Tachograf w busie – co musi wiedzieć przedsiębiorca o archiwizacji danych i rozliczaniu czasu pracy kierowców.

Wraz ze zmianami w przepisach dotyczących transportu drogowego, coraz więcej przedsiębiorców prowadzących działalność przewozową będzie zmuszonych stosować tachografy. Obowiązek ten zacznie dotyczyć już nie tylko ciężarówek, ale także pojazdów dostawczych o DMC powyżej 2,5 tony, wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy. Od 1 lipca 2026 r. każdy taki pojazd lub zespół pojazdów będzie musiał być wyposażony w inteligentny tachograf II generacji. Wymóg ten nie obejmie przewozów krajowych oraz przewozów rzeczy o charakterze niezarobkowym, na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Warto wspomnieć także, że pomimo transformacji nadal nic się nie zmieni w przypadku pojazdów przeznaczonych do przewozu mniej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie archiwizacji danych

Dane z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców

 Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010r., przedsiębiorca jest zobowiązany do:

• regularnego pobierania danych z tachografu i kart kierowców:
  • z tachografu – co najmniej raz na 90 dni,
  • z karty kierowcy – co najmniej raz na 28 dni.

Uprawnienia dotyczące kontroli przedsiębiorców transportowych przez Inspekcję Transportu Drogowego są regulowane przez Ustawę z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym. Art. 92 ust. 7 mówi, że w załączniku nr 3 niniejszej ustawy wykazano naruszenia obowiązków popełnionych przez podmiot wykonujący przewóz drogowych. Wśród naruszeń znajdziemy następujące pozycje: 6.3.17 oraz 6.3.18. Oba naruszenia skutkują karą pieniężną w wysokości 500 zł za nieterminowe pobranie od każdego pojazdu oraz kierowcy.

Dodatkowo wśród naruszeń, pod pozycją 6.3.15,  przepis jasno mówi, że  przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać wymienione dane aż za 365 ostatnich dni. Wskazane naruszenia nie tylko wiążą się z karą w wysokości 500 zł – za każdy dzień względem pracy kierowcy, ale są również traktowane jako bardzo poważne (BPN), co może przy kumulacji naruszeń tej wagi rzutować na podważenie dobrej reputacji przewoźnika. Przy założeniu, że dane z tachografu pobierzemy raz na 90 dni (zgodnie z wymaganym minimum) – nieprzedstawienie pliku do kontroli powoduje, że mamy przypuszczalnie ok. 65 dni działalności, które nie są „udokumentowane”. Raptem z tego jednego tytułu może powstać suma kar pieniężnych sięgająca ponad 30 000 zł. Mówimy zaledwie o jednym pliku, który albo nie został należycie przechowany (np. utrata danych na dysku), albo został pobrany w sposób nieprawidłowy (często nieświadomie, co okazuje dopiero podczas kontroli). Dlatego kluczowe jest nie tylko regularne pobieranie danych, ale także zapewnienie ich kompletności i właściwego zabezpieczenia przez cały okres archiwizacji.

Zapisy przechowywane przez kierowcę

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r., kierowca prowadzący pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy musi na żądanie funkcjonariusza kontrolnego okazać:

• kartę kierowcy,
• wszelkie zapisy odręczne oraz wydruki z bieżącego dnia i ostatnich 56 dni.

Oznacza to, że na czas kontroli drogowej praca kierowcy może być weryfikowana niemalże za dwa ostatnie miesiące. Za ten wymagany okres kierowca powinien przechowywać w kabinie pojazdu odpowiednie dokumenty. A po jego upływie przekazać je do przedsiębiorstwa w celu dalszego archiwizowania. Ponadto kierowca musi mieć na uwadze, że w sytuacji, gdy w ciągu ostatnich 56 dni korzystał z karty, która straciła ważność (przed odebraniem nowej), podczas kontroli powinien okazać zarówno nową kartę, jak i starą. Funkcjonariusze mogą poddać analizie również dane z pamięci tachografu pod kątem ewentualnych nieprawidłowości np. prowadzenia pojazdu bez zalogowanej karty.

Analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców

Ewidencja czasu pracy kierowców

Dane z tachografu służą nie tylko celom kontrolnym, lecz przede wszystkim stanowią kluczowe źródło do rozliczania czasu pracy kierowców oraz minimalizowania ryzyka naruszeń przepisów. Na ich podstawie przedsiębiorca uzyskuje informacje o czasie i rodzaju wykonywanych czynności, w tym:

• prowadzeniu pojazdu,
• przerwach i okresach odpoczynku,
• innej pracy niż prowadzenie pojazdu,
• okresach dyspozycyjności.

