ROZLICZANIE NOCLEGÓW KIEROWCÓW – CO MÓWI PRAWO?
Co znajdziesz w tym artykule?
Ryczałt noclegowy w kraju
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowa stawka ryczałtu noclegowego za podróże krajowe, która wynosi 150% diety, tj. 67,50 zł.
Nocleg jest naliczany, gdy trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00 (dotyczy tylko podróży krajowych).
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Podróż służbowa jest rozliczana na podstawie faktur i rachunków, np. z hotelu. W przypadku, gdy pracownik nie mógł uzyskać faktury lub rachunku za nocleg, musi złożyć pisemne oświadczenie wyjaśniające przyczyny braku dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek.
Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 12 czerwca 2014 roku
Zgodnie z uchwałą 7 sędziów Sądu Najwyższego, zapewnienie kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie pojazdu w transporcie międzynarodowym nie jest traktowane jako bezpłatny nocleg zapewniany przez pracodawcę. W związku z tym kierowca ma prawo do zwrotu kosztów noclegu na zasadach określonych w przepisach prawa. Głównym celem powyższej uchwały było zmniejszenie wątpliwości co do zasadności wypłaty ryczałtów noclegowych.
Pakiet mobilności – zmiany dotyczące delegowania
Z dniem 2 lutego 2022 roku weszły w życie zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nowymi przepisami, kierowcy wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe na umowie o pracę lub zleceniu nie są traktowani jako osoby w podróży służbowej, co oznacza, że nie przysługuje im prawo do delegacji ani do diet czy ryczałtów. Zamiast tego, mają oni prawo do wynagrodzenia obowiązującego w kraju, w którym wykonują pracę. Nowe przepisy wprowadziły również ulgi, które zmniejszają podstawę opodatkowania i oskładkowania wynagrodzeń kierowców. Zmiany te miały na celu zredukowanie zależności od diet i ryczałtów w wynagrodzeniu kierowców, co zmusiło do podwyższenia pensji zasadniczej.
Zasady rozliczania
Pracownik musi rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie do 14 dni po zakończeniu wyjazdu. Przed wyjazdem może również wystąpić o zaliczkę na pokrycie kosztów, której wysokość oblicza się na podstawie wstępnej kalkulacji.
Podstawa prawna rozliczania noclegów:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi w związku z podróżą służbową.
- Art. 77 ind. 5 Kodeksu pracy.
Wypłata należności dla kierowców
Wypłata należności może nastąpić na dwa sposoby:
- gotówką, za pokwitowaniem odbioru,
- przelewem na konto bankowe kierowcy.
Opodatkowanie i oskładkowanie
Diety oraz inne należności za czas podróży służbowej stanowią przychód pracownika. Diety zwolnione są z podatku dochodowego tylko do wysokości określonej w przepisach o podróży służbowej. Kwoty przekraczające tę wysokość podlegają opodatkowaniu. Diety nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne, do wysokości ustalonej w przepisach. W przypadku wypłaty diet w wyższej wysokości, pracodawca musi naliczyć składki ZUS od nadwyżki.
