Pobieranie i przechowywanie danych z tachografu oraz karty kierowcy.

W dzisiejszym świecie transportu, zarządzanie i monitorowanie czasu pracy kierowców jest kluczowe dla bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów. Tachografy i karty kierowcy odgrywają tutaj centralną rolę, rejestrując ważne dane dotyczące czasu jazdy, przerw oraz odpoczynku. Jednak samo posiadanie tych urządzeń to dopiero początek. Aby w pełni wykorzystać zebrane informacje i zapewnić zgodność z prawem, niezbędne jest regularne pobieranie i odpowiednie przechowywanie danych. W tym artykule przyjrzymy się, jak często należy wykonywać te czynności, jak długo przechowywać zebrane informacje oraz jak poprawnie pobierać dane zarówno z tachografu, jak i z karty kierowcy. Zrozumienie tych procesów jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również elementem budującym zaufanie i transparentność w branży transportowej. Zapraszamy do lektury naszego kompleksowego poradnika, który pomoże zarówno pracodawcom, jak i kierowcom w nawigacji po złożonych regulacjach dotyczących pobierania i przechowywania danych z tachografu oraz karty kierowcy.

Jak często należy pobierać dane z tachografu ?

Zgodnie z wymogami, pobieranie danych z tachografu jest obowiązkowe co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych, przy użyciu karty przedsiębiorstwa. Dodatkowo istnieją specyficzne sytuacje, w których konieczne jest dokonanie tego procesu. Dane z tachografu powinny być natychmiast pobierane w przypadku:

• wycofania z eksploatacji pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy,

• uszkodzenia lub nieprawidłowego funkcjonowania tachografu cyfrowego (o ile istnieje możliwość

  pobrania danych pomimo tej usterki),

• otrzymania żądania tego typu od jednego z upoważnionych organów administracji publicznej,

• przekazania pojazdu stałemu lub tymczasowemu innemu użytkownikowi,

• gdy zaniechanie tego działania mogłoby spowodować trwałą utratę tych danych.

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy ?

Pobieranie danych z karty kierowcy stanowi równie obligatoryjną praktykę, wymagającą regularności co 28 dni. Niedotrzymanie tego obowiązku niesie ze sobą takie same konsekwencje finansowe, co w przypadku danych z tachografu – kara wynosi 500 zł dziennie za każdy dzień opóźnienia, za każdego kierowcę. Ważne jest nie tylko przestrzeganie wyznaczonych terminów pobierania danych z tachografu i kart kierowcy, ale również właściwe przechowywanie tych informacji. Należy zadbać o to, aby pobrane dane były kompleksowe i zgodne z rzeczywistością.

Warto podkreślić, że jeśli w ciągu 28 dni kierowca nie korzystał z karty kierowcy, nie ma konieczności przeprowadzania procedury pobierania danych. Określenie częstotliwości pobierania danych z karty kierowcy reguluje Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. dotyczące częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych informacji.

W sytuacjach, gdzie istnieje ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewozy drogowe lub przed upływem terminu rozwiązania umowy z kierowcą, pobieranie danych z karty kierowcy powinno być dokonywane wcześniej. Zabezpieczenie pełnej integralności i aktualności danych jest kluczowe dla skutecznej kontroli nad czasem pracy kierowców i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Jak długo przechowywać dane z tachografu i karty ?

Dane z tachografu cyfrowego oraz karty kierowcy powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zazwyczaj okres przechowywania wynosi co najmniej 12 miesięcy od daty, do której dane zostały zgromadzone. Ten okres obejmuje zarówno dane z tachografu, jak i dane z karty kierowcy. Przechowywanie danych przez wymagany okres ma kluczowe znaczenie, aby spełniać wymogi prawne dotyczące monitorowania czasu pracy kierowców i zapewniać dostępność informacji w przypadku ewentualnych kontroli czy audytów. W związku z tym, przedsiębiorstwa transportowe powinny skrupulatnie przestrzegać tych terminów przechowywania danych, chroniąc je przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Aby dowiedzieć się więcej na temat :”Co zrobić w razie uszkodzonej lub zagubionej karty ?” kliknij w ten link.

Jak się pobiera dane z karty kierowcy ?

Istnieje kilka metod pobierania danych z karty kierowcy, z których można skorzystać w zależności od dostępnych narzędzi. Oto trzy główne sposoby:

• Pobieranie za pomocą czytnika kart:

  Posiadanie odpowiedniego oprogramowania kompatybilnego z czytnikiem jest niezbędne. Po wybraniu opcji „pobierz dane”, kopiujemy zawartość karty kierowcy do komputera, telefonu lub tabletu. Sam czytnik jedynie służy do kopiowania danych z karty, nie przetwarzając ich.

• Pobieranie za pomocą urządzenia uniwersalnego, na przykład TachoDrive 5:

  Procedura polega na włożeniu karty kierowcy do wbudowanego czytnika w urządzeniu. Aby przenieść dane do komputera, należy podłączyć urządzenie uniwersalne do komputera i skopiować informacje.

• Pobieranie za pomocą tachografu:

  W przypadku tachografu zamontowanego przed 1.10.2011, wkładamy kartę przedsiębiorstwa do pierwszego slotu, a kartę kierowcy do drugiego slotu. Następnie podłączamy klucz lub inny czytnik tachografów. Dane z karty są kopiowane przez tachograf na urządzenie uniwersalne lub klucz do poboru danych.

• Warto również wspomnieć o alternatywnej opcji pobierania danych, która obejmuje serwis tachografów. Choć korzyścią jest brak konieczności posiadania specjalnego urządzenia, to istnieją pewne minusy, takie jak opłata za usługę w wysokości co najmniej 35 zł netto oraz konieczność dotarcia do warsztatu w co najmniej 10 minut. Dlatego też wybór metody pobierania danych zależy od indywidualnych preferencji oraz dostępnych środków i czasu.

Jak się pobiera dane z tachografu ?

Jeśli zastanawiasz się, jak pobrać dane z tachografu, istnieje kilka skutecznych metod, z których możesz skorzystać. Oto trzy główne sposoby:

• Za pomocą Czytnika Uniwersalnego lub Klucza do Pobierania Danych:

Skorzystaj z czytnika uniwersalnego lub klucza do pobierania danych, które są kompatybilne z tachografem. Po podłączeniu odpowiedniego urządzenia do tachografu, możesz pobierać dane w sposób prosty i efektywny.

• Za pomocą Kabla:

Innym sposobem na pobranie danych z tachografu jest wykorzystanie kabla. Podłącz kabel do odpowiednich portów w tachografie i urządzeniu docelowym, umożliwiając transfer danych.

• W Serwisie Tachografów Cyfrowych:

Alternatywą jest skorzystanie z usług serwisu tachografów cyfrowych. W serwisie specjalistycznego warsztatu, specjaliści przeprowadzą procedurę pobierania danych za pomocą dedykowanego sprzętu.

Wybór metody zależy od dostępności sprzętu oraz preferencji użytkownika. W każdym z tych przypadków kluczowe jest zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami i procedurami, aby zapewnić skuteczność i legalność procesu pobierania danych z tachografu.

Jakie karty grożą za brak karty tachografu i karty kierowcy ?

Brak danych z tachografu i karty kierowcy może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i administracyjnych dla przedsiębiorcy oraz kierowcy. Oto kilka możliwych konsekwencji:

• Kary Finansowe:

W przypadku braku lub niekompletności danych z tachografu i karty kierowcy, organy odpowiedzialne mogą nałożyć wysokie grzywny finansowe na przedsiębiorcę. Kwota kary może zależeć od rodzaju naruszenia oraz liczby dni, w których brakowało danych. Osoba zarządzająca transportem może być ukarana grzywną w wysokości 2000 zł za zaniechanie w tym obszarze.

• Punkty Karne:

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców i brak wymaganych danych może skutkować przyznaniem punktów karnych. Kierowca i przedsiębiorstwo transportowe mogą być obciążone punktami, co może wpłynąć na ich reputację i ocenę w branży.

• Sankcje Administracyjne:

Organizacje nadzorujące, takie jak inspekcje transportu drogowego, mogą nałożyć sankcje administracyjne na przedsiębiorstwo. Mogą to być na przykład zakazy prowadzenia działalności lub zawieszenie uprawnień do wykonywania przewozów drogowych.

• Problemy Z Ubezpieczeniem:

Brak zgodności z przepisami i niepełne dane mogą skutkować problemami z ubezpieczeniem. W przypadku wypadku lub incydentu, nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może wpłynąć na roszczenia ubezpieczeniowe.

• Upoważnione Organy Ścigania:

W przypadku poważnych naruszeń, organy ścigania mogą być zaangażowane. To może prowadzić do postępowań sądowych i dodatkowych kar.

Podsumowanie.

Prawidłowe zarządzanie danymi z tachografu i karty kierowcy stanowi fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania branży transportowej. Regularne pobieranie danych – co 90 dni dla tachografu i co 28 dni dla karty kierowcy – jest nie tylko obowiązkiem, ale i środkiem zapobiegającym potencjalnym sankcjom finansowym. Z kolei przestrzeganie 15-miesięcznego okresu przechowywania tych informacji zapewnia gotowość na ewentualne kontrole oraz audyty. Dostępne metody pobierania danych, od użycia czytników kart po specjalistyczne urządzenia, oferują elastyczność dostosowaną do potrzeb i możliwości technologicznych przedsiębiorstw. Wiedza na temat tych procedur jest kluczowa dla zachowania ciągłości i legalności operacji transportowych, podkreślając znaczenie odpowiedzialnego zarządzania czasem pracy kierowców.