Zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia – kiedy warto zachować szczególną ostrożność?

Dwóch kierowców. Ten sam typ pojazdu. Podobne trasy. Ten sam dyspozytor. Praca organizowana w praktycznie identyczny sposób. Jedyna różnica? Jeden wykonuje przewozy na podstawie umowy o pracę, drugi na podstawie umowy zlecenia.

Czy taka sytuacja jest dopuszczalna? Tak.
Czy w pewnych okolicznościach może budzić pytania podczas kontroli? Również tak.

W poprzednich artykułach pokazaliśmy, że umowa zlecenia może być korzystnym rozwiązaniem również w branży transportowej. Pozostaje jednak jeszcze jedno zagadnienie – kiedy przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia wymaga szczególnej ostrożności?

Umowa zlecenia nie jest problemem

Nie uważamy, że przedsiębiorcy powinni rezygnować z umów zlecenia. Wręcz przeciwnie – w wielu firmach transportowych jest to właściwy i bezpieczny model współpracy. Potwierdza to również orzecznictwo Sądu Najwyższego, które od lat wskazuje, że praca może być świadczona zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Sam wybór umowy zlecenia nie oznacza więc, że przedsiębiorca postępuje nieprawidłowo. Kluczowe jest natomiast to, aby wybrana forma współpracy odpowiadała temu, jak jest ona wykonywana w praktyce. Szczególnej ostrożności wymaga natomiast sytuacja, w której zmienia się wyłącznie rodzaj podpisanego dokumentu. Natomiast sposób wykonywania pracy pozostaje taki sam jak wcześniej.

Dlaczego zmiana etatu wymaga większej ostrożności?

Znacznie łatwiej jest rozpocząć współpracę z nowym kierowcą od razu na podstawie umowy zlecenia niż zmienić na nią wieloletni stosunek pracy. Dlaczego? Ponieważ od początku można zbudować model współpracy odpowiadający charakterowi umowy zlecenia. Strony ustalają zakres samodzielności kierowcy, odpowiedzialność oraz sposób wykonywania zlecenia jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy kierowca przez kilka lat był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Jeżeli po podpisaniu nowej umowy kierowca nadal wykonuje przewozy tym samym pojazdem, według tego samego harmonogramu, otrzymuje polecenia od tego samego dyspozytora i pracuje dokładnie w taki sam sposób jak wcześniej, warto odpowiedzieć sobie na pytanie. Czy poza nazwą umowy rzeczywiście zmienił się również model współpracy?

Czy dwóch kierowców może wykonywać tę samą pracę na różnych umowach?

Tak i w praktyce takie sytuacje się zdarzają. Sam fakt, że jeden kierowca współpracuje z przedsiębiorcą na podstawie umowy o pracę, a drugi na podstawie umowy zlecenia, nie oznacza jeszcze, że zastosowano niewłaściwą formę zatrudnienia. Kluczowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie, z czego wynika zastosowanie dwóch różnych modeli współpracy. Najwięcej pytań może pojawić się wtedy, gdy obaj kierowcy wykonują przewozy w praktycznie identyczny sposób. Mają także taki sam zakres obowiązków, taki sam stopień samodzielności i pracują według tych samych zasad. W takiej sytuacji naturalnie nasuwa się pytanie, dlaczego jeden z nich jest pracownikiem, a drugi zleceniobiorcą. Sama różnica w nazwie umowy nie przesądza jeszcze o nieprawidłowości. Ważne jednak, aby przedsiębiorca potrafił wykazać, że współpraca z kierowcą wykonującym przewozy na podstawie umowy zlecenia rzeczywiście została zorganizowana w sposób odpowiadający tej formie współpracy. Takie podejście znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Od lat wskazuje on, że o charakterze stosunku prawnego nie decyduje sama nazwa zawartej umowy, lecz całokształt okoliczności oraz sposób wykonywania obowiązków w praktyce. Jeżeli więc jedyną zmianą okaże się nowy nagłówek na podpisanym dokumencie. A sposób wykonywania pracy pozostanie taki sam jak wcześniej, taka sytuacja może budzić wątpliwości podczas kontroli.

