Pakiet Mobilności ciągle budzi wiele dyskusji, a niektórzy czują się przytłoczeni ilością problemów, wiedzą potrzebną do zgłębiania zagadnień czy różnicami w rozliczeniach ZUS-u oraz płac netto dla kierowców. Dodatkowo, pomimo wydawałoby się już uporządkowanych kwestii, w sierpniu wprowadzono nową ustawę, wprowadzając kolejne zmiany, które wymagają dodatkowej edukacji.

Nieumiejętność tworzenia kompleksowych raportów kosztów, ograniczenie się jedynie do krajowych przepisów, brak znajomości dotacji unijnych oraz brak chęci poszerzania wiedzy związanej z prowadzoną działalnością dyskwalifikują w prowadzeniu księgowości na większą skalę.

Przytoczony przykład jest jednym z wielu, gdzie klienci zwracają się do nas po niezbyt profesjonalnym wsparciu. W przypadku firm transportowych może to mieć poważne konsekwencje.

Jakie aspekty należy uwzględnić, planując zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie transportowym?

Branża usług transportowych stanowi wyzwanie zarówno dla właścicieli, pracowników, kierowców, jak i osób zajmujących się księgowością. To specyficzny sektor, nieprzystający do wszystkich, ale przyciągający jako forma działalności gospodarczej, w której przydatne mogą być różnorodne kompetencje, umiejętności, wcześniejsze doświadczenia oraz cechy osobowościowe.

Działania związane z świadczeniem usług księgowych dla firmy transportowej wykraczają daleko poza tworzenie sprawozdań finansowych czy prowadzenie ksiąg przychodów.

Obejmują one również prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców na podstawie danych z tachografu lub karty kierowcy, dokumentowanie naruszeń oraz mandatów w przypadku kontroli inspekcji pracy czy ITD.

Niezmiernie istotne jest przygotowanie rozliczeń na czas, jednak wiele pracowników firm transportowych często nie dostarcza wymaganej dokumentacji w terminie. To może prowadzić do frustracji i trudności u księgowych lub pracowników biura rachunkowego.

Rozliczanie kierowców nie musi być udręką sprawiającą trudności. Nie powinno to być przeszkodą, która odstrasza od podejmowania się księgowości w dużych firmach transportowych operujących w krajach Unii Europejskiej.

Jak można ułatwić sobie pracę pod względem księgowości firmy transportowej?

W firmach transportowych powszechna jest częsta rotacja pracowników, dlatego automatyzacja procesu przygotowywania umów zlecenia i o pracę jest kluczowa. Precyzyjne umowy, zawierające zgodę na szeroki zakres działań z zakresu zarządzania personelem w ramach księgowości firmy transportowej, podkreślają wagę dobrej komunikacji jako podstawy udanej współpracy między działem księgowości, a przedsiębiorstwem.

Doradztwo podatkowe może obejmować nawet prowadzenie księgowości dla kilku podmiotów w ramach jednego właściciela. Inicjatywność, proponowanie rozwiązań i aktywne podejście są doceniane przez wielu właścicieli i pracowników reprezentujących firmy transportowe.

Firma transportowa musi odpowiednio zadbać o zwrot podatku VAT naliczonego w krajach Unii Europejskiej poprzez wewnętrzne zarządzanie lub skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm zewnętrznych.

Istnieje wiele innych obszarów, które wyróżniają księgowość w firmie transportowej. Ich rozpatrywanie jako problemów czy wyzwań zależy głównie od nastawienia i podejścia do nich.

Jakie cechy wyróżniają księgowość w przypadku międzynarodowego transportu?

Księgowość w transporcie międzynarodowym odbiega od standardowej księgowości ze względu na dodatkowe wymagania i przepisy związane z międzynarodowym handlem i transportem. Istotne jest ścisłe przestrzeganie różnych uregulowań i przepisów dotyczących VAT w poszczególnych krajach. W transporcie międzynarodowym niezbędne jest monitorowanie i uwzględnianie wszystkich obowiązujących przepisów, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji finansowych oraz nieporozumień.

Rozliczanie kosztów, takich jak paliwo, opłaty graniczne czy wydatki związane z odprawą celną, stanowi kolejny istotny aspekt. W przypadku transportu międzynarodowego nie zawsze można bezpośrednio uwzględnić te koszty jako koszty uzyskania przychodu w kraju, gdzie firma jest zarejestrowana. Dlatego ważne jest dokładne zrozumienie obowiązujących przepisów i założeń, aby uniknąć problemów z podatkami.

