Co to jest urlopówka kierowcy?

Urlopówka kierowcy to dokument, który potwierdza okresy nieobecności kierowcy w pracy np. z powodu urlopu, zwolnienia lekarskiego czy wszelkich innych sytuacji, w których kierowca nie prowadził pojazdu (zgodnie z wymogami rozporządzenia 561/2006). Urlopówka, czy też weekendówka to potoczna nazwa zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu. Dokument ten jest szczególnie istotny w kontekście obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców oraz przestrzegania przepisów dotyczących tachografów.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia urlopówki w przypadku, gdy kierowca przez określony czas nie wykonuje pracy i nie zarejestruje on swojej aktywności w tachografie poprzez ręczne wprowadzenie czynności. Dokument ten musi być zgodny z przepisami prawa i zawierać wymagane informacje, które pozwalają uniknąć nieporozumień podczas kontroli drogowej.

Obowiązki pracodawcy obejmują:

• Wystawienie dokumentu w odpowiednim formacie,
• Zapewnienie, że kierowca posiada urlopówkę przy sobie podczas kontroli, w sytuacji, w której kierowca nie wykonał prawidłowo wpisu manualnego, czyli  nie wprowadził poprawnie czynności podczas obsługi tachografu, lub w przypadku kiedy pojazd w ogóle nie jest w tachograf wyposażony (pojazdy do 3,5 t),
• Archiwizowanie dokumentu przez wymagany okres,
• Przestrzeganie przepisów krajowych i unijnych dotyczących rejestracji czasu pracy.

Urlopówka, a odpoczynek

Urlopówka nie zastępuje obowiązkowych przerw i odpoczynków wymaganych przez przepisy o czasie pracy kierowców. Jest to jedynie sposób dokumentowania okresów, w których kierowca nie był aktywny zawodowo. W praktyce oznacza to, że nawet posiadając urlopówkę, kierowca musi przestrzegać zasad dotyczących minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Co musi być zawarte w urlopówce?

Aby dokument był zgodny z przepisami, między innymi powinien zawierać następujące informacje:

• Imię i nazwisko kierowcy,
• Okres nieobecności (daty od–do),
• Powód nieobecności (np. urlop, zwolnienie lekarskie, czas wolny),
• Dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP),
• Podpis kierowcy i pracodawcy.

Jak długo przechowywać urlopówkę?

W sytuacji gdy kierowca nie zrobił poprawnie wpisu manualnego zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu przechowuje przez co najmniej 56 dni w kabinie pojazdu. Po tym czasie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty dotyczące czasu pracy kierowców. W tym urlopówki, powinny być przechowywane przez okres co najmniej  roku pod warunkiem ewidencjonowania czasu pracy kierowcy, zgodnie z przepisami prawa pracy i regulacjami unijnymi dotyczącymi ewidencji czasu pracy kierowców. Pracodawca powinien mieć uporządkowany system archiwizacji, aby umożliwić szybki dostęp do dokumentacji w razie potrzeby.

Jakie kary grożą za brak urlopówki?

Brak urlopówki może skutkować nałożeniem kar na kierowcę oraz pracodawcę. W zależności od kraju oraz obowiązujących przepisów sankcje mogą obejmować:

• Mandaty pieniężne dla kierowcy,
• Kary finansowe dla pracodawcy za nieprawidłową obsługę tachografu przez kierowcę.

Podsumowanie

Urlopówka kierowcy to istotny dokument w ewidencji czasu pracy kierowców. Jest niezbędna do prawidłowego dokumentowania okresów, w których kierowca nie prowadził pojazdu. Pracodawca ma obowiązek jej wystawienia w konkretnych przypadkach. Wówczas taki dokument kierowca powinien mieć przy sobie w kabinie pojazdu na wypadek kontroli, a następnie przekazać pracodawcy do dalszego przechowywania w siedzibie firmy. Odpowiednia archiwizacja dokumentów pozwala uniknąć problemów prawnych i finansowych związanych z naruszeniem przepisów dotyczących czasu pracy kierowców.