Zmiany w systemie IMI od 1 lipca 2026 r. – nowa funkcja zarządzania pojazdami w RTPD

Przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy muszą przygotować się na kolejne zmiany w systemie IMI (Internal Market Information System). Do końca czerwca 2026 r. unijny portal RTPD IMI (Road Transport PostingDeclarations) zostanie rozszerzony o nową funkcję zarządzania pojazdami, która zacznie odgrywać kluczową rolę przy składaniu deklaracji delegowania kierowców.

Zmiany są związane z wejściem w życie nowych przepisów obejmujących również lekkie pojazdy użytkowe o DMC od 2,5 do 3,5 tony.

Delegowanie kierowców obejmie również busy od 2,5 do 3,5 tony

Od 1 lipca 2026 r. przewoźnicy wykonujący międzynarodowy transport rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony będą zobowiązani do stosowania przepisów dotyczących czasu pracy kierowców oraz korzystania z tachografów.

W przypadku wykonywania przewozów kabotażowych oraz cross-trade konieczne będzie również składanie deklaracji delegowania kierowców za pośrednictwem portalu RTPD IMI, podobnie jak ma to miejsce obecnie w transporcie ciężkim.

Nowa sekcja „Pojazdy” w portalu IMI

W odpowiedzi na rozszerzenie obowiązków Komisja Europejska wprowadza nową sekcję „Pojazd”, która pojawi się w menu portalu obok dotychczasowej zakładki „Kierowca”.

Nowa funkcjonalność umożliwi:

• rejestrowanie pojazdów we flocie,
• edytowanie danych pojazdów,
• usuwanie nieaktywnych pojazdów,
• wybór pojazdu bezpośrednio podczas tworzenia deklaracji delegowania.

Dodanie pojazdu będzie wymagało podania jedynie trzech informacji:

• kraju rejestracji,
• numeru rejestracyjnego,
• rodzaju pojazdu (lekki lub ciężki, do przewozu towarów lub pasażerów).

Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą musieli każdorazowo ręcznie wpisywać numerów rejestracyjnych podczas tworzenia nowych zgłoszeń.

Co z deklaracjami wystawionymi wcześniej?

Deklaracje delegowania utworzone przed uruchomieniem nowego modułu pozostaną ważne i nie wymagają ponownego składania.

Warto jednak pamiętać, że każda późniejsza aktualizacja istniejącej deklaracji będzie wymagała korzystania z numerów rejestracyjnych zapisanych już w nowej sekcji „Pojazdy”. Oznacza to, że nawet firmy posiadające aktywne zgłoszenia powinny przygotować swoją flotę do nadchodzących zmian.

Możliwość zbiorczego importu floty

Dla przedsiębiorstw posiadających większą liczbę pojazdów przygotowano narzędzie do masowego przesyłania danych.

Po uruchomieniu nowej funkcji będzie można zaimportować całą flotę jednorazowo za pomocą przygotowanego pliku Excel. Wystarczy uzupełnić dane pojazdów w udostępnionym szablonie i załadować plik do systemu.

Rozwiązanie to pozwoli znacznie skrócić czas potrzebny na konfigurację konta oraz ograniczyć ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Kierowco !

Samo zgłoszenie delegowania w systemie to dopiero pierwszy krok. Kluczowe jest abyś posiadał przy sobie kopię deklaracji delegowania , w wersji papierowej lub elektronicznej (np. na smartfonie lub tablecie). Powinieneś  mieć świadomość, czym jest ten dokument i jakie ma on znaczenie, by w razie kontroli móc okazać go służbą.

Oprócz  ważnego zgłoszenia musisz posiadać przy sobie:

• umowę o pracę, umowę cywilno-prawną bądź B2B,
• dowód operacji transportowych (list przewozowy lub elektroniczny list przewozowy (e-CMR),
• druk A1 (lub wniosek złożony do ZUS w celu uzyskania druku A1 potwierdzony pieczęcią ZUS),
• aktualne i poprzednie zapisy z tachografu i karty kierowcy (do 56 dni wstecz).

Jak przygotować firmę do zmian?

Przed 1 lipca 2026 r. warto:

• zweryfikować aktualną listę pojazdów w przedsiębiorstwie,
• przygotować dane wszystkich numerów rejestracyjnych,
• uporządkować podział pojazdów według rodzaju transportu,
• przygotować plik do zbiorczego importu floty,
• upewnić się, że pojazdy o DMC 2,5–3,5 tony są objęte nowymi obowiązkami wynikającymi z Pakietu Mobilności.

*Obrazek powstał z wykorzystaniem AI.