Ewidencja czasu pracy kierowców co musisz wiedzieć – wszystko dla opornych.

Zmiany w regulacjach prawnych mogą rodzić niepewność i pytania. Na rynku transportowy krążą różnorodne interpretacje przepisów. Czujesz potrzebę konsultacji. Taka sytuacja jest całkowicie naturalna. Obserwujemy podobne przypadki wśród naszych klientów, nawet tych z wieloletnim doświadczeniem w branży TSL.

Oto kluczowe aspekty, które warto mieć na uwadze, bez względu na to, czy dopiero rozpoczynasz swoją działalność w branży TS, czy też  posiadasz już kilkuletnie doświadczenie.

Po zapoznaniu się z tym artykułem będziesz na bieżąco z obecnymi przepisami oraz poznasz obowiązki związane z pojęciem ewidencji czasu pracy kierowcy.

Czym dokładnie jest ewidencja czasu pracy kierowców ?

Ewidencja czasu pracy to dokładny zapis czasu poświęconego na pracę przez kierowców, obejmujący nie tylko godziny spędzone za kierownicą, ale również przerwy, czas odpoczynku oraz inne czynności związane z wykonywanym zawodem. Jest to systematyczne dokumentowanie wszystkich aktywności pracownika w określonym czasie, co pozwala na monitorowanie i zapewnienie przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy, odpoczynku, przerw oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób ruchu drogowego. Rejestr ten może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej i służy zarówno do celów wewnętrznych firmy, jak i do weryfikacji przez odpowiednie organy kontrolne.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców?

Zarówno kierowcy, jak i pracodawcy są zobowiązani do dokładnego dokumentowania czasu pracy. Zadaniem kierowcy jest dokładne rejestrowanie godzin jazdy, czasu odpoczynku, przerw oraz wykonywania innych zadań związanych z zatrudnieniem. Kierowca jest również odpowiedzialny za przestrzeganie ustalonych limitów pracy i odpoczynku. Z kolei pracodawcy mają obowiązek przygotowywania ewidencji czasu pracy w przypadku kierowców zatrudnionych.  Pracodawca powinien monitorować także czy kierowcy przestrzegają przepisów o czasie pracy i odpoczynku. Do obowiązków pracodawców należy również gromadzenie niezbędnych danych, takich jak zapisy z tachografów, kart kierowców oraz wszelkie inne dokumenty czy raporty związane z czasem pracy.

Przedsiębiorca jest zobligowany do archiwizowania wydruków oraz zapisów tachografów co najmniej w okresie 12 miesięcy, a najlepiej 15 miesięcy.

Jeżeli masz trudności z właściwym rozliczeniem czasu pracy kierowców, możemy zaoferować naszą pomoc w tym zakresie. Sprawdź naszą ofertę, klikając w ten link.

Czy kierowca musi podpisywać ewidencję czasu pracy kierowcy?

Jednym z kwestionowanych obszarów w zarządzaniu pracownikami, zwłaszcza kierowcami, jest wymaganie od nich podpisywania licznych dokumentów, w tym ewidencji czasu pracy. Pojawia się  pytanie; czy brak podpisów kierowców na dokumentach, zwłaszcza w kontekście ewidencji czasu pracy, wpływa na ich ważność.

Nierzadko sytuacja, gdy kierowca nagle rezygnuje z pracy, pozostawia pracodawcę z szeregiem dokumentów, które nie zostały podpisane. W takim przypadku pojawia się pytanie, czy ewidencja czasu pracy jest ważna, nawet jeśli nie została podpisana przez kierowcę. Ważne jest zrozumienie, że w przypadku ewidencji czasu pracy, podpis kierowcy nie jest wymagany, aby dokument ten był ważny. To oznacza, że brak podpisu nie wpływa na jego skuteczność podczas ewentualnych kontroli.

