Przepisy Unii Europejskiej dotyczące jednolitego rynku gwarantują swobodny przepływ osób, towarów, usług i kapitału między krajami członkowskimi w transporcie międzynarodowym. Aby te przepisy mogły być skutecznie stosowane, konieczna jest współpraca, koordynacja i regularna komunikacja pomiędzy odpowiednimi instytucjami w poszczególnych krajach UE. W tym celu Komisja Europejska stworzyła platformę internetową, czyli system IMI (system wymiany informacji), który ułatwia wymianę informacji dotyczących rynku wewnętrznego w transporcie międzynarodowym.

Czym jest system IMI (Internal Market Information System)?

System IMI to platforma internetowa, która umożliwia szybką wymianę informacji między administracjami różnych krajów Unii Europejskiej. Można więc powiedzieć, że jest to system wymiany informacji na rynku wewnętrznym transportu drogowego (międzynarodowego).

Jednym z dostępnych narzędzi dla urzędników z różnych państw jest portal służący do zgłaszania delegowania kierowców do wykonywania kabotażu lub cross-trade na terenie państw UE. Od 2 lutego 2022 roku przedsiębiorcy transportowi, delegujący kierowców za granicę, mają obowiązek przesyłania takich informacji poprzez nowy system. Ta data wynika z wejścia w życie przepisów pakietu mobilności, które nakładają na przewoźników obowiązek rejestracji kierowców delegowanych.

Komu trzeba przygotować zgłoszenie w systemie IMI?

Obowiązek zgłoszenia delegowania kierowców dotyczy wszystkich kierowców, którzy wykonują operacje cross-trade oraz kabotaże. Kierowcy, którzy wykonują przewozy bilateralne są wyłączeni z tego obowiązku. Kierowca może mieć zgłoszenie w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowi zgłoszenia delegowania IMI nie podlegają kierowcy , który są właścicielami przedsiębiorstwa. Należy jednak pamiętać, że jeśli zatrudniamy kierowcę na B2B , który realizuje przewóz pod nasz licencją to musimy go zgłosić do systemu delegowania IMI.

Zgłoszenia delegowania kierowców IMI będą wymagane najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania kierowców. Maksymalny czas, na który możemy wygenerować zgłoszenie IMI to okres 6 miesięcy.

Jakie funkcje posiada system IMI?

Z powodu regulacji zawartych w pakiecie mobilności, przewoźnicy mogą, poprzez platformę łączącą się z IMI, wymieniać informacje administracyjne niezależnie od kraju pochodzenia.

Mimo że portal służy do rejestracji kierowców delegowanych do kabotażu i cross-trade, system IMI istnieje od lat i służy różnym sektorom administracji. Od 2 lutego 2022 roku zawarte w nim dane ułatwiają monitorowanie wypłat pracownikom delegowanym stawek obowiązujących w poszczególnych krajach na trasie przewozu. Mimo że proces zgłaszania kierowców związany z IMI jest stosunkowo prosty, istnieje kilka kluczowych punktów, na które warto zwrócić uwagę, by uniknąć błędów w rejestracji kierowców.

Jak przygotować zgłoszenie delegowania kierowców w systemie IMI?

Uzyskanie EU Login

1. Aby przejść do procesu rejestracji konta EU Login, otwieramy przeglądarkę i wklejamy następujący link: https://ecas.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi

2. W górnym rogu jest opcja, dzięki której można zmienić język na polski. W wyświetlonej stronie należy wpisać swoje dane oraz wybrać preferowany język, aby otrzymać instrukcje e-mailem.

3. Proszę przeczytać oświadczenie o ochronie prywatności i zaznaczyć pole, aby potwierdzić akceptację warunków korzystania z EU Login.

4. Aby zakończyć tworzenie swojego profilu należy kliknąć w „Załóż nowe konto”. Założenie konta zostanie potwierdzone powiadomieniem na ekranie – pozostajemy na stronie, dopóki nie wyświetli się kolejne powiadomienie.

5. Na twojego maila przyjdzie link aktywacyjny, który podałeś przy rejestracji. Należy w niego wejść i potwierdzić założenie konta. W wiadomości, która wraz z linkiem przyszła na maila, została umieszczona informacja o nadanym loginie – można użyć jego albo e-maila podczas logowania. Proszę również sprawdzić folder SPAM.

6. Po kliknięciu w link, ustawiamy nowe hasło zgodnie z wytycznymi odnośnie długości hasła i znaków specjalnych. Po nadaniu hasła klikamy „Wyślij”. Wyświetla się wówczas komunikat potwierdzający.

7. Twoje konto EU Login jest teraz w pełni zarejestrowane.

Zakładanie konta firmowego

Należy założyć konto tylko na jedną firmę. Jeśli jeden ze współpracowników utworzył już konto firmowe, należy skontaktować się z tą osobą, aby otrzymać zaproszenie do konta. Zaproszenia są zarządzane za pośrednictwem sekcji Zarządzanie użytkownikami portalu. Po zaproszeniu otrzymuje się wiadomość e-mail z portalu z dalszymi instrukcjami.