Księgowość w transporcie międzynarodowym wymaga szczególnej uwagi i precyzji, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji finansowych. Dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które ma doświadczenie w tej dziedzinie. Biuro takie pomoże w prowadzeniu księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz doradzi jak optymalizować koszty.

Jak wygląda podatek VAT w transporcie międzynarodowym?

Transport międzynarodowy wymaga przestrzegania specjalnych regulacji dotyczących opodatkowania VAT. Zależnie od krajów, z których pochodzą towary i w których odbywa się transport, obowiązują różne przepisy odnoszące się do VAT.

W przypadku przewozu towarów w obrębie Unii Europejskiej, stosuje się regulacje dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.  Co nakłada obowiązek opodatkowania VAT w miejscu nabycia. Natomiast transport towarów spoza UE do kraju członkowskiego podlega przepisom importowym, wymagającym opodatkowania VAT w kraju docelowym.

Kluczowym elementem jest właściwe dokumentowanie, które potwierdza miejsce nabycia lub importu towarów, co pomaga uniknąć nieporozumień oraz ewentualnych konsekwencji podatkowych. Dlatego prowadzenie księgowości w transporcie międzynarodowym wymaga szczególnej wiedzy i doświadczenia, by zapewnić prawidłowe rozliczenia VAT.

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących VAT w transporcie międzynarodowym, warto skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które posiada specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie.

 Jak wygląda prowadzenie księgowości w firmie transportowej?

Aby skutecznie prowadzić księgowość firmy transportowej, trzeba systematycznego aktualizowania dokumentacji i rejestrowania finansowego obrotu. To dotyczy zarówno faktur, rachunków, jak i wszelkich dokumentów związanych z wydatkami, takimi jak koszty paliwa. Lub też inne związane z działalnością firmy transportowej. Istotne jest regularne przeglądanie i uaktualnianie budżetu, co pozwala na pełną kontrolę nad finansami firmy.

Wybór odpowiednich programów księgowych jest także ważny, umożliwiają one wygodne i szybkie prowadzenie dokumentacji finansowej. Dzięki nim można uniknąć błędów oraz mieć pełny dostęp do aktualnych danych finansowych firmy w dowolnym momencie.

Co wlicza się w księgowość firm transportowych?

Usługi księgowe dla firm w sektorze transportowym obejmują przede wszystkim:

• koszty związane z działalnością transportową,

• podatkowe aspekty w sektorze transportowym,

• weryfikacja nadpłaconego podatku ze źródeł,

• analiza rentowności spedycji i transportu w raportach,

• optymalizacja wydatków w transporcie, uwzględniająca poszczególne pojazdy i kierowców,

• obsługa administracyjna dokumentacji transportowej,

• zwrot podatku VAT z krajów Unii Europejskiej,

• doradztwo podatkowe dla firm transportowych,

• prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów.

Jakie dokumenty powinny być umieszczone w teczkach osobowych kierowców?

Zgodnie z przepisami z 2019 roku, pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia tegoż roku powinni mieć podzielone akta osobowe na cztery kategorie.

• Grupa A obejmuje dokumenty związane z procesem rekrutacji, badaniami lekarskimi oraz orzeczeniami wynikającymi z tych badań.

• Grupa B dotyczy dokumentacji związaną z zatrudnieniem i przebiegiem stosunku pracy.

• Grupa C obejmuje dokumenty opisujące rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

• Grupa D zawiera informacje dotyczące kar stosowanych wobec pracownika.

Najważniejsze dokumenty w teczkach osobowych kierowców obejmują:

• Potwierdzenia ukończonych szkoleń, np. z zakresu BHP.

• Informacje dotyczące bezpieczeństwa przekazywane pracownikom.

• Aktualne wyniki badań lekarskich.

• Dokumenty umożliwiające prawidłowe naliczenie wynagrodzenia, składek ZUS i podatków.

• Opis zakresu obowiązków wykonywanych przez pracownika.

• Jeśli istnieje, umowa o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy.

  Więcej o usługach kadrowych i prowadzeniu teczki osobowej kierowców dowiesz się z tego artykułu 

  Jeśli jesteś zainteresowany naszymi usługami kadrowymi lub księgowymi, skontaktuj się z nami.