Jednak istnieją dokumenty, które muszą zostać podpisane przez kierowcę, takie jak wnioski urlopowe, oświadczenia o naruszeniach (pouczenia) oraz wnioski o oddanie nadgodzin. Wnioski dotyczące urlopu są udzielane na wniosek pracownika, a zatem wymagają podpisu, aby były ważne. Kwestia podpisów nabiera istotności w przypadku notatek służbowych dotyczących naruszeń czasu pracy, które potwierdzają przypomnienia przepisów i pouczenia dla kadry.

Podsumowując, choć podpis kierowcy może być wymagany w niektórych dokumentach, ewidencja czasu pracy pozostaje ważna nawet bez tego elementu. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, które dokumenty wymagają podpisu, a które nie, aby uniknąć nieporozumień i zagwarantować ważność dokumentacji w przypadku ewentualnych kontroli.

Kto kontroluje ewidencje czasu pracy kierowców?

Ewidencję czasu pracy w kontekście transportu drogowego kontrolują różne instytucje, a głównymi organami odpowiedzialnymi za nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących czasu pracy kierowców są:

• Inspekcja Transportu Drogowego (ITD): Jest to główny organ w Polsce odpowiedzialny za kontrolę transportu drogowego. Inspektorzy ITD przeprowadzają kontrole na drogach, w firmach transportowych i na parkingach, sprawdzając, czy kierowcy oraz firmy przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy, odpoczynku i innych zasad związanych z transportem drogowym.
• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): Inspektorzy PIP mają kompetencje do sprawdzania warunków pracy, w tym czasu pracy, również w sektorze transportu drogowego. PIP sprawdza, czy pracodawcy przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy, a także czy kierowcy są odpowiednio rozliczani za czas przepracowany.
• Policja: Na drogach policja może również kontrolować przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców. Kontrole te mogą odbywać się w ramach rutynowych działań policyjnych lub w wyniku zgłoszeń.

Podczas kontroli organy mogą sprawdzić, czy kierowcy prowadzą właściwą ewidencję czasu pracy, czy przestrzegają limitów czasu jazdy, odpoczynku oraz innych przepisów dotyczących czasu pracy. Naruszenia tych przepisów mogą skutkować nałożeniem kar finansowych, utratą licencji, a nawet zawieszeniem działalności przewozowej. Dlatego ważne jest, aby firmy transportowe i kierowcy przestrzegali przepisów dotyczących czasu pracy i prowadzili dokładną ewidencję.

Jaki program do ewidencji czasu pracy kierowców?

Na rynku transportowym dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają nam generowanie dokumentu- ewidencja czasu pracy kierowców. Ceny programów różnią się  w zależności od producenta oraz funkcjonalności programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Używanie dedykowanych programów do ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym ma zarówno zalety, jak i wady. Programy umożliwiają automatyczne zbieranie danych z tachografów, co oszczędza czas i eliminuje ręczne wprowadzanie informacji. Pozwalają na generowanie różnorodnych raportów związanych z czasem pracy kierowców, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie. Programy są zaprojektowane z myślą o zgodności z aktualnymi przepisami prawa dotyczącymi czasu pracy kierowców.

Oprócz wielu zalet niestety wykupienie programu ma również swoje wady.  Zakup i utrzymanie dedykowanego programu  generuje wysokie koszty. Obsługa zaawansowanego oprogramowania wymaga przeszkolenia personelu, co może być czasochłonne i kosztowne. Programy muszą być regularnie aktualizowane zgodnie z zmieniającymi się przepisami prawnymi, co także generuje dodatkowe koszty. Niektóre dedykowane programy mogą być podatne na częste awarie systemowe. Prowadzą one do przerw w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. W przypadku wystąpienia błędów w oprogramowaniu, naprawa i identyfikacja problemów mogą być czasochłonne, co wpływa na ciągłość pracy.

