W ostatnim czasie obserwuje się nasycenie rynku przez kierowców prowadzących własne działalności gospodarcze. Zatrudnienie kierowcy to duży koszt dla przedsiębiorcy , zwłaszcza przy obecnych stawkach, opłatach drogowych i kosztach paliwa. Tym samym coraz częściej w  mikroprzedsiębiorstwach to właściciel pełni rolę kierowcy.

Czy właściciel przedsiębiorstwa transportowego może również pełnić funkcję kierowcy?

Tak, w  ramach swojej działalności gospodarczej, właściciel może także wykonywać obowiązki kierowcy. W zależności od rodzaju floty; musi posiadać przede wszystkim odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia pojazdu, kartę kierowcy, a także musi przestrzegać regulacji dotyczących czasu pracy i odpoczynku.

Właściciele firm transportowych muszą być świadomi wielu aspektów dotyczących zarządzania swoją działalnością. Jeżeli prowadzisz firmę transportową dodatkowo realizujesz transport zarobkowy oraz wystawiasz dokumenty przewozowe na swoją działalność. Pamiętaj, że musisz posiadać licencję transportową. 

Ważne jest także spełnianie wymogów dotyczących kwalifikacji zawodowych, stanu technicznego pojazdów, posiadanych kategorii prawa jazdy oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa ruchu drogowego i przewozu towarów. Informacje na temat obowiązujących norm można znaleźć w wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących odpoczynków tygodniowych, czasu jazdy i powrotów do bazy w ramach pakietu mobilności. Zarządzanie finansami i administracją w przedsiębiorstwie transportowym jest kluczowe dla utrzymania rentowności i bezpieczeństwa operacyjnego. Zlecenia mogą pochodzić zarówno z długoterminowych umów z kontrahentami, jak i z jednorazowych zleceń. Ważne jest, aby przedsiębiorca miał kontrolę nad realizacją zleceń oraz zarządzaniem finansami firmy.

Czy kierowca-przewoźnik musi przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy i jazdy?

Można by przypuszczać, że w przedsiębiorstwach transportowych, gdzie właściciele sami kierują pojazdami, reguły dotyczące czasu pracy mogą nie być aż tak restrykcyjne. Jednak to błędne założenie, ponieważ w branży transportu drogowego przepisy obowiązują wszystkich równo. Rozporządzenie UE 561/2006, które określa limity czasu jazdy oraz wymogi dotyczące odpoczynku, dotyczy każdego kierowcy bez wyjątku.

Ustawa o czasie pracy kierowców

Ustawa o czasie pracy kierowców integruje polskie regulacje z normami unijnymi, obejmując wszystkich kierowców, także osoby prowadzące działalność na własny rachunek. Zgodnie z unijnymi dyrektywami, szczególnie rozporządzeniem 561/2006/WE, samozatrudnieni kierowcy są zobowiązani ściśle przestrzegać ustalonych limitów czasu jazdy w ciągu dnia i tygodnia. Muszą również zapewnić sobie wymagane okresy odpoczynku oraz przestrzegać regulacji dotyczących przerw podczas jazdy. Ponadto są zobowiązani do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, takiej jak ewidencje czasu pracy. Ignorowanie tych przepisów może skutkować nałożeniem mandatu.

Czy właściciel będący kierowcą musi prowadzić rejestr czasu pracy?

Zgodnie z artykułem 26d punkt 1 ustawy dotyczącej czasu pracy kierowców, osoba prowadząca działalność gospodarczą, będąca jednocześnie właścicielem i kierowcą, ma obowiązek utrzymywania dokładnej ewidencji czasu pracy, którą należy przechowywać przez dwa lata po zakończeniu okresu, którego dotyczy.

W sytuacji, gdy firma transportowa realizuje przewozy drogowe na zlecenie innego przedsiębiorstwa, to to zleceniodawca jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji. Następnie musi on dostarczyć kopię tej ewidencji przewoźnikowi.

Czym są diety?

Dieta stanowi jeden z głównych elementów delegacji służbowej pracownika transportu. Firma przyznaje dietę pracownikowi za każdym razem, gdy ten wychodzi w delegację na zlecenie pracodawcy, mając na celu pokrycie kosztów związanych z posiłkami. Warunkiem uzyskania diety jest pobyt kierowcy poza główną lokalizacją działalności firmy transportowej. Pracodawca określa lokalizacje rozpoczęcia i zakończenia delegacji krajowej.

Diety krajowe

Prowadząc własną działalność, istnieją różnorodne metody rozliczania kosztów potrzebnych do wygenerowania dochodu. Podstawą jest udowodnienie, że poniesienie określonego wydatku było konieczne do osiągnięcia przychodu. Dla przedsiębiorców-kierowców, diety nie są wypłacane bezpośrednio sobie, ale są rejestrowane jako uzasadnione koszty uzyskania przychodu, co pozwala na zmniejszenie podatku dochodowego. Stawki diety krajowej są określane przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Od początku 2023 roku diety krajowe wynoszą 45 zł. Doszło również do zmiany w sposobie rozliczania kosztów noclegów, które obecnie wynoszą 67,50 zł, ale te wydatki nie mogą być już odliczane jako ryczałt. Należy je faktycznie ponieść i odpowiednio udokumentować za pomocą faktury z hotelu.

