Każdy przewoźnik musi być przygotowany na ewentualne kontrole przeprowadzane w jego firmie przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ważne jest, aby rozumieć, jakie dokumenty będą sprawdzane przez kontrolerów oraz jak postępować podczas samej kontroli. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mogą dokonywać kontroli w zakresie zgodności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Szczególnie kontrole ZUS nasiliły się po wejściu w życie przepisów 2 lutego 2022 roku dotyczących również zmian w ustawie o transporcie drogowym, ustawie o czasie pracy kierowców i wraz z nimi zmianą zasad ustalania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców.

Dlatego ważne jest, aby znać kwestie, na które inspektorzy na pewno zwrócą uwagę. Szczególnie, że odnotowano przypadki, gdy przewoźnicy otrzymali już zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego.

Co sprawdza ZUS na kontroli w firmie?

Nowe przepisy dotyczą zmian w ustawie o czasie pracy kierowców oraz o transporcie drogowym. Wraz z nimi następuje zmiana zasad ustalania podstaw wymiaru składek dla kierowców. Wobec tego faktu Zakład Ubezpieczeń Społecznych zdecydował się na kontrolowanie przewoźników z większą częstotliwością.

ZUS przeprowadza kontrole firm, tym samym- ocenę ryzyka naruszenia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek. Co stanowi podstawę do opracowania corocznego planu kontroli. Jednym z obszarów poddawanych kontroli przez ZUS jest dokładność obliczeń składek i innych opłat co do podstawy wymiaru składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyjrzy się również innym kwestiom – np. zapyta o ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców. Przewoźnicy muszą odpowiedzieć na pytania dotyczące swojej działalności oraz przesłać dokumenty związane z ustaleniem podstawy wymiaru składek.

Procedura kontroli

Procedura kontroli jest określona w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. dotyczącym szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. To rozporządzenie określa, że kontrole płatników składek, którzy są odpowiedzialni za składki na ubezpieczenie społeczne (z wyjątkiem tych, którzy płacą składki tylko za siebie), są wykonywane w taki sposób, aby zapewnić prawidłowe pobieranie składek i wypłacanie świadczeń.

ZUS zadaje przewoźnikom pytania dotyczące zakresu działalności, zatrudnienia, obowiązków kierowców międzynarodowych oraz wynagrodzeń i diet.

Na mocy art. 86 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, kontrola ma możliwość obejmować, między innymi, następujące aspekty:

– Zgłaszanie do systemu ubezpieczeń społecznych.

– Poprawność, dokładność obliczania, potrącania i regulowania składek oraz innych opłat, do których jest zobowiązany zakład pracy.

– Rozstrzyganie kwestii uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłatę i dokonywanie związanych z nimi rozliczeń.

– Poprawność i terminowość składania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

– Wydawanie zaświadczeń lub przekazywanie danych w celach związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

– Przeprowadzanie kontroli składników majątku płatników składek, którzy zalegają z opłacaniem składek.

Czy ZUS musi poinformować o kontroli?

Jeśli ZUS chce przeprowadzić kontrolę, w przypadku, gdy płatnikiem składek jest przedsiębiorca, ZUS jest zobowiązany do powiadomienia go przed rozpoczęciem kontroli poprzez dostarczenie oficjalnego zawiadomienia o planowanej kontroli. Inspektor kontroli doręcza płatnikowi zawiadomienie o zamiarze wszczęcie kontroli. Sama kontrola może rozpocząć się najwcześniej 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Co jaki czas mogą odbywać się kontrole z ZUS?

Kontrole przeprowadzane przez ZUS są realizowane co 5 lat. Po upływie tego okresu należności związane ze składkami ulegają przedawnieniu od momentu, w którym stały się wymagalne.

Za co ZUS może ukarać?

Istnieje wiele możliwości nałożenia sankcji na przedsiębiorcę z powodu niespłaconego podatku. Zazwyczaj proces ten rozpoczyna się od ostrzeżenia ze strony Urzędu. Dodatkowo wysyłane jest przypomnienia, że w przypadku opóźnienia w uregulowaniu podatku, przedsiębiorca jest zobligowany do uiszczenia odsetek od kwoty zaległego podatku. Te odsetki naliczane są od dnia, który następuje po terminie, w którym podatek powinien zostać opłacony.

Trzeba pamiętać o kosztach egzekucji, które zostaną poniesione, jeśli organ podatkowy zajmie konto bankowe dłużnika. Lub przeprowadzi zajęcie nieruchomości lub ruchomości przy udziale komornika.

Warto również zaznaczyć, że w omawianym przypadku mówimy o sytuacji, w której podatek nie został opłacony, ale istnieją także przypadki naruszeń podatkowych, polegające na niedotrzymaniu zobowiązań podatkowych lub braku złożenia deklaracji podatkowej. Wysokość kary oraz rodzaj sankcji zależą od wielu czynników, takich jak kwota niewpłaconego podatku. Jeśli chodzi o brak deklaracji, to kary mogą być uzależnione od tego, czy przedsiębiorca faktycznie prowadził działalność, która by wymagała obliczenia podatku, czy też nie prowadził takiej działalności, co może wpływać na wymiar kary podatkowej.