W jaki sposób należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Rejestracja czasu pracy kierowców zazwyczaj odbywa się za pomocą urządzeń  takich jak tachograf cyfrowy lub analogowy.  Tachografy dokonują zapisu godzin jazdy, czasu przerw, odpoczynku oraz wykonywania dodatkowych zadań przez kierowcę. W przypadku użycia tachografu cyfrowego, informacje te są przechowywane na specjalnych kartach przypisanych do kierowców. Dodatkowo, pracodawcy mają możliwość prowadzenia ewidencji opierając się na różnego rodzaju dokumentacji, w tym:

• wydrukach z kart kierowcy,

• wydrukach z tachografów cyfrowych,

• zapisach wykonanych na wykresówkach,

• innych dokumentach potwierdzających zrealizowane godziny pracy.

Odkryj nowoczesne rozwiązania w ewidencji czasu pracy kierowców! Sprawdź naszą ofertę i zyskaj efektywne zarządzanie czasem pracy.

Co zawiera ewidencja czasu pracy ?

Ewidencja czasu pracy obejmuje:

• okres rozliczeniowy,

• liczbę przepracowanych godzin przez kierowcę,

• godziny pracy w nocy,

• godziny pracy w niedzielę i święta,

• godziny nadliczbowe,

• średniotygodniowy czas pracy,

• czas spędzony na dyżurze przez kierowcę,

• liczba nadgodzin,

• czasie prowadzenia pojazdu,

• wypłaty za pracę w dni świąteczne lub inne dni wolne od pracy,

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowcy,

• rejestr urlopów, chorób i innych zatwierdzonych nieobecności,

• liczba nieusprawiedliwionych nieobecności,

• wykonywaniem przewozu drogowego.

Ewidencję należy przechowywać przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Co zaliczamy do czasu pracy kierowcy?

Czas pracy kierowców zaczyna się od momentu, gdy rozpoczynają wykonywanie obowiązków związanych z transportem drogowym. Podczas oceny ich pracy brane są pod uwagę nie tylko czynności związane z prowadzeniem pojazdu, lecz także wszelkie zadania. Które są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa pasażerów, pojazdu i ładunku.

Lista czynności, które wchodzą w skład pracy kierowcy:

• Czas prowadzenia pojazdu

• Gotowość do wykonywania pracy

• Przerwy zgodnie z regulaminem

• Wykonywanie zadań spedycyjnych

• Załadunek, rozładunek i nadzór nad ładunkiem

• Utrzymanie pojazdu w czystości

• Obsługę codzienną pojazdów

• Wykonanie innych niezbędnych formalności administracyjnych

• Wykonywanie innych prac związanych z celami służbowymi

Dodatkowo, kierowcy mają prawo do przerw:

• Dobowego nieprzerwanego odpoczynku trwającego co najmniej 11 godzin

• Tygodniowy odpoczynek regularny (45 godzin) lub skrócony (poniżej 45 godzin, ale co najmniej 24 godziny) w ciągu tygodnia.

• Przerwa w ciągu dnia pracy: 30-minutowa przerwa po 6 godzinach pracy przy czasie pracy nieprzekraczającym 9 godzin. Ewentualnie co najmniej 45-minutowa przerwa przy czasie pracy przekraczającym 9 godzin.

Dowiedz się więcej informacji o czasie pracy kierowców klikając w ten link.

Czy za brak ewidencji czasu pracy kierowcy grożą kary ?

Jeśli kierowcy lub pracodawcy nie przestrzegają tych przepisów, mogą być poddani kontroli i audytom przez organy kontrolne. Takie jak inspekcje pracy, podczas których należy ukazać dokumenty potwierdzające czas pracy. W przypadku stwierdzenia naruszeń, organy te mogą nałożyć kary pieniężne. Wynoszące od 1000 do nawet 30 000zł lub inne sankcje, takie jak ograniczenia w prowadzeniu działalności transportowej. Ponadto, brak prowadzenia ewidencji czasu pracy może wpływać na reputację firmy oraz stanowić ryzyko w zakresie bezpieczeństwa drogowego.