Diety zagraniczne 

Artykuł 21b ustawy o czasie pracy kierowców precyzuje, że kierowca zajmujący się międzynarodowymi transportami drogowymi podczas wykonywania zadań służbowych nie jest traktowany jako osoba w podróży służbowej zgodnie z definicją zawartą w art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy z 26 czerwca 1974 roku. W konsekwencji, kierowcy zatrudnionemu na umowę o pracę nie przysługuje zwrot kosztów za wyżywienie za granicą pod postacią diet. Istnieje pewne zamieszanie w kontekście odliczania kosztów diet zagranicznych dla kierowców prowadzących własną działalność gospodarczą.

Niektórzy eksperci argumentują, że art. 21b dotyczy jedynie zatrudnionych pracowników, co jest prawdą. Jednak odnosząc się do artykułu 2 tej ustawy, który obejmuje wszystkich kierowców wykonujących zawodowe czynności kierowcy, znajdujemy definicję podróży służbowej. Skoro żaden kierowca, niezależnie od formy zatrudnienia, nie jest na służbowym wyjeździe, istotne jest precyzyjne określenie podstaw uznawania diety za uzasadniony koszt. To szczególnie ważne w przypadku, gdy dieta nie występowała, a nie było rzeczywistych kosztów związanych z wyżywieniem. Jedynie koszty udokumentowane fakturami, faktycznie poniesione i związane z generowaniem przychodu, mogą być odliczone. W przypadku wszelkich wątpliwości zaleca się zwrócenie się o indywidualną interpretację prawną do Urzędu Skarbowego. Jest to ważne, ponieważ konsekwencje nieprawidłowej interpretacji mogą być poważniejsze niż ewentualne oszczędności podatkowe.

Wydatki rozliczane w ramach podróży zagranicznej

Koszty związane z podróżą służbową za granicę

Przedsiębiorca ma możliwość odbycia zagranicznej podróży służbowej różnymi sposobami, ale skoncentrujemy się tutaj na jednej opcji.

Podróż służbowym samochodem, będącym własnością firmy, generuje koszty, które można uwzględnić w kosztach służbowych. To obejmuje wydatki związane z użytkowaniem pojazdu, takie jak zakup paliwa, opłaty drogowe i koszty parkowania. W przypadku zakupu paliwa za granicą, ważne jest potwierdzenie tego wydatku paragonem. Paragon powinien zawierać szczegóły, takie jak ilość zakupionego paliwa, cena za jednostkę, całkowity koszt, data zakupu oraz pieczątka sprzedawcy. Przed zaksięgowaniem wydatków, przedsiębiorca powinien uzupełnić na odwrocie paragonu swoje imię, nazwisko (lub nazwę firmy), adres i rodzaj kupionego produktu.

Wydatki na nocleg i wyżywienie

Podczas podróży zagranicznej przedsiębiorcy nie mają możliwości rozliczania kosztów noclegów w formie ryczałtu, co jest zarezerwowane wyłącznie dla pracowników. Aby uznawać koszty usług hotelowych, przedsiębiorca musi posiadać fakturę. Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, do celów podatkowych uznaje się całkowitą kwotę brutto z tej faktury. W konsekwencji, przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od tej usługi.

Jeśli chodzi o wydatki na posiłki poniesione przez przedsiębiorcę podczas jego delegacji zagranicznej, nie mogą one być rozliczane osobno jako koszty podróży. Zamiast tego, są one uwzględniane w stałej stawce diety, której wysokość zależy od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa. Zasady te określa paragraf 4 ustęp 1 rozporządzenia dotyczącego delegacji służbowych.

Czy osoby samozatrudnione podlegają przepisom Kodeksu Pracy według Państwowej Inspekcji Pracy?

Dla kierowcy, który jest również właścicielem firmy i nie zatrudnia żadnych pracowników, nie obowiązują go przepisy Kodeksu Pracy. Jednakże, odpowiada on cywilnie. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia szkody związanej z transportowanym ładunkiem, na przykład uszkodzenia czy opóźnienia w dostawie, cała odpowiedzialność materialna spoczywa na właścicielu działalności gospodarczej.

Kontrola drogowa przez Inspekcję Transportu Drogowego (dokumenty)

Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) podczas kontroli drogowej będzie weryfikować dokumenty kierowcy-właściciela tak samo, jak w przypadku zatrudnionego kierowcy. Jako właściciel firmy i zarazem przewoźnik, musisz posiadać przy sobie odpowiedni pakiet wymaganych dokumentów. Ważne jest, abyś miał przy sobie ubezpieczenie OC dla ciężarówki i naczepy. Dodatkowo, sporządź umowę z klientem w celu uregulowania warunków współpracy. Upewnij się, że masz dokumentację leasingową, w tym ważne upoważnienie do korzystania z pojazdu. Przetłumacz wpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na język angielski, aby potwierdzić istnienie firmy. Sprawdź, czy posiadasz aktualną licencję na transport, co jest niezbędne do legalnego wykonywania przewozów. Przygotuj list przewozowy CMR oraz zabezpiecz wydruki z tachografu, zwłaszcza w przypadku wystąpienia naruszeń, które wymagają odpowiedniej dokumentacji.

Jeśli potrzebujesz pomocy z rozliczeniem swojego czasu pracy oraz czasu pracy twoich kierowców, skorzystaj z oferty Trans Expert! Jesteśmy doświadczoną firmą specjalizującą się w rozliczaniu czasu pracy kierowców. Nasza oferta obejmuje także skrupulatne wyliczanie diet oraz wiele innych usług dla firm transportowych. Znajdź równowagę między zarządzaniem firmą a pełnieniem roli kierowcy. Skontaktuj się z nami już dziś!