Dzięki tym informacjom możliwe jest nie tylko monitorowanie faktycznego czasu pracy kierowcy, ale również sporządzenie kompletnej ewidencji czasu pracy. Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, ewidencja powinna obejmować m.in.: liczbę godzin przepracowanych, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny pracy w porze nocnej, godziny nadliczbowe, czas dyżuru oraz wszelkie nieobecności. Rzetelnie prowadzona ewidencja pozwala przedsiębiorcy prawidłowo ustalić wynagrodzenie kierowcy. Dopłaty za nadgodziny, nocki czy dyżur są codziennością w firmach zarządzających flotą pojazdów ciężarowych.  Niedługo staną się powszednie też u przewoźników realizujących przewozy busami o DMC poniżej 3,5 tony.

Ustawa o czasie pracy kierowców nakłada również obowiązek przechowywania ewidencji przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Co podkreśla wagę bezpiecznej archiwizacji danych, także w formie elektronicznej.

Więcej treści na ten temat znajdziesz w artykule: https://transexpert.pl/pakiet-mobilnosci-i-obowiazkowe-tachografy-w-busach-od-1-lipca-2026r/

Ewidencja czasu pracy na terytorium innych krajów

Ponadto firmy realizujące przewozy typu cross-trade bądź kabotaże muszą liczyć się z wyrównaniem do wynagrodzenia obowiązującego w danym kraju. Tachografy G2V2 automatycznie rejestrują przekroczenia granic, jak również z pomocą kierowcy są w stanie zapisać lokalizację pojazdu w trakcie załadunku oraz rozładunku. Dzięki temu operacje realizowane poza granicami Polski stają się przejrzyste nie tylko dla nas samych.. A przede wszystkim dla zagranicznych służb kontrolnych. Dlatego bardzo istotnym jest poprawne rozliczenie za pracę na terenie innego kraju oraz śledzenie stawek zagranicznych.

Obowiązki kierowcy

Kierowcy busów muszą przygotować się na nową rzeczywistość: obowiązek rejestrowania czasu pracy przy pomocy tachografu. Oznacza to, że kierowca pojazdu 3,5t w transporcie międzynarodowym będzie musiał:

• posiadać  imienną kartę kierowcy i logować się do tachografu,

• przestrzegać dopuszczalnego czasu jazdy i planowania odpoczynków,

• sprawnie przełączać się między trybami pracy tachografu,

• rejestrować czynności załadunku i rozładunku,

• wykonywać  wydruki w określonych sytuacjach, np. awaria karty lub naruszenie normy czasu pracy.

Wszystko to wymaga odpowiedniego przeszkolenia kierowcy w zakresie obsługi tachografu oraz norm czasu pracy. Ponadto, wniosek o wydanie karty kierowcy kierowca musi złożyć samodzielnie w PWPW. Im bliżej granicznej daty dla busów, tym większe prawdopodobieństwo, że czas oczekiwania na kartę się wydłuży.  Dlatego lepiej nie zostawiać tego na ostatnią chwilę. PWPW realizuje wniosek w ciągu około 7 dni roboczych.

Normy czas pracy

 Od 1 lipca 2026 roku kierowców busów będą obowiązywały takie same normy czasu pracy jak kierowców pojazdów ciężarowych. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. określa m.in.:

• maksymalny dzienny czas jazdy: 9 h (dwukrotnie w tygodniu do 10 h),
• maksymalny tygodniowy czas jazdy: 56 h,
• maksymalny dwutygodniowy czas jazdy: 90 h,
• obowiązkową przerwę po 4,5 h jazdy – minimum 45 minut (możliwy podział na 15 + 30 minut),
• odpoczynek dzienny: minimum 11 h (z możliwością skrócenia trzykrotnie do 9 h),
• odpoczynek tygodniowy: 45 h, z możliwością skrócenia do 24 h raz na dwa tygodnie (z obowiązkiem rekompensaty skróconego odpoczynku).

Podsumowanie

Tachograf w busie to nie tylko obowiązek, ale również narzędzie ułatwiające zarządzanie flotą i czasem pracy kierowców. Przedsiębiorca powinien pamiętać o:

• terminowym pobieraniu i archiwizacji danych,
• prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
• systematycznej analizie czasu pracy kierowców, aby zapobiegać naruszeniom.

Odpowiednie zarządzanie danymi z tachografu pozwala uniknąć kosztownych kar i zapewnia zgodność z przepisami unijnymi i krajowymi. Coraz więcej firm decyduje się na współpracę w ramach outsourcingu, powierzając specjalistom rozliczanie czasu pracy kierowców. Tym samym korzysta  z ich doradztwa, wiedzy i doświadczenia.  Taka współpraca pomoże uniknąć wielu zmartwień. Zapraszamy do kontaktu.