W branży transportowej, gdzie delegacje służbowe są codziennością, pracownicy często wyruszają w podróże, by wykonywać zadania w różnych lokalizacjach. W tym kontekście, regulacje prawne dotyczące diet krajowych nabierają szczególnego znaczenia. Dodatkowo, kwestie związane z zwrotem kosztów transportu stają się centralnym elementem zarządzania delegacjami. Wymaga to pracodawców dokładnego zrozumienia i stosowania obowiązujących przepisów. Znajomość i prawidłowe przestrzeganie tych regulacji jest kluczowa, by zapewnić zgodność z prawem i optymalizację kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników w sektorze transportowym.

Podstawy zasad dotyczących diet krajowych w ramach podróży służbowych

W przeciwieństwie do transportu zagranicznego, przy przewozach realizowanych na terenie kraju konieczne jest dokonywanie rozliczeń związanych z delegacjami służbowymi. Odpowiednie wytyczne dotyczące tego zagadnienia znajdują się w Ustawie o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nią, podróż służbowa definiowana jest jako:

• „każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub

• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.”

Diety krajowe przysługują kierowcy, który przebywa w podróży służbowej przez minimum 8 godzin.

Informacje o zasadach obliczania diety krajowej oraz obowiązujące stawki zostały określone w Rozporządzeniu wydanym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej dnia 29 stycznia 2013 roku, dotyczącym świadczeń przysługujących pracownikom zatrudnionym w jednostkach sektora państwowego lub samorządowego za czas podróży służbowej. Warto podkreślić, że stosowanie systemu diet i ryczałtów za noclegi w krajowych przewozach umożliwia przedsiębiorstwom transportowym wypłatę części pensji pracowników bez potrzeby obciążania tych kwot dodatkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne (ZUS) i bez pobierania z nich podatku dochodowego.

Aktualne stawki diet krajowych w 2024r.

W branży transportu krajowego niedawno zetknęli się z dwiema aktualizacjami stawek diet. Po blisko dziesięciu latach nastąpiła zmiana. Diety z tytułu krajowej podróży służbowej dla kierowców zawodowych na delegacjach utrzymywały się na poziomie 30 zł za dzień. W dniu 28 lipca 2022 roku zostały one zwiększone do 38 zł. Kolejna zmiana nastąpiła z początkiem roku 2023, kiedy to dieta w pełnej wysokości wzrosła do 45 zł za każdy dzień podróży służbowej.

Jednak to nie koniec zmian dotyczących świadczeń w 2023 roku. Oprócz zwiększenia diety, odnotowano również wzrost kwoty ryczałtów za noclegi, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją miejską oraz wydatków na noclegi.

• • Ryczałt za nocleg został ustalony na poziomie 150% stawki diety krajowej, co w obecnym okresie przekłada się na sumę 67,50 zł.

Jak wyliczyć stawkę diety podczas krajowej podróży służbowej?

Podczas wyliczania wysokości diety krajowej pracownikowi zatrudnionemu , kluczowym aspektem jest czas trwania podróży. Jeśli podróż trwa nie więcej niż 24 godziny, dieta zostaje przyznana według następujących zasad:

a) Jeśli trwa mniej niż 8 godzin, dieta nie jest przewidziana.

b) Jeśli trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje 50% diety.

c) Jeśli trwa ponad 12 godzin, przysługuje pełna dieta.

Specjalne regulacje i odstępstwa dotyczące krajowych stawek diet

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku wprowadza specyficzne zasady dotyczące wypłaty diet krajowych, w tym kilka istotnych wyjątków od standardowych regulacji:

• Pracownik oddelegowany do wykonania zadania w miejscu, w którym ma swoje stałe lub czasowe miejsce zamieszkania, nie ma prawa do diety.

• Możliwy jest zwrot wydatków na nocleg przekraczających ustaloną stawkę, ale wymaga to wcześniejszej zgody pracodawcy. W takim przypadku powstała różnica podlega opodatkowaniu i obciążeniu składkami na ubezpieczenie społeczne.

• Ustalono procedurę zwrotu kosztów przejazdów komunikacją miejską. Może ona odbywać się na podstawie wniosku pracownika, zarówno w formie ryczałtu, jak i na podstawie przedstawionych dowodów zakupu.

• Pracownikowi, któremu firma zapewnia posiłki, nie przysługuje dieta krajowa.

Obniżenie diety

Wartość diety przysługującej za czas delegacji krajowej ulega obniżeniu o wartość posiłków dostarczonych bezpłatnie w trakcie podróży. Przyjmuje się, że poszczególne posiłki redukują kwotę diety w następujący sposób:

• śniadanie zmniejsza dietę o 25% jej wartości;
• obiad obniża dietę o 50% jej kwoty;
• kolacja redukuje wartość diety o 25%.

Co oznacza, że pracownikowi, któremu zapewnione jest bezpłatne całodzienne wyżywienie nie przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej, jeżeli nie ponosi on w tym czasie dodatkowo kosztów noclegu i dojazdu.

Wskazówki dotyczące rozliczeń z tytułu podróży służbowych

Aby sprawnie i bezbłędnie dokonywać rozliczeń z delegacji krajowych, istnieje kilka kluczowych zaleceń. Pierwszym z nich jest precyzyjne ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, wliczając w to konkretne daty i godziny.  Dla usprawnienia procesu rozliczeniowego warto wykorzystać nowoczesne narzędzia. Zaliczamy do nich min. systemy GPS i tachografy, które automatyzują śledzenie trasy i czasu podróży. Ważne jest również zachowanie wszelkiej dokumentacji finansowej związanej z wyjazdem, w tym faktur, paragonów oraz innych potwierdzeń poniesionych kosztów. W przypadku braku możliwości przedstawienia fizycznych dowodów wydatków, zaleca się sporządzenie i przedłożenie pisemnego oświadczenia o ich wysokości.

Rozważenie współpracy z firmą zajmującą się rozliczaniem diet, może być dobrym pomysłem dla przedsiębiorców, którzy cenią swój czas. Nasza firma- Trans Expert jest specjalistą wszelakich rozliczeń w branży transportowej. Dzięki naszej specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu, możesz mieć pewność precyzyjnego rozliczenia wszystkich delegacji służbowych. Wszystko będzie zgodne z przepisami. Wybierając nasze usługi, zyskujesz nie tylko czas, ale i komfort psychiczny. Możesz być pewien, że Twoje sprawy są w rękach profesjonalistów.