Rozliczanie czasu pracy kierowców busów – jak robić to zgodnie z prawem? Przygotuj się na rok 2026

Już od 1 lipca 2026 roku branżę transportową czeka rewolucyjna zmiana. Kierowcy busów o DMC powyżej 2,5 tony wykonujący międzynarodowy transport zarobkowy będą musieli przestrzegać tych samych przepisów, które dotychczas obowiązywały wyłącznie kierowców ciężarówek. Zmiany wynikają z unijnego Pakietu Mobilności, który wprowadza obowiązek montażu tachografów, przestrzegania norm czasu pracy z rozporządzenia 561/2006, oraz prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców.

To koniec „wolności” busów. Od lipca 2026 roku, jeśli Twój pojazd spełnia kryteria, będzie formalnie traktowany jak ciężarówka – zarówno przez przepisy, jak i służby kontrolne. Oto co musisz wiedzieć i zrobić, by uniknąć kar.

Kogo dotyczą zmiany?

Zmiany obejmują wszystkie pojazdy o DMC powyżej 2,5 tony, wykorzystywane zarobkowo w międzynarodowym transporcie rzeczy lub osób, w tym:

• Busy dostawcze kategorii N1 (np. Fiat Ducato, Renault Master),
• Pojazdy z przyczepami, których łączna DMC przekracza 2,5 tony,
• Busy przystosowane do przewozu więcej niż 9 osób (łącznie z kierowcą) – w przewozach międzynarodowych i kabotażowych.

Nie dotyczy:

• Przewozów krajowych busami do 3,5 t,
• Przewozów na potrzeby własne, jeżeli prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd,
• Pojazdów używanych prywatnie (np. kampery),
• Mikrobusów do 9 osób – nawet w transporcie międzynarodowym.

Tachografy w busach – nowe obowiązki. Co to oznacza w praktyce?

Od lipca 2026 każdy bus, który spełnia powyższe warunki, musi być wyposażony w tachograf – a dokładnie inteligentny tachograf drugiej generacji G2V2. Urządzenie to:

• Rejestruje czas jazdy, pracy, odpoczynku, prędkość i lokalizację,
• Pozwala na zdalną kontrolę danych przez służby,
• Jest obowiązkowy zarówno w nowych, jak i już eksploatowanych pojazdach.

Instalacja musi odbywać się w autoryzowanym serwisie, a tachograf musi zostać skalibrowany i zalegalizowany.

Obowiązki kierowcy busa od 2026 roku

Karta kierowcy
Każdy kierowca musi posiadać kartę kierowcy wydawaną przez PWPW. Koszt to 172,20 zł. Bez niej nie może korzystać z tachografu.

Szkolenie z obsługi tachografu
   Kierowca musi umieć:

• Obsługiwać tryby jazdy, pracy, dyspozycji, odpoczynku,
• Wprowadzać kraj rozpoczęcia i zakończenia,
• Uzupełniać wpisy manualne,
• Sporządzać wydruki z urządzenia,
• Reagować na błędy i ostrzeżenia tachografu.

 Dokumenty do kontroli
    Kierowca musi posiadać przy sobie:

• Kartę kierowcy,
• Prawo jazdy odpowiedniej kategorii (z założenia kat. B),
• Wypis z licencji wspólnotowej,
• Dane z tachografu (m.in. zachowane wydruki) za ostatnie 56 dni.

Brak któregokolwiek z tych elementów to ryzyko kar finansowych, nawet do 12 000 zł dla firmy i 2 000 zł dla kierowcy.

Normy czasu pracy kierowców busów – identyczne jak dla ciężarówek

Od 1 lipca 2026 roku obowiązują normy rozporządzenia 561/2006, czyli:

• Maksymalny dzienny czas jazdy: 9 h (dwa razy w tygodniu do 10 h),
• Maksymalny tygodniowy czas jazdy: 56 h,
• Maksymalny dwutygodniowy czas jazdy: 90 h,
• Po 4,5 h jazdy – przerwa min. 45 minut (może być podzielona 15 + 30 min),
• Odpoczynek dzienny: min. 11 h (z możliwością skrócenia do 9 h trzy razy pomiędzy odpoczynkami tygodniowymi),
• Odpoczynek tygodniowy: 45 h regularnie, można skrócić do 24 h raz na 2 tygodnie (wymagana rekompensata). Jest możliwe również odstępstwo w postaci dwóch skróceń pod rząd, ale pod pewnymi warunkami.

Rozliczanie czasu pracy kierowców busów – jak to robić?

Każdy przewoźnik będzie musiał:

• Prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców i przechowywać ją przez okres co najmniej 10 lat,
• Uwzględniać wszystkie aktywności: jazdę, inną pracę, dyspozycję, odpoczynek,
• Rozliczać wynagrodzenia na podstawie tych danych – uwzględniając m.in. nadgodziny, pracę w nocy, pracę w niedziele i święta, a także czas dyżuru,
• Zapewnić dostępność danych do kontroli ITD, PIP i innych organów.

To oznacza konieczność wdrożenia takich samych procedur rozliczeniowych, jak w firmach transportu ciężkiego.

Pobieranie i archiwizacja danych z tachografu

Twoja firma będzie musiała:

• Zgrywać dane z tachografu co 90 dni, z kart kierowców co 28 dni,
• Archiwizować te dane w bezpieczny sposób przez co najmniej 365 dni,
• Udostępniać dane na żądanie organów kontrolnych.

Niedochowanie terminu może skutkować karą finansową, natomiast brak takich danych albo też ich nieprawidłowe pobranie mogą dodatkowo zostać uznane za bardzo poważne naruszenie.

Jak się przygotować do zmian?

Oto 6 kroków, które powinieneś podjąć już teraz:

1. Zweryfikuj flotę – sprawdź DMC pojazdów i rodzaj przewozów.
2. Zaplanuj montaż tachografów – skontaktuj się z certyfikowanym warsztatem.
3. Złóż wnioski o karty kierowców i przedsiębiorstwa.
4. Wybierz system do pobierania i archiwizacji danych (najlepiej zdalny).
5. Przeszkol kierowców z obsługi tachografów i przepisów rozporządzenia 561/2006.
6. Zaktualizuj procedury rozliczeniowe – ewidencja, analiza danych, planowanie pracy.