Rozliczanie czasu pracy kierowców przez firmę zewnętrzną – wady i zalety

Ciągłe modyfikacje w przepisach prawnych często tworzą spory problem w głowie każdej osoby zajmującej się transportem. Takie obawy, rodzą się nie bez powodu – każdy chce czuć się pewnie, wiedząc o tym, że nie łamie przepisów. Często potrzebujemy wtedy pomocy eksperta, który doradzi nam oraz nakieruje na właściwą drogę.

To właśnie o nim jest ten artykuł, odpowiemy na pytania czy warto mieć pod ręką osobę doświadczoną w tej branży i czy opłaca się powierzyć rozliczanie czasu pracy kierowców firmie zewnętrznej.

Najpierw przypomnijmy sobie – Co to jest ewidencja czasu pracy kierowców ?

Jest to systematyczne przygotowywanie dokumentów potwierdzających czas pracy pracownika, mające na celu monitorowanie, zapewnienia bezpieczeństwa osób i zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowcy w tym odpoczynku oraz przerw. Rejestr ten może przybierać formę dokumentacji papierowej bądź elektronicznej i pełni funkcję zarówno wewnętrznego narzędzia firmy, jak i podlega weryfikacji przez odpowiednie organy kontrolne.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencję czasu pracy kierowcy ?

Zarówno kierowcy, jak i pracodawcy mają obowiązek szczegółowego udokumentowania czasu pracy. Przepisy o czasie pracy kierowców zostały określone w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1412 oraz z 2023 r. poz. 1523). Kierowcy są odpowiedzialni za precyzyjne rejestrowanie godzin prowadzenia pojazdu, okresów odpoczynku, przerw oraz wykonywania innych zadań związanych z ich zatrudnieniem. Ponadto, kierowcy mają obowiązek przestrzegania ustalonych limitów czasu pracy i odpoczynku. Z kolei pracodawcy muszą sporządzać dokładną ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych kierowców. Mają oni także obowiązek monitorować, czy kierowcy przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku. Do zadań pracodawców należy gromadzenie niezbędnych danych, takich jak zapisy z tachografów, karty kierowców oraz wszelkie inne dokumenty czy raporty związane z czasem pracy.

Przedsiębiorcy muszą archiwizować wydruki oraz zapisy tachografów przez co najmniej 12 miesięcy, a zaleca się nawet okres 15 miesięcy.

Żeby dowiedzieć się więcej na temat ewidencji czasu pracy kierowcy, kliknij w ten link.

W jaki sposób prowadzić rozliczanie czasu pracy kierowców ?

Rejestrowanie czasu pracy kierowców zwykle odbywa się dzięki tachografu cyfrowego lub analogowego. Tachografy dokonują zapisu godzin jazdy, czasu przerw, odpoczynku oraz wykonywania dodatkowych zadań przez kierowcę. Wszystko jest zapisywane na karcie kierowcy. Dodatkowo, pracodawcy mają możliwość prowadzenia ewidencji opierając się na różnego rodzaju dokumentacji, w tym:

• wydrukach z kart kierowcy,

• wydrukach z tachografów cyfrowych,

• zapisach wykonanych na wykresówkach,

• innych dokumentach potwierdzających zrealizowane godziny pracy.

Co zawiera ewidencja czasu pracy ?

• Ewidencja czasu pracy obejmuje:

  • okres rozliczeniowy,

  • liczbę przepracowanych godzin przez kierowcę,

  • godziny pracy w nocy,

  • godziny pracy w niedzielę i święta,

  • godziny nadliczbowe,

  • średniotygodniowy czas pracy,

  • czas spędzony na dyżurze przez kierowcę,

  • liczba nadgodzin,

  • czasie prowadzenia pojazdu,

  • wypłaty za pracę w dni świąteczne lub inne dni wolne od pracy,

  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowcy,

  • rejestr urlopów, chorób i innych zatwierdzonych nieobecności,

  • liczba nieusprawiedliwionych nieobecności,

  • wykonywaniem przewozu drogowego.

  Ewidencję należy przechowywać przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Rozliczaniu czasu pracy kierowcy w firmie zewnętrznej – zalety

Dlaczego warto powierzyć rozliczanie pracy kierowców, firmie która się w tej dziedzinie specjalizuje?

• Przede wszystkim ze względu na oszczędność czasu: Outsourcing rozliczeń to kluczowy element efektywnego zarządzania czasem w firmie. Zlecając profesjonalistom zadanie rozliczeń, przedsiębiorcy zyskują cenny czas, który mogą poświęcić na rozwijanie i optymalizowanie kluczowych obszarów działalności. W rezultacie, firma może skoncentrować się na strategicznych inicjatywach.

• Następnym kluczowym przykładem na pewno jest zapewnienie zgodności. W dzisiejszym zmiennym środowisku regulacyjnym utrzymanie zgodności z aktualnymi przepisami prawa to kluczowa kwestia. Specjaliści ds. rozliczeń, zatrudnieni przez firmę zewnętrzną, dbają o to, aby wszelkie dokumenty i ewidencje były zgodne z najnowszymi przepisami. To zapewnia przedsiębiorstwu spokój ducha i minimalizuje ryzyko ewentualnych problemów prawnych.

• Minimalizowanie popełnianych błędów: Zdalne rozliczenia redukują ryzyko popełnienia błędów podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych systemów i specjalistycznego podejścia, usługi rozliczeniowe minimalizują ryzyko ludzkich pomyłek. To z kolei przekłada się na dokładność i rzetelność prowadzonej dokumentacji.

• Profesjonalne doradztwo przez ekspertów: Korzystanie z usług rozliczeniowych otwiera drzwi do ekspertów w dziedzinie prawa pracy i rozliczeń. Specjaliści śledzą zmiany w przepisach, dostosowują się do nowych wytycznych i dbają o zgodność z obowiązującym prawem. To oznacza, że przedsiębiorstwo korzysta z najnowszej wiedzy branżowej bez konieczności angażowania się w skomplikowany proces śledzenia i interpretacji przepisów.

Jeżeli masz trudności z właściwym rozliczeniem czasu pracy kierowców, możemy zaoferować naszą pomoc w tym zakresie. Sprawdź naszą ofertę, klikając w ten link.

Ewidencja czasu pracy kierowcy w firmie zewnętrznej – wady

Do głównych wad rozliczenia czasu pracy kierowców przez firmę zewnętrzną można zaliczyć:

• Brak posiadanych kompetencji przez daną firmę, dlatego przed podjęciem współpracy z jakąkolwiek firmą należy zrobić właściwe rozeznanie na temat takiej firmy oraz przeanalizować czy spełni nasze oczekiwania. Często takie firmy nie znają obowiązujących przepisów, nie mają pojęcia o regulaminie pracy, czy chociażby polityki społecznej.

• Brak doświadczenia: Firma z brakiem doświadczenia w obszarze rozliczeń czasu pracy może być bardziej podatna na popełnianie błędów, zarówno w interpretacji przepisów, jak i w praktycznym prowadzeniu ewidencji.

• Rozliczanie czasu pracy kierowcy w firmie zewnętrznej niesie ze sobą pewne koszty, jednak warto zaznaczyć, że ta wada jest względna, gdyż przynosi ona korzyści w postaci skupienia się na innych aspektach działalności firmy.

Czy wystarczy sam program do rozliczenia czasu pracy kierowców?

Tak, sam program do rozliczania czasu pracy kierowców może stanowić skuteczne narzędzie, jednak warto zwrócić uwagę na pewne kwestie. Oto kilka aspektów do rozważenia:

• Wysokie koszty inwestycji: Dedykowane programy mogą być kosztowne w zakupie, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.

• Szkolenie personelu: Wdrożenie nowego programu wymaga czasu na przeszkolenie personelu, co może wpływać na produktywność w początkowym okresie.

• Konieczność aktualizacji: Programy muszą być regularnie aktualizowane, aby zachować zgodność z przepisami i nowymi technologiami, co generuje dodatkowe koszty.

• Ograniczone funkcje dostosowane do specyfiki branży: Nie wszystkie programy są idealnie dostosowane do specyfiki branży transportowej, co może prowadzić do potrzeby dostosowywania i modyfikacji.

W związku z powyższym, przedsiębiorstwa powinny dokładnie rozważyć swoje potrzeby i możliwości finansowe, aby zdecydować, czy samodzielne wdrożenie programu do rozliczania czasu pracy jest najlepszym rozwiązaniem.

Podsumowanie

Outsourcing rozliczeń czasu pracy kierowców to strategiczne rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści firmie. Oszczędność czasu, gwarancja zgodności z przepisami prawa, minimalizacji ryzyka błędów oraz dostęp do ekspertów stanowią kluczowe argumenty przemawiające za skorzystaniem z usług specjalistów ds. rozliczeń. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skoncentrować się na kluczowych aspektach rozwoju, pozostawiając skomplikowane zadania związane z czasem pracy profesjonalistom, co przekłada się na efektywność, precyzję i zminimalizowane ryzyko administracyjne.

Jeżeli masz trudności z właściwym rozliczeniem czasu pracy kierowców, możemy zaoferować naszą pomoc w tym zakresie. Sprawdź naszą ofertę, klikając w ten link.