Tachograf to nie wszystko – dlaczego firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy 

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców leży po stronie przedsiębiorcy i wynika on z ustawy dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, a mianowicie z art. 25 ust. 1 oraz 26d ust. 1 i 2.

Skrupulatność i systematyczność w prowadzeniu ewidencji czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek prawny, ale także element, który pozwala przewoźnikom uniknąć sankcji ze strony organów kontrolnych oraz roszczeń ze strony kierowców.

Inspekcja Transportu Drogowego oraz Państwowa Inspekcja Pracy zawsze podczas kontroli w przedsiębiorstwie wymagają kompletnej dokumentacji czasu pracy. Sam odczyt z karty kierowcy, a nawet z pamięci tachografu nie wystarcza, nawet jeżeli dane te były pobierane terminowo oraz mają prawidłowy zapis.

Aby prawidłowo ewidencjonować czas pracy kierowcy, należy korzystać z odpowiednich źródeł. Podstawą są oczywiście dane cyfrowe zarejestrowane przez urządzenie rejestrujące, ale to nie wystarczy do prawidłowego prowadzenia ewidencji.

DLA KOGO NALEŻY PROWADZIĆ EWIDENCJĘ CZASU PRACY?

Ewidencję czasu pracy jest zobowiązany prowadzić przedsiębiorca dla:

• zatrudnionych na podstawie stosunku pracy,
• dla niezatrudnionych realizujących przewozy na jego rzecz,
• dla siebie samego, jeżeli wykonuje przewozy osobiście.

CO JEST NIEZBĘDNE DO PRZYGOTOWANIA EWIDENCJI CZASU PRACY?

• odczyt z karty kierowcy,
• alternatywnie odczyt z tachografu w pojeździe, którym ten kierowca się poruszał,
• tarczki analogowe (wykresówki), jeżeli kierowca z nich korzystał,
• informacja o przebytym wstępnym i okresowym szkoleniu BHP (najczęściej przy nowozatrudnionym kierowcy),
• informacje o nieobecnościach (urlopy, zwolnienia itp.),
• informacje o dniach pracy poza pojazdem (warsztat, szkolenia itp.),
• informacje dotyczące wynagrodzenia kierowcy wynikającego z umowy między stronami,
• informacja o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy pracownika,
• informacje dotyczące obowiązującej w przedsiębiorstwie charakterystyki: systemu czasu pracy, okresu rozliczeniowego, zakresu pory nocnej, zakresu doby niedzielno-świątecznej oraz ew. wprowadzonego indywidualnego rozkładu czasu pracy.

CO POWINNA ZAWIERAĆ EWIDENCJA CZASU PRACY?

Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców – ewidencja czasu pracy obejmuje:

• liczbę przepracowanych godzin,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w prac,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

 W JAKIM CELU PROWADZI SIĘ EWIDENCJĘ CZASU PRACY?

Ewidencja czasu pracy służy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą kierowcy.

Dzięki prowadzonej ewidencji przedsiębiorca jest w stanie wypłacić kierowcy wynagrodzenie w odpowiedniej wysokości. Wynagrodzenie należne to nie tylko wynagrodzenie wynikające z umowy zawartej z kierowcą, lecz również ewentualne dodatki z tytułu pracy w nadgodzinach, w porze nocnej, w niedziele i święta, a także za czas dyżuru.

Na dodatek kierowcy, na wypadek realizowania przewozów międzynarodowych, powinni otrzymać wyrównanie wynagrodzenia do stawki obowiązującej w poszczególnym kraju, na terenie którego realizuje operacje typu cross trade (między innymi krajami niż Polska) bądź kabotaże. W celu prawidłowego rozliczenia niezbędne są informacje dotyczące załadunków oraz rozładunków (gdzie i kiedy).

JAK DŁUGO NALEŻY PRZECHOWYWAĆ EWIDENCJĘ CZASU PRACY?

Przedsiębiorca przechowuje ewidencję czasu pracy kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy przez 10 lat. Liczy ten termin od zakończenia okresu, którego dotyczy dana ewidencja. W przypadku pozostałych kierowców przedsiębiorca przechowuje ewidencję przez 2 lata. Dotyczy to osób, które wykonują przewozy na jego rzecz, ale nie pracują na podstawie stosunku pracy. Ten sam 2-letni okres dotyczy przedsiębiorców, którzy osobiście realizują przewozy.

CO GROZI ZA BRAK BĄDŹ NIEPRAWIDŁOWE PROWADZENIE EWIDENCJI CZASU PRACY?

Zgodnie z załącznikiem nr 3 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym: „nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 i art. 26d ust. 1 i 2 ustawy o czasie pracy kierowców – za każdego kierowcę”, grozi przedsiębiorcy kara w wysokości 1 000 zł. Natomiast z tytułu jej fałszowania lub odmowy udostępnienia kontrolerom – 8 000 zł.

ITD kontroluje przedsiębiorstwo pod kątem prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy, w szczególności jej zgodności z danymi zapisanymi przez tachograf. Z kolei PIP dodatkowo weryfikuje prawidłowość wypłacanego wynagrodzenia oraz jego zgodność z listą płac. Kontrole mogą być również prowadzone przez zagraniczne odpowiedniki inspekcji pracy, które kierują wezwania za pośrednictwem systemu IMI służącego do zgłaszania kierowców delegowanych. W ramach takich kontroli weryfikowane jest również wynagrodzenie kierowców, w szczególności pod kątem jego zgodności ze stawkami obowiązującymi w państwie, na którego terytorium wykonywana była praca. Wysokość ewentualnych sankcji uzależniona jest natomiast od taryfikatora obowiązującego w danym kraju.

PODSUMOWANIE