Co znajdziesz w tym artykule?

Ciągłe zmiany w obowiązujących przepisach sprawiają trudności w przygotowaniu rozliczenia. Pamiętamy, że niedawno, od 19 sierpnia, weszły życie zmiany związane z nową ustawą o delegowaniu kierowców. Te zmiany z pewnością będą miały wpływ na rozliczanie czasu pracy kierowców za sierpień 2023 roku. Między innymi zmienił się sposób ich naliczania, a  stawki diet zostały ujednolicone.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o czasie pracy kierowców w transporcie drogowym, zapraszamy do artykułu „czas pracy” na naszej stronie.

Jakie są zasady obliczania wirtualnych diet? Czy przychód kierowcy na to wpływa? Czy można obniżyć nie tylko składki na ubezpieczenie społeczne, ale również podatek dochodowy? oraz Czy wirtualne diety wliczają się do wynagrodzenia kierowców w transporcie drogowym? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Czym są wirtualne diety?

W sieci trudno znaleźć dokładną definicję wirtualnej diety. Termin ten był używany tymczasowo wyłącznie do celów obliczeniowych, jednak po pewnym czasie stał się powszechnie akceptowany w środowisku transportowym. Wirtualna dieta jest utożsamiana z tradycyjnymi dietami praktykowanymi w naszych firmach. Informacje na temat tych diet zostały zapisane w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczącego należności pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych za podróże służbowe.

Można więc powiedzieć, że diety wirtualne to wskaźnik w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej zagranicą.

W kontekście diet wirtualnych warto rozumieć czym jest podróż służbowa. Definicję podróży służbowej można znaleźć w Kodeksie pracy. Według przepisów z 2022 roku międzynarodowe przewozy drogowe zostały wyłączone z definicji podróży służbowej. Od 2 lutego 2022 r., podróż służbowa kierowcy obejmuje każde zadanie służbowe związane z krajowymi przewozami drogowymi, które polega na przewozie lub podróży w celu wykonania przewozu drogowego na polecenie pracodawcy, wykraczając poza wcześniej określone miejsca. Dlatego kierowców w transporcie drogowym, którzy jeżdżą za granicę, nie powinno liczyć się delegacji.

Dla kogo są wirtualne diety?

Wirtualne diety liczy się dla każdego kierowcy, który wyjeżdża za granicę w celach zarobkowych.  Niezależnie od operacji transportowych jakie wykonuje (niezależnie czy wykonuje przewozy bilateralne, cross-trade czy kabotażowe).

Natomiast ogólna zasada jest stosunkowo klarowna w praktyce. Gdy przychód pracownika przewyższa średnie wynagrodzenie (6935 zł brutto w 2023 r.), od dochodu odejmowane są przewidywane diety wirtualne.

Czy diety wirtualne są kosztem?

Wirtualna dieta nie stanowi kosztu dla pracodawcy, nie wpływa na kwotę do wypłaty kierowcy. Ponadto nie nalicza się jej do podstaw zasiłku, urlopu czy ekwiwalentu, nie nalicza się składek społecznych ani zdrowotnych i nie pomniejsza się jej za nieobecności. Diety wirtualne to nie jest przychód pracownika.

Jakie są zasady obliczania diet wirtualnych?

Diety wirtualne oblicza się bardzo podobnie jak należności przysługujących z tytułu podróży służbowej.

Wcześniej diety wirtualne obliczało się zgodnie z stawkami z rozporządzenia MRiPS z dnia 25 października 2022 r. oraz zasadami rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dla diety według nowych przepisów przyjęto kwotę 60 euro. Z czasu pobytu odczytuje się ilość diet (np. jeśli kierowca przebywał zagranicą 1 tydzień i 20 godzin, wówczas ilość diet wynosi 8) i mnoży przez 60 euro.

Na przykład: Kierowca przebywał za granicą 1 tydzień i 20 godzin, czyli 8 dób. 60 euro pomnożone przez 8 daje nam wirtualną dietę 480.00 zł, która jest naszym pomniejszeniem podstawy oskładkowania.

Jako, że pomniejszenie podstawy opodatkowania to 1/3 pomniejszenia podstawy opodatkowania, nasze pomniejszenie opodatkowania będzie wynosiło 160.00 zł.

Jaka jest podstawa prawna do liczenia diet wirtualnych?

Ważne jest uwzględnienie obowiązujących przepisów dotyczących podróży służbowych kierowców pracujących w międzynarodowym transporcie. W lutym 2022 roku, w ramach kolejnego etapu pakietu mobilności, artykuł 21b zawierał zapis, który wskazywał, że kierowca wykonywujący zadania służbowe podczas międzynarodowych przewozów drogowych nie był uważany za podróżującego służbowo. Jednak po wprowadzeniu nowej ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie międzynarodowym, ten zapis został przeniesiony do Rozdziału 3b, artykułu 26f, prezentując zmienioną treść:

Art. 26f. 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

W nowej wersji ustawy dotyczącej czasu pracy kierowców, w artykule 21b zostanie wskazane, że ten konkretny punkt został uchylony.

Mimo wprowadzenia przepisu wyłączającego możliwość naliczania kierowcom diet, nadal  firmy stosują nielegalne praktyki w tym obszarze. Warto zauważyć, że od ponad półtora roku kierowcy podróżujący za granicę nie mogą otrzymywać diet nieobjętych składkami ani nieopodatkowanych za pracę wykonywaną poza granicami kraju.

Łatwiejsze rozliczanie wynagrodzeń kierowców jest możliwe z nami – jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy przy obliczaniu podatku dochodowego. Czy też wyliczenia płacy sektorowej, rozliczenia całości wynagrodzenia kierowcy według aktualnych przepisów polskich oraz pakiet mobilności, skontaktuj się z nami!