W przypadku nieterminowej opłaty składek, ZUS nalicza odsetki karne za opóźnienie w regulowaniu zobowiązań. Jeśli nie zostaną podjęte odpowiednie kroki w odpowiednim czasie, może dojść do zajęcia rachunku bankowego. Skutkiem nieuregulowania składek jest utrata prawa do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego, a także brak możliwości ubiegania się o dofinansowania. W praktyce, można to uznać za pierwszy poziom konsekwencji za zaległości w opłatach.

Koszty egzekucji

Od 2022 roku ZUS potrąca koszty egzekucji, koszty upomnień, odsetki za zwłokę oraz dodatkowe opłaty w pierwszej kolejności z wypłacanych przez siebie świadczeń z ubezpieczeń społecznych, takich jak emerytury, renty i zasiłki. Dopiero w drugiej kolejności podejmuje się egzekucję w tradycyjny sposób. Należy pamiętać, że ZUS ma ograniczenie co do wysokości kwot, które może potrącić, w zależności od rodzaju otrzymywanych świadczeń.

Gdy składki nie są opłacone w terminie, może to skutkować koniecznością doliczenia odsetek za zwłokę. W przypadku dalszego opóźnienia w regulowaniu zaległości, ZUS ma prawo nałożyć karę w wysokości sięgającej nawet 100% kwoty zaległych składek. W skrajnych przypadkach, jeśli dłużnik nie ureguluje swojego zadłużenia, ZUS ma prawo skierować sprawę do sądu. Może wiązać się to z koniecznością poniesienia wszystkich kosztów związanych z egzekucją.

Czy można uniknąć kary za niezapłacenie podatku lub składek?

W przypadku zaległości podatkowych istnieje możliwość skorzystania z wyjątkowej instytucji w polskim prawie podatkowym zwaną „czynnym żalem”. Ta procedura pozwala na uniknięcie nałożenia kary, jednak może być zastosowana tylko w określonych sytuacjach i pod pewnymi warunkami.

Aby skorzystać z „czynnego żalu”, podatnik musi:

– Popełnić naruszenie przepisów podatkowych.

– Otwarcie przyznać się do popełnionego naruszenia.

– Uregulować całą swoją zaległość podatkową.

Dodatkowo, podatnik jest zobowiązany do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego o naruszeniu przepisów podatkowych, przedstawiając dobrowolnie informacje o tym, które obowiązki podatkowe zostały zaniedbane.

Warto zaznaczyć, że „czynny żal” jest skuteczny tylko wtedy, gdy podatnik przyznaje się do popełnienia naruszenia podatkowego przed tym, jak organ podatkowy samodzielnie udokumentuje naruszenie lub przed rozpoczęciem działań organów ścigania w celu wykrycia przewinienia.

W przypadku składek ZUS nie istnieje równoważna instytucja „czynnego żalu”, ale istnieje możliwość złożenia wniosku do ZUS o odroczenie terminu płatności zobowiązań z tytułu składek lub wniosku o rozłożeniu płatności na raty. Oczywiście, takie wnioski muszą być uzasadnione i muszą uwzględniać informacje dotyczące zadłużenia. Dodatkowo powinni dotyczyć proponowanego harmonogramu spłaty oraz przyczyny, dla których jednorazowa spłata zobowiązań nie jest możliwa. Podatnik musi także określić, czy zamierza skorzystać z pomocy publicznej.

Jak wygląda kontrola z ZUS?

ZUS zada przewoźnikom szczegółowe pytania o ich działalność i poprosi o dokumenty.

Jeśli płatnik składek nie jest przedsiębiorcą, kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. W przypadku płatnika składek będącego przedsiębiorcą, kontrola ZUS nie może przekroczyć jednego roku kalendarzowego.

– 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorcy,

– 18 dni roboczych – mali przedsiębiorcy,

– 24 dni roboczych – średni przedsiębiorcy,

– 48 dni roboczych – inni przedsiębiorcy.

Po zakończonej kontroli płatnikowi składek zostaje przekazany protokół kontroli. W ciągu 14 dni od otrzymania protokołu, płatnik ma prawo złożyć pisemne uwagi lub zastrzeżenia co do ustaleń inspektora. W okresie 30 dni od otrzymania protokołu, płatnik składek jest zobowiązany dostarczyć wszelkie dokumenty korygujące lub poprawiające sytuację.

Jeśli płatnik składek nie dostarczy tych dokumentów w terminie, ZUS wyda decyzję w ciągu miesiąca w sprawie składanych dokumentów korygujących. Wówczas płatnik składek ma 7 dni na dostarczenie tych dokumentów od momentu, w którym decyzja ZUS-u stanie się ostateczna.

Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z decyzją ZUS-u, może w ciągu miesiąca od daty doręczenia złożyć odwołanie do sądu okręgowego, który jest właściwym sądem pracy i ubezpieczeń społecznych (sąd I instancji). Odwołanie do sądu powinno być złożone w siedzibie ZUS, który wydał decyzję.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie przygotowania do kontroli to skontaktuj się z nami.