Dlaczego ma to znaczenie?

W całej serii podkreślaliśmy, że przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia nie powinno ograniczać się wyłącznie do podpisania nowych dokumentów. Równie ważne jest odpowiednie przygotowanie modelu współpracy. To właśnie dlatego omawialiśmy organizację pracy, zakres samodzielności kierowcy, odpowiedzialność stron oraz obowiązki, które nadal pozostają po stronie przedsiębiorcy. To właśnie te elementy mogą mieć kluczowe znaczenie przy ocenie, czy zawarta umowa zlecenia odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania współpracy. Dlatego decyzję o zmianie formy zatrudnienia warto poprzedzić analizą nie tylko kosztów, ale również tego, jak współpraca będzie wyglądała w praktyce po podpisaniu nowych umów.

Jakie mogą być konsekwencje?

Naszym celem nie jest zniechęcanie przedsiębiorców do korzystania z umów zlecenia ani straszenie kontrolami. Uważamy jednak, że każda decyzja biznesowa powinna być podejmowana świadomie, również z uwzględnieniem możliwych konsekwencji.

Jeżeli w wyniku kontroli przyjęty model współpracy zostanie zakwestionowany, przedsiębiorca może zostać zobowiązany między innymi do:

• skorygowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS oraz opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami,
• skorygowania rozliczeń podatkowych, jeżeli okaże się to konieczne,
• wypłaty świadczeń pracowniczych, które w danych okolicznościach zostaną uznane za należne,
• poniesienia odpowiedzialności za naruszenie przepisów prawa pracy, w tym grzywien przewidzianych w obowiązujących przepisach.

W praktyce konsekwencje nie ograniczają się jednak wyłącznie do kwestii finansowych. Często oznaczają również konieczność przygotowania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, ponownego przeliczenia składek oraz rozliczeń podatkowych. A także poświęcenia czasu na wyjaśnienia w trakcie kontroli. Nie oznacza to oczywiście, że każda umowa zlecenia zostanie zakwestionowana. Warto jednak mieć świadomość możliwych konsekwencji jeszcze przed wdrożeniem zmian, a nie dopiero wtedy, gdy pojawią się pierwsze pytania ze strony organów kontrolnych.

Podsumowanie

W całej serii staraliśmy się pokazać, że umowa zlecenia może być bardzo dobrym rozwiązaniem również w branży transportowej. Sama forma współpracy nie jest problemem i w wielu przypadkach pozwala przedsiębiorcy elastyczniej organizować działalność. Jednocześnie przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia wymaga odpowiedniego przygotowania. Nie wystarczy zmienić treść podpisywanych dokumentów. Równie ważne jest to, aby sposób wykonywania współpracy odpowiadał nowemu modelowi zatrudnienia. Można więc powiedzieć, że największym ryzykiem nie jest sama umowa zlecenia. Największym ryzykiem jest sytuacja, w której zmienia się wyłącznie nazwa podpisanego dokumentu, a cała współpraca pozostaje bez zmian. To właśnie dlatego warto poświęcić więcej czasu na przygotowanie całego procesu przed podpisaniem nowych umów. Niż później wyjaśniać jego przebieg podczas kontroli. Jeżeli przedsiębiorca odpowiednio przygotuje nowy model współpracy i zadba o to, aby odpowiadał on rzeczywistym zasadom wykonywania pracy, umowa zlecenia może być bezpiecznym, zgodnym z przepisami i w pełni uzasadnionym rozwiązaniem.

Pozostałe artykułu z serii:

Czy po zmianie umowy o pracę na umowę zlecenia prowadzenie firmy transportowej będzie prostsze? – Trans Expert – profesjonalne wsparcie dla firm transportowych

Dlaczego sama zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia nie zawsze wystarczy? – Trans Expert – profesjonalne wsparcie dla firm transportowych

Dlaczego umowa zlecenia dla kierowcy nie zawsze oznacza oszczędności dla przedsiębiorcy? – Trans Expert – profesjonalne wsparcie dla firm transportowych

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.