Jeśli nie utworzono jeszcze konta firmowego dla Twojej firmy, można postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami.

1. W celu założenia konta firmowego na portalu IMI, należy wejść na stronę: https://www.postingdeclaration.eu/landing. Wyświetli się strona docelowa portalu.

2. W prawym górnym rogu można wybrać język. Wybieramy język polski.

3. Należy wybrać niebieski przycisk „Utwórz konto”.

4. Wyświetlane jest przypomnienie, że w celu założenia konta firmowego potrzebny jest EU Login. Wybieramy „kontynuuj”.

5. Następnie należy się zalogować wpisując EU Login oraz hasło.

6. W pierwszej zakładce „Dane użytkownika” dane zaczytają się automatycznie. Można (opcjonalnie) dodać nr telefonu. Następnie wybieramy „Kontynuuj”.

7. W kolejnym kroku należy uzupełnić informacje o firmie. Wypełniamy wszystkie obowiązkowe pola oznaczone czerwoną gwiazdką. Następnie uzupełniamy dane zarządzającego transportem.

8. Twoje konto firmowe zostało utworzone. Kliknij „Gotowe”, aby uzyskać dostęp do swojego konta i ewentualnie zaprosić współpracowników do portalu.

9. W zakładce Zarządzanie użytkownikami można dodać użytkownika wybierając „Zaproś użytkownika”. W ten sposób możemy dodać współpracownika do konta firmowego.

Przygotowanie zgłoszenie delegowania kierowców w systemie IMI

1. Aby rozpocząć proces zgłoszenia delegowania kierowców, najpierw należy wpisać jego dane w zakładce „kierowcy”. Następnie klikamy na „dodaj nowego kierowcę”.

2. Uzupełniamy wszystkie pola oznaczone czerwoną gwiazdką. W przypadku kierowcy, który ma w imieniu lub nazwisku polskie znaki, w rubryce imię/nazwisko wpisujemy bez polskich znaków, a w rubryce imię/nazwisko (w pisowni oryginalnej) wpisujemy dane z polskimi znakami.

3. Po uzupełnieniu wszystkich danych kierowcy, klikamy „zapisz”. W razie, gdyby dane kierowcy uległy zmianie (np. miejsce zamieszkania) w dowolnym momencie możemy je edytować w systemie po kliknięciu na ikonkę ołówka. Natomiast należy pamiętać, że wtedy przygotowane z tym kierowcą zgłoszenia trzeba wygenerować ponownie.

4. Po wpisaniu danych kierowcy, przechodzimy do zakładki zgłoszenia.

5. Zgłaszając pierwszy raz kierowcę klikamy na „utwórz zgłoszenie.”

6. Uzupełniamy wszystkie pola oznaczone czerwoną gwiazdką. Za pośrednictwem IMI, uzupełnić należy również numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych w Państwa firmie.

7. Po wybraniu z listy rozwijanej kierowcy, dane firmy i osoby zarządzającej transportem uzupełniają się same. Do uzupełniania pozostaje jeszcze osoba wyznaczona do kontaktów. Po wpisaniu danych, klikamy na „utwórz”.

8. Po potwierdzeniu utworzenia zgłoszenia, system kieruje nas na stronę główną, gdzie znajduje się informacja o wykonanym projekcie zgłoszenia. Aby je wygenerować, należy kliknąć na status „projekt”.

9. Klikamy na „przedłóż”. Po kliknięciu musimy potwierdzić, że chcemy zrobić zgłoszenie.

10. Zielony status „przedłożono” będziemy mogli pobrać zgłoszenie.

Gotowe zgłoszenie IMI

1. Aby pobrać zgłoszenie należy kliknąć na „drukuj zgłoszenie”. Przy prawidłowo wykonanym zgłoszeniu zawsze pojawia się kod QR, który pozwala weryfikować na drodze posiadanie zgłoszenia.

2. Klikając „kopiuj” możemy kopiować zgłoszenie i podmieniać daty trwania zgłoszenia, państwa czy też kierowców.

3. Klikamy na „kopiuj zgłoszenie”.

4. Przy kopiowaniu zgłoszeń, system pozwala nam wybrać inny kraj delegowania, zmieniać daty trwania zgłoszenia, numery rejestracyjne pojazdów czy też kierowcę. Po zmianie danych, klikamy jak przy wykonywaniu pierwszych zgłoszeń -> utwórz -> przedłóż.

5. Jeśli w czasie trwania zgłoszenia zmienią się dane/dojdzie nowy pojazd, którym kierowca będzie jeździć wystarczy edytować zgłoszenie i dopisać nowe dane. Po kliknięciu „zapisz” dane się zaktualizują, a zgłoszenie należy ponownie pobrać i przekazać kierowcy.

6. Należy pamiętać, że w systemie w zakładce „wnioski” mogą pojawić się pytania od służb kontrolnych. W razie wszczęcia kontroli w Państwa firmie, macie Państwo 8 tygodni na przesłanie wymienionych w zapytaniu dokumentów.

Jeśli potrzebujesz pomocy w zgłoszeniu Twoich kierowców -skontaktuj się z nami.