Rozliczanie delegacji oraz diet kierowców to kluczowy element funkcjonowania firm transportowych. Odpowiednie zrozumienie zasad dotyczących tych kwestii pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie kosztami, ale także na uniknięcie problemów prawnych. W Polsce oraz za granicą przepisy dotyczące diet i kosztów podróży służbowych są jasno określone, co ułatwia ich stosowanie. W niniejszym artykule skupimy się na podróżach krajowych.

Czym jest delegacja?                     

Delegacja jest potocznym określeniem dla wyjazdu służbowego.
Zgodnie z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy wyjazd służbowy to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Wynika z tego, że dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest spełnienie wszystkich warunków, co oznacza, że wyjazd pracownika:

– musi być poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy,

– powinien być zlecony przez pracodawcę,

– jest w celu wykonania określonego służbowego zadania.

Jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia delegacji?

Podstawowym dokumentem jest polecenie wyjazdu służbowego, które zawiera daty, cel oraz miejsce podróży. Oprócz tego kierowcy powinni zbierać wszelkie faktury oraz rachunki związane z wydatkami, takie jak paliwo, noclegi czy posiłki. Na przykład, jeśli kierowca podróżuje do Krakowa, powinien posiadać polecenie oraz rachunki za paliwo i nocleg.

Jak oblicza się diety kierowców?

W Polsce wysokość diet określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku podróży krajowych dieta wynosi 45 zł za dobę.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:                                                                                               

1. a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

* Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

1. a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
2. b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zadzwoń do Nas, a rozliczmy delegacje Twoich kierowców 

Czy kierowcom przysługują ryczałty  za noclegi?

Nie, kierowcy nie otrzymują diet za noclegi. Koszty noclegów są rozliczane osobno i powinny być pokrywane przez pracodawcę. Przykładowo, jeśli kierowca wynajmuje pokój hotelowy, kwota ta powinna być zwrócona w pełni, a dieta naliczana jest tylko za dni spędzone w podróży. Kierowca może tez otrzymać ryczałt za nocleg. W Polsce ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 oraz wynosi 67,50 zł.

Jakie koszty można rozliczać?

Koszty podróży służbowej obejmują:

• Paliwo
• Opłaty drogowe
• Noclegi
• Posiłki
• Inne wydatki związane z podróżą, takie jak naprawy pojazdu, jeśli wynikają z normalnej eksploatacji.

Przykład: Kierowca wydaje 250 zł na paliwo, 120 zł na opłaty drogowe i 400 zł na nocleg. Łącznie jego wydatki wynoszą 770 zł, które mogą być zwrócone przez pracodawcę.

Jak wygląda rozliczenie w przypadku wyjazdu wielodniowego?

W przypadku delegacji trwających dłużej niż jeden dzień, diety naliczane są za każdy dzień podróży. Ważne jest, aby kierowca zgłosił powroty do miejsca zamieszkania, co wpływa na obliczanie diet.

A co z pracownikami korzystającymi z bezpłatnego wyżywienia częściowego? W zależności od tego, jaki posiłek zagwarantowano, dieta zostaje pomniejszona:

o 25% przy zapewnionym śniadaniu,
o 50% przy zapewnionym obiedzie,
o 25% przy zapewnionej kolacji.

W przypadku delegacji krajowej pełna dieta w 2024 roku wynosi 45 zł za dobę. Sposób wyliczenia należności jest ściśle określony – bierzemy pod uwagę godzinę wyjazdu i powrotu pracownika.

Jeżeli cała podróż trwa nie dłużej niż dobę, mamy trzy możliwości:

podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
podróż trwająca 8-12 godzin – przysługuje 50% stawki,
podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.
Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę
 

Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu delegacji?

Najczęstsze błędy to:

• Niedostateczne udokumentowanie wydatków
• Nieprawidłowe obliczanie diet
• Zaniedbanie zasad kwalifikacji wydatków

Zarządzanie rozliczeniami delegacji i diet kierowców jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Przestrzeganie przepisów oraz odpowiednie dokumentowanie wydatków pozwala na efektywne zarządzanie kosztami oraz zapewnia komfort pracownikom.