Ewidencja czasu pracy kierowców to system dokumentacji i monitorowania czasu pracy osób prowadzących pojazdy w celach zawodowych. Szczególnie w sektorze transportu drogowego. Jest to obowiązek wynikający z przepisów prawa. Ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa na drogach poprzez kontrolę i ograniczenie nadmiernego obciążenia kierowców oraz zapobieganie wypadkom związanych ze zmęczeniem.

Ewidencja czasu pracy kierowców jest regulowana przepisami prawa, takimi jak Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006. Rozporządzenie to dotyczy harmonizacji niektórych przepisów dotyczących czasu pracy w transporcie drogowym. Przepisy te określają limity czasu pracy i odpoczynku dla kierowców, w tym codzienne, tygodniowe i dwutygodniowe limity pracy, wymogi dotyczące przerw i odpoczynku, a także ograniczenia dotyczące czasu prowadzenia pojazdu.

Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy kierowcy?

W jakiej formie należy ją prowadzić?

Ewidencję czasu pracy kierowców prowadzi się zwykle przy użyciu specjalnych urządzeń, takich jak tachografy cyfrowe lub analogowe. Te urządzenia rejestrują czas prowadzenia pojazdu, przerwy, odpoczynek i inne czynności związane z pracą kierowcy. W przypadku tachografów cyfrowych dane są zapisywane na specjalnych kartach kierowcy. Pracodawca może również prowadzić ewidencję na podstawie dokumentów:

• wydruki danych z karty kierowcy,

• wydruki danych z tachografu cyfrowego,

• sporządzane na wykresówkach zapisy,

• wykorzystując inne dokumenty potwierdzające czas pracy.

Ewidencja powinno się prowadzić osobno dla każdego pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej. Można ją rozliczać na podstawie:

• plików i wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

• zapisów na wykresówkach,

• innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i wykonywane czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.

Co zawiera ewidencja czasu pracy ?

Ewidencja zawiera:

• okres rozliczeniowy,

• ilość godzin przepracowanych przez kierowcę,

• ilość przepracowanych godzin w porze nocnej,

• ilość przepracowanych godzin w niedzielę i święta,

• godziny nadliczbowe 

• ilość godzin średniotygodniowych,

• godziny kierowcy spędzone na dyżurze (gotowości),

• odbiory nadgodzin,

• odbiory za pracę w święto lub inne dni wolne od pracy,

• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowcy,

• wykaz urlopów, chorobowych oraz innych usprawiedliwionych nieobecności.

• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.

Ewidencję należy przechowywać przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Ustawa dotycząca czasu pracy również precyzuje wymogi dotyczące rejestracji pracy kierowców, którzy nie są zatrudnieni na etacie lub nie pozostają w stosunku pracy. Kierowcy niepozostający w stosunku pracy to:

• właściciele firm,

• osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących na jego rzecz: przewozy drogowe, do których ma zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 561/2006 albo umowa AETR.

Obowiązek realizowania ewidencji spoczywa na samym przedsiębiorcy. Natomiast w przypadku innych osób, które wykonują przewóz drogowy na rzecz danego podmiotu, prowadzenie ewidencji jest odpowiedzialnością tego podmiotu.

Jak powinno przebiegać rozliczenie czasu pracy kierowców?

Czas pracy kierowcy jest uwzględniany od momentu, gdy rozpoczyna on wykonywanie czynności związanych z jego obowiązkami w kontekście przewozu drogowego. Podczas obliczania pracy kierowcy brane są pod uwagę nie tylko czynności związane bezpośrednio z prowadzeniem pojazdu, ale także wszystkie zadania związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obejmuje to czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy. Czyli czasie pracy kierowców podlegają:

• czas na prowadzenie pojazdu,

• pozostawanie kierowcy w gotowości do wykonywania pracy,

• regulaminowa przerwa,

• czynności spedycyjne,

• załadowywanie, rozładowywanie oraz nadzór nad ładunkiem,

• pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,

• obsługa pojazdów i przyczep,

• utrzymanie pojazdu w czystości,

• inne niezbędne formalności administracyjne,

• inne prace wykonywane w celu wykonania zadania służbowego.

Za czas pracy kierowcy nie uważa się natomiast:

• okres, w którym kierowca pozostawał na dyżurze, w czasie którego nie wykonywał pracy.

• nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,

• dobowego nieprzerwanego odpoczynku.

Warto również pamiętać, że kierowca ma prawo do przerw:

• przerwa dobowa – kierowca ma prawo do dobowego nieprzerwanego odpoczynku trwającego co najmniej 11 godzin, który nie może być przerwany.

