Transport na potrzeby własne po 1 lipca – kiedy przepisy o tachografach mają zastosowanie?

1 lipca 2026 r. to jedna z najważniejszych dat dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują samochody dostawcze w transporcie międzynarodowym. Tego dnia przepisy rozszerzyły obowiązek stosowania tachografów na część pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 tony, wykonujących międzynarodowy, zarobkowy przewóz drogowy rzeczy.

Nowe zasady nie dotyczą jednak każdego przedsiębiorcy korzystającego z busów. W wielu przypadkach przewóz na potrzeby własne nadal może korzystać z wyłączenia przewidzianego w przepisach unijnych. Aby z niego skorzystać, trzeba jednak spełnić konkretne warunki wynikające z rozporządzenia (WE) nr 561/2006.

Czym jest transport na potrzeby własne?

Transport na potrzeby własne to przewóz, który przedsiębiorca wykonuje wyłącznie na potrzeby swojej działalności gospodarczej. Nie świadczy przy tym odpłatnej usługi transportowej na rzecz innego podmiotu.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca:

• nie pobiera wynagrodzenia za sam przewóz,
• przewozi własne towary, urządzenia, materiały, narzędzia lub pracowników,
• wykorzystuje transport wyłącznie jako element prowadzonej działalności.

Przykładem może być firma budowlana, która przewozi własne materiały i narzędzia na budowę. Tak samo działa producent, który dostarcza własne wyroby do magazynu lub odbiorcy. Z tego rozwiązania korzysta również przedsiębiorca przewożący sprzęt potrzebny do wykonania usługi. Taki przewóz pozostaje związany z działalnością gospodarczą. Nie stanowi jednak działalności transportowej wykonywanej za wynagrodzeniem.

Najczęstszy błąd: przewóz na potrzeby własne to nie przewóz prywatny

W praktyce przedsiębiorcy często mylą przewóz na potrzeby własne z przewozem niehandlowym, czyli prywatnym. To dwa różne pojęcia. Przewóz niehandlowy wykonuje osoba fizyczna wyłącznie w celach osobistych. Nie ma on związku z działalnością gospodarczą ani zawodową. Przykładem będzie przewiezienie własnych mebli podczas przeprowadzki lub transport łodzi na miejsce wypoczynku. Przewóz na potrzeby własne ma natomiast związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca nie wykonuje go jako odpłatnej usługi transportowej, ale wykorzystuje go w ramach własnej działalności. Przewóz niehandlowy co do zasady pozostaje poza zakresem tych regulacji, ponieważ nie wiąże się z działalnością gospodarczą ani zarobkową. Nie należy więc utożsamiać go z przewozem na potrzeby własne.

Czy przewóz na potrzeby własne automatycznie zwalnia z tachografu?

Nie. Sam fakt, że przedsiębiorca wykonuje przewóz na potrzeby własne, nie daje automatycznego zwolnienia z obowiązku stosowania tachografu ani z przepisów o czasie jazdy. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 przewiduje wyłączenie dla pojazdów lub zespołów pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony. Dotyczy ono określonych przewozów wykonywanych na potrzeby własne przedsiębiorstwa.

Aby skorzystać z tego wyłączenia, przedsiębiorca musi spełnić wszystkie warunki łącznie. W szczególności:

• przewożone towary należą do przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstwo wykorzystuje je w swojej działalności,
• przewóz nie stanowi odpłatnej usługi transportowej,
• prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem osoby kierującej pojazdem,
• przewóz ma charakter pomocniczy wobec podstawowej działalności przedsiębiorcy.

Dopiero spełnienie wszystkich tych przesłanek pozwala korzystać z wyłączenia określonego w art. 3 lit. ha rozporządzenia (WE) nr 561/2006.

Na co przedsiębiorcy najczęściej nie zwracają uwagi?

Przy ocenie obowiązku stosowania tachografu przedsiębiorcy często popełniają kilka powtarzających się błędów. Najczęściej zakładają, że każdy przewóz na potrzeby własne zwalnia z tachografu. To nieprawda. Znaczenie ma spełnienie wszystkich warunków wskazanych w przepisach. Błędem jest również utożsamianie przewozu na potrzeby własne z przewozem prywatnym. Przewóz prywatny nie ma związku z firmą. Przewóz na potrzeby własne przedsiębiorca wykonuje natomiast w ramach działalności gospodarczej. Warto też sprawdzić DMC całego zestawu pojazdów. Bus z przyczepą może łącznie przekroczyć 3,5 tony DMC, nawet jeśli sam pojazd dostawczy mieści się w tym limicie. Nie należy oceniać obowiązków wyłącznie na podstawie wpisów PKD. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter przewozu i sposób wykorzystania pojazdu. Szczególnej uwagi wymaga także warunek dotyczący kierującego. Przy korzystaniu z wyłączenia z art. 3 lit. ha prowadzenie pojazdu nie może stanowić głównego zajęcia tej osoby.

Podsumowanie

Transport na potrzeby własne nie zwalnia automatycznie z obowiązku stosowania tachografu. O możliwości skorzystania z wyłączenia decyduje łączne spełnienie warunków określonych w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006. Nie wystarczy więc sam charakter przewozu ani wpis w PKD. Przedsiębiorca powinien każdorazowo ocenić, co przewozi, w jakim celu realizuje przewóz oraz czy prowadzenie pojazdu stanowi główne zajęcie kierującego. Zakres obowiązku od 1 lipca 2026 r. oraz warunki wyłączenia z art. 3 lit. ha potwierdza materiał Europejskiego Urzędu ds. Pracy

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.