z tachografu. Pozwala to zachować dokumentację dotyczącą okresu, w którym pojazd pozostawał w dyspozycji przedsiębiorcy.

Zakończenie współpracy z kierowcą – po zakończeniu pracy kierowcy w firmie należy pobrać dane z jego karty po raz ostatni, aby zachować pełny zakres informacji dotyczących okresu zatrudnienia lub współpracy. Jest to szczególnie istotne, ponieważ późniejszy dostęp do karty kierowcy może być utrudniony.

Demontaż, wymiana lub wycofanie tachografu z użytkowania. – Jeżeli tachograf ma zostać zdemontowany, wymieniony na nowy albo istnieje ryzyko utraty zapisanych w nim danych, należy zadbać o ich pobranie przed wykonaniem tych czynności. Przepisy dotyczące tachografów przewidują pobieranie danych w sytuacji zagrożenia ich utratą, w szczególności przy wycofaniu urządzenia z użytkowania.

Podobna zasada obowiązuje w przypadku poważnej awarii urządzenia lub innych zdarzeń, które mogą uniemożliwić późniejszy odczyt zapisanych informacji.

Dane trzeba nie tylko pobrać, ale również przechowywać

Samo pobranie plików z tachografu i karty kierowcy nie kończy obowiązków przedsiębiorcy. Dane powinny być przechowywane w oryginalnym formacie. A także zabezpieczone przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych. A także uporządkowane w sposób umożliwiający ich późniejsze odczytanie i przedstawienie podczas kontroli.

Warto więc wdrożyć w firmie stałą procedurę: regularne pobieranie → kontrola poprawności danych (ich kompletność) → bezpieczne archiwizowanie → monitorowanie terminów.

Prawidłowo prowadzona archiwizacja danych z tachografów to nie tylko obowiązek formalny, ale przede wszystkim zabezpieczenie przedsiębiorcy na wypadek kontroli. A także możliwość wykazania, że ewidencja czasu pracy kierowców była prowadzona prawidłowo.

WAŻNE: Pobrane dane należy archiwizować za okres co najmniej 365 ostatnich dni.

Pobieranie i archiwizowanie – czy na tym koniec?

Zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE) nr 165/2014 przedsiębiorstwo transportowe jest zobowiązane do przeprowadzania regularnych kontroli. Dzieje się to w celu zapewnienia właściwego użytkowania tachografów przez swoich kierowców.

Z kolei art. 10 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 wskazuje, że kontrole te powinny obejmować również przestrzeganie przepisów dotyczących norm czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku.

Bieżąca weryfikacja wszystkich pobieranych przez przedsiębiorstwo danych jest zatem niezbędna do wykrywania ewentualnych naruszeń i podejmowania odpowiednich działań korygujących. Samo pobranie i archiwizowanie danych z tachografu nie jest wystarczające. Równie istotna jest ich analiza oraz właściwa reakcja na stwierdzone nieprawidłowości.