Rozliczanie czasu pracy kierowców w transporcie krajowym i międzynarodowym – najważniejsze różnice

Rozliczanie czasu pracy kierowców w transporcie krajowym i międzynarodowym wiąże się z różnymi zasadami dotyczącymi delegacji, diety, opodatkowania, a także oskładkowania. W zależności od tego, czy kierowca wykonuje przewóz na terenie Polski, czy za granicą, obowiązują różne przepisy, które wpływają na sposób ewidencjonowania czasu pracy, wysokość diet oraz obowiązki podatkowe oraz te dotyczące płacenia składek. W artykule przedstawiamy najważniejsze różnice w tych kwestiach oraz wskazujemy, gdzie znaleźć szczegóły w przepisach.

Transport krajowy – zasady delegacji

W transporcie krajowym, kiedy kierowca wykonuje przewóz towarów lub osób na terenie Polski, obowiązują przepisy dotyczące delegacji. Delegacja oznacza czas, w którym pracownik przebywa poza swoim stałym miejscem pracy i wykonuje zadania na rzecz pracodawcy. W przypadku kierowców, czas ten obejmuje transport na terenie Polski.

Zasady liczenia delegacji w transporcie krajowym:

• Mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje.
• Od 8 do 12 godzin – przysługuje dieta w wysokości 50% pełnej stawki, czyli 22,50 zł.
• Ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, wynoszącej 45 zł.

Dieta w ramach delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia. Co istotne, diety w transporcie krajowym nie są oskładkowane oraz opodatkowane, pod warunkiem, że mieszczą się w określonych przez przepisy limitach.

Dodatkowo, w sytuacji gdy kierowcy nie zapewniono bezpłatnego noclegu, a nie przedłożył on rachunku, przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów noclegu. Ryczałt ten wynosi 150% pełnej diety, co w przypadku diety 45 zł daje kwotę 67,50 zł za każdą nocleg. Warunkiem jest, aby nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może także wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu na podstawie przedłożonego rachunku.

Zasady dotyczące delegacji zostały określone w Obwieszczeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej oraz w Ustawie o czasie pracy kierowców.

Dowiedz się więcej jak obliczyć dietę. 

Transport międzynarodowy – delegacje i wirtualne diety

W transporcie międzynarodowym, zasady dotyczące delegacji są bardziej złożone. Delegacje przysługują głównie właścicielom firm transportowych oraz kierowcom działającym na zasadzie B2B (business to business).

Zasady liczenia delegacji w transporcie międzynarodowym:

    Do 8 godzin – przysługuje dieta 1/3 pełnej stawki.

    Powyżej 8 do 12 godzin – przysługuje dieta w wysokości 50% pełnej stawki.

    Ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kierowcy zatrudnieni na umowę o pracę oraz na umowie zlecenie nie otrzymują tradycyjnych delegacji, jak ma to miejsce w transporcie krajowym. Zamiast tego, dla kierowców w transporcie międzynarodowym wyliczane są wirtualne diety.  Wykorzystywane one są na potrzeby naliczania ulgi podatkowej oraz ulgi ZUS. Dieta ta nie jest przychodem pracownika i nie jest ona wypłacana.

Zapraszamy do skorzystania z naszej usługi Rozliczania Czasu Pracy Kierowców 

Stawka diety wirtualnej

Dla celów pomniejszenia podstawy oskładkowania wynosi 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Pod warunkiem, że przychód miesięczny jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Natomiast ulga podatkowa w kontekście międzynarodowego transportu drogowego, zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynosi równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Dni pobytu za granicą są określane zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, która precyzuje, w jaki sposób liczy się czas pobytu.

Dodatkowo, pracodawca może zwrócić kierowcy koszty związane z noclegiem, podróżą do miejsca rozpoczęcia przewozu, czy też inne niezbędne, udokumentowane wydatki. Wyłącznie związane z wykonywaną pracą, ale tylko w wysokości faktycznie poniesionych kosztów.

Oprócz tego, przewidziane są także zwroty za korzystanie z urządzeń sanitarnych, jeśli takie wydatki zostały poniesione przez kierowcę w trakcie wyjazdu. Tak zwane sanitariaty nie podlegają opodatkowaniu, natomiast oskładkowanie jest uzależnione od wysokości przychodu.

Płaca zagraniczna w transporcie międzynarodowym

Zgodnie z przepisami dotyczącymi oddelegowania pracowników w UE. Kierowcy muszą otrzymywać wynagrodzenie zgodne z minimalnymi stawkami obowiązującymi w kraju, w którym wykonują pracę. W niektórych przypadkach polskie wynagrodzenie pokryje należność za czas przepracowany na terenie danego kraju np. Czechy, Węgry i nie będzie konieczna dopłata, ale w przypadku innych popularnych kierunków m.in. Niemcy, Holandia, Belgia, Francja praca wykonywana przez kierowcę zawsze wiąże się z wyższym wynagrodzeniem. Pod oddelegowanie podlegają kierowcy wykonujący operacje kabotażowe oraz przerzuty między krajami innymi niż kraj z siedzibą firmy (tzw. cross-trade). Wyłączone z są jedynie przewozy dwustronne oraz tranzytowe. Płaca zagraniczna jest odrębna od diet i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Podsumowanie

Zarówno w transporcie krajowym, jak i międzynarodowym, znajomość przepisów dotyczących delegacji oraz zasad liczenia diet jest kluczowa.  Nie tylko do rozliczania czasu pracy kierowców ale również dla uniknięcia problemów prawnych związanych z kontrolami.