• przerwa tygodniowa – w tygodniu kierowca ma prawo do nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego regularnego (45h) lub skróconego (poniżej 45h, ale co najmniej 24h).

• przerwa w ciągu dnia pracy kierowcy – w przypadku czasu pracy nieprzekraczającego 9 godzin, kierowca ma prawo do 30-minutowej przerwy po upływie 6 godzin pracy. Natomiast przy czasie pracy przekraczającym 9 godzin, przysługuje mu co najmniej 45-minutowa przerwa. Przerwy mogą być podzielone.

Więcej informacji o czasie pracy kierowców i o tym jak rozliczać czas pracy kierowcy można znaleźć w tym artykule.

Jaki jest cel prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców?

Ewidencja czasu pracy kierowców jest istotna zarówno dla samych kierowców, którzy muszą przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku, jak i dla pracodawców oraz organów odpowiedzialnych za egzekwowanie przepisów drogowych. Pozwala ona na kontrolę i monitorowanie zgodności z przepisami oraz zapewnienie bezpieczeństwa na drogach poprzez ograniczenie zmęczenia kierowców i minimalizację ryzyka wypadków drogowych spowodowanych nadmiernym obciążeniem czasowym.

Ponadto ewidencja jest bezpośrednio związana w wyliczeniami kwotowymi, inaczej dodatkami do wynagrodzenia. Zgodnie z Art. 151 Kodeksu Pracy za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje oprócz normalnego wynagrodzenia, także dodatek w określonej wysokości.

 Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest obowiązkowe?

Tak, ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe, zgodnie z przepisami prawnymi w wielu krajach, szczególnie w kontekście sektora transportu drogowego. W Unii Europejskiej obowiązują przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006, które regulują czas pracy i odpoczynku kierowców.

Rozporządzenie to nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na kierowców oraz na pracodawców, którzy zatrudniają kierowców prowadzących pojazdy w celach zawodowych. Ewidencja ma na celu kontrolę i monitorowanie przestrzegania limitów czasu pracy, przerw i odpoczynku, aby zapewnić bezpieczeństwo na drogach poprzez ograniczenie zmęczenia kierowców i minimalizację ryzyka wypadków drogowych.

 Kto prowadzi ewidencję czasu pracy kierowcy?

Ewidencję czasu pracy kierowców powinien prowadzić zarówno sam kierowca, jak i pracodawca, który zatrudnia kierowców prowadzących pojazdy w celach zawodowych. Oba podmioty mają swoje odpowiednie obowiązki związane z rejestrowaniem czasu pracy.

Kierowca ma obowiązek rejestrować swoje czasy prowadzenia pojazdu, przerw, odpoczynku oraz inne czynności związane z pracą, także ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie limitów czasu pracy i odpoczynku.

Pracodawca  natomiast ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w jego firmie. Pracodawca może być odpowiedzialny za monitorowanie i kontrolę zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy i odpoczynku. Powinien zbierać i przechowywać odpowiednie dane dotyczące czasu pracy swoich kierowców, takie jak rejestr tachografu, karty kierowcy (jeśli stosowane) oraz inne dokumenty lub raporty związane z czasem pracy.

Zgodnie z Art.151 Kodeksu Pracy, pracodawca ma również obowiązek wypłacić pracownikowi dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych oraz za pracę w święta i inne dni wolne od pracy, jeśli nie zostały wcześniej przez pracownika odebrane.

Jeżeli masz trudności z właściwym rozliczeniem czasu pracy kierowców, możemy zaoferować naszą pomoc w tym zakresie. Sprawdź naszą ofertę.

Czy za brak ewidencji czasu pracy kierowcy grożą kary?

Według obowiązującego taryfikatora, grzywna za nieprowadzenie ewidencji wynosi 1000 złotych za każdego kierowcę. Ponadto, sankcję można otrzymać również za nieprawidłowości w rozliczeniach o czasie pracy kierowców. Grzywna może być nałożona przez Państwową Inspekcję Pracy, Inspekcję Transportu Drogowego lub inne wyznaczone organy.

Czy lista obecności jest tym samym co ewidencja czasu pracy kierowcy?

Lista obecności nie jest tym samym, co ewidencja czasu pracy. Lista obecności zawiera podstawowe dane takie jak: imię i nazwisko pracownika, datę, godzinę przybycia i zakończenia pracy oraz podpis pracownika. Taka lista nie uwzględnia szczegółów dotyczących pracy jakie są widoczne w ewidencji. Dlatego nie można prowadzić listy obecności w zamian za ewidencję czasu pracy.