Co znajdziesz w tym artykule?

Teczka kierowcy, inaczej akta osobowe pracownika lub dokumentacja pracownicza, to zbiór dokumentów mających związek ze stosunkiem pracy, który ilustruje jej przebieg od momentu zatrudnienia aż do zakończenia. Akta osobowe powinny być prowadzone przez pracodawcę w sposób zgodny z przepisami prawnymi, dla każdego z pracowników osobno.

Jakie dokumenty powinny być w aktach osobowych kierowcy?

Dokumentacja pracownicza musi zawierać między innymi takie dokumenty jak:

Dokumentacja związana z ubieganiem się kandydata do pracy

-kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (wypełniony),

-wszelkie świadectwa pracy, dokumentujące staż pracy (ważne do ustaleniu stażu urlopowego, oraz chorobowego)

-dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe potrzebne do wykonywania pracy,

-skierowania na orzeczenia psychologiczne i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań,

-potwierdzenie sądowe o niekaralności,

-kopia prawa jazdy (niezbędna kwalifikacja do wykonywania pracy),

-zaświadczenia o przebytych szkoleniach,

-certyfikaty i dyplomy,

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji

Dokumentacja pracownicza informująca o zatrudnieniu i przebiegu zawodowym

-kwestionariusz osobowy,

-umowa zawierająca informacje: rodzaj pracy, miejsce pracy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia, forma wypłaty wynagrodzenia,

-pisemne potwierdzenie pracownika, że zapoznał się z wszystkimi wewnętrznymi dokumentami firmy (np. regulaminem pracy),

– karta szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy), zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP,

-dokumenty związane i dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych dla danego rodzaju pracy,

-oświadczenie pracownika dotyczące odliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, (PIT- 2)

-oświadczenie kierowcy o pozostawaniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,

-informacja dotycząca równego traktowania,

-dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy,

-informacje  związane z powierzeniem pracownikowi mienia,

-dokumenty związane przyjęciem przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej,

-dokumenty związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,

-oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia gotówkowo,

– oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym

-potwierdzenie pracownika o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

– informacja dla pracownika zgodna ze zmianami po 26 tym kwietnia 2023

– obwieszczenie o czasie pracy – obowiązkowe jeśli nie ma w firmie regulaminu pracy

– zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę i informacja o RODO

Dokumentacja pracownicza dotycząca zakończenia stosunku pracy

-dokument o rozwiązaniu umowy o pracę,

-kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,

-potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

-badania lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

-dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Dokumentacja pracownicza związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach

-opis zawiadomienia o ukaraniu,

-inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Dokumentacja pracownicza związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność innych środków psychoaktywnych w jego organizmie

Ponadto, kierowca ma obowiązek przedstawić prawo jazdy oraz – dodatkowo, jeśli posiada kategorię C lub D – świadectwo kwalifikacji zawodowej.

Ważne jest mieć na uwadze, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika jedynie kopie lub odpisy przedłożonych dokumentów. Oryginały mogą być żądane jedynie w celu wglądu lub w celu sporządzenia kopii lub odpisu.

Jakie inne dokumenty pracownicze kierowcy związane z jego pracą powinny znajdować się w firmie?

W odniesieniu do dokumentacji dotyczącej zatrudnienia, musisz utrzymywać oddzielne zapisy dla każdego pracownika:

-dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy

-dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego

-kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)

-kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

Kto powinien prowadzić akta osobowe?

Pracodawca zobowiązany jest do przygotowywania i prowadzenia dokumentów, a może powierzyć tę odpowiedzialność księgowemu lub osobie odpowiedzialnej za dokumentację – np. kadrowej.

Jak układać dokumenty w teczce akt osobowych?

W celu prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej w poszczególnych częściach akt osobowych, istotne jest, aby wszystkie dokumenty zostały ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Dodatkowo, każda z części powinna zawierać pełny wykaz dokumentów, które się w niej znajdują.

Jak i ile należy przechowywać dane dokumenty?

Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w formie elektronicznej lub papierowej, z zachowaniem poufności, dostępności, kompletności i integralności.

Dokumentację pracowniczą zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia i 10 następnych lat, a pracowników – zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku – przez okres 50 lat.

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracowniczej?

Zarówno obecny pracownik, jak i były mają prawo wystąpić do pracodawcy z prośbą o udostępnienie kopii pełnej lub części swojej dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Jeśli dokumentację pracowniczą przechowujesz w formie papierowej, masz obowiązek wydać kopię pełnej lub części dokumentacji pracowniczej.

Forma papierowa – musisz dostarczyć kopię pełnej lub części dokumentacji pracowniczej, która została opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającą zgodność kopii z oryginalną dokumentacją pracowniczą.

Forma elektroniczna – możesz wydać kopię pełnej lub części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, jako cyfrową replikę, spełniającą wymagania określone w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Taka kopia powinna być zapisana w formacie PDF oraz opatrzona kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność kopii z oryginalną dokumentacją pracowniczą.

Jeśli dokumentację pracowniczą przechowujesz w formie elektronicznej, masz obowiązek udostępnić kopię pełnej lub części dokumentacji pracowniczej.

Możesz wydać kopię dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej lub jako wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej. Wydruk powinien zawierać treść dokumentacji oraz dodatkowe informacje.

Co powinien zrobić pracodawca, gdy akta ulegną zniszczeniu?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić właściwe środki zabezpieczające dokumentację pracowniczą, tak aby chronić ją przed zniszczeniem oraz niedozwolonym dostępem osób nieupoważnionych. Jeśli dochodzi do zniszczenia lub utraty dokumentów, pracodawca powinien podjąć starania w celu odtworzenia ich.

Gdy pracodawca nie wyda dokumentacji pracowniczej i pracownik poniesie szkodę, np. w postaci braku potwierdzenia uprawnień uniemożliwiającego podjęcie